Kemahiran komunikasi berkesan: Definisi dan tips untuk pekerjaan

Adalah penting bagi anda untuk mengetahui cara meningkatkan kemahiran komunikasi di tempat kerja supaya anda boleh mendapat penilaian yang baik daripada majikan dan rakan sekerja. 

Dengan meningkatkan kemahiran komunikasi, anda mempunyai peluang besar untuk membina kerjaya yang berjaya dalam bidang yang anda ceburi. Oleh itu, jangan biarkan kemahiran komunikasi anda berada pada tahap yang lemah agar anda tidak menghadapi masalah untuk terus mengembangkan kerjaya.

Jadi, bagaimanakah anda boleh meningkatkan kemahiran komunikasi di tempat kerja? Jangan risau, dalam artikel ini, pelbagai jenis komunikasi dan tip disertakan untuk membantu anda.

• Apakah itu kemahiran komunikasi?
• Jenis-jenis kemahiran komunikasi
• Kepentingan komunikasi berkesan di tempat kerja
• Cara meningkatkan kemahiran komunikasi
• Tips komunikasi berkesan dalam pekerjaan
• Kesimpulan
• Soalan lazim

Apakah itu kemahiran komunikasi?

Kemahiran komunikasi merupakan aspek penting dalam kehidupan kita dan memainkan peranan signifikan dalam pelbagai bidang, termasuk kerjaya, hubungan interpersonal, dan pembangunan diri.

Kemahiran komunikasi yang baik membantu individu berinteraksi secara efektif dengan orang lain, menyampaikan gagasan dengan jelas, serta membina hubungan yang baik dengan orang di sekelilingnya.

Dalam konteks kerjaya, kemahiran komunikasi yang baik adalah kunci kejayaan. Di tempat kerja, anda perlu berkomunikasi dengan rakan sekerja, atasan, dan pelanggan. Kemahiran komunikasi yang baik membolehkan anda menyampaikan maklumat dengan jelas, mempengaruhi orang lain secara positif, dan menyelesaikan konflik dengan berkesan. 

Jenis-jenis kemahiran komunikasi 

Komunikasi adalah aspek penting dalam kehidupan profesional seseorang. Terdapat pelbagai jenis kemahiran komunikasi yang perlu dikuasai untuk berinteraksi dengan berkesan dalam pelbagai situasi. Setiap jenis kemahiran komunikasi memainkan peranan yang unik dalam memastikan pertukaran maklumat yang berkesan.

Jenis-jenis kemahiran komunikasi utama termasuklah komunikasi lisan, komunikasi bukan lisan, dan komunikasi bertulis. Dengan memahami ciri-ciri dan aspek-aspek penting bagi setiap jenis komunikasi ini, seseorang dapat meningkatkan keberkesanan komunikasi dalam pelbagai situasi. 

Teruskan pembacaan anda, kerana kami akan mengupas setiap jenis kemahiran komunikasi ini secara terperinci, memfokuskan pada ciri-ciri dan aspek-aspek yang berkaitan.

1. Komunikasi lisan (Verbal communication) 

Pertama sekali, mari kita berkenalan dengan jenis komunikasi lisan. Komunikasi lisan merujuk kepada pertukaran maklumat melalui kata-kata dan bunyi antara individu. Ciri-ciri utama komunikasi lisan yang berkesan termasuk kejelasan, intonasi, dan penggunaan bahasa yang sesuai. 

Kejelasan merupakan faktor penting dalam memastikan mesej disampaikan dengan tepat tanpa kekeliruan. Seseorang yang mahir dalam komunikasi lisan akan menggunakan kata-kata yang tepat dan jelas untuk menyampaikan pendapat atau maklumat.

Selain itu, intonasi juga memainkan peranan penting dalam komunikasi lisan yang berkesan. Intonasi merujuk kepada penggunaan nada suara yang sesuai untuk menyampaikan emosi, tujuan, dan maksud sebenar di sebalik kata-kata yang digunakan.

Sebagai contoh, penggunaan intonasi yang betul boleh menunjukkan kegembiraan, kehairanan, ketegasan, ketakutan, kemarahan, atau kebimbangan dalam sesuatu pertuturan.

Penggunaan bahasa yang sesuai amat penting dalam komunikasi lisan. Setiap situasi memerlukan gaya bahasa yang berbeza bergantung pada audiens dan konteks perbualan. Oleh itu, seseorang yang mahir dalam komunikasi lisan perlu menyesuaikan gaya bahasa mereka agar sesuai dengan situasi yang berlaku. 

2. Komunikasi bukan lisan (Nonverbal communication) 

Seterusnya, kita beralih kepada komunikasi bukan lisan. Komunikasi bukan lisan merujuk kepada pertukaran maklumat tanpa menggunakan kata-kata, seperti bahasa badan, ekspresi wajah, dan kontak mata. Aspek-aspek ini memainkan peranan penting dalam menyampaikan mesej secara efektif.

Bahasa badan merangkumi gerakan tubuh, posisi badan, dan isyarat lain yang digunakan untuk menyampaikan mesej. Misalnya, senyuman, anggukan kepala, dan gestur tangan juga boleh memberi impak besar dalam menyokong komunikasi lisan.

Ekspresi wajah sangat penting kerana ia dapat mencerminkan emosi dan perasaan seseorang semasa berinteraksi dengan orang lain.

Kontak mata juga merupakan aspek penting dalam komunikasi bukan lisan. Ia menunjukkan tahap perhatian, kepercayaan, dan kesungguhan seseorang dalam berinteraksi. Memandang mata lawan bicara dapat membina hubungan yang lebih rapat dan memperkuat daya tarikan komunikasi antara individu.

3. Komunikasi bertulis (Written communication) 

Manakala, komunikasi bertulis  pula merujuk kepada pertukaran maklumat melalui medium tulisan, seperti e-mel, surat, dan laporan. Jenis-jenis komunikasi bertulis ini memerlukan kejelasan, ketepatan, dan keteraturan dalam penyampaian mesej. 

E-mel adalah salah satu bentuk komunikasi bertulis yang popular dalam konteks profesional. Penggunaan e-mel memerlukan gaya penulisan yang formal, ringkas, dan jelas agar mesej dapat difahami dengan mudah oleh penerima.  

Selain itu, surat juga merupakan medium penting dalam komunikasi bertulis, terutamanya dalam situasi rasmi seperti menghantar surat rasmi atau surat tawaran. Sebagai contoh, kandungan surat tawaran kemasukan universiti disampaikan dengan jelas dan mematuhi format formal yang ditetapkan. 

Laporan merupakan bentuk komunikasi bertulis yang lebih terperinci dan formal, biasanya mengandungi analisis, data, dan cadangan yang memerlukan struktur penulisan yang teliti dan sistematik.

Keteraturan dan kejelasan adalah kunci dalam penyediaan laporan yang efektif dan bermakna. Contoh termudah adalah laporan kewangan tahunan syarikat. Setiap data dirangkul dengan tepat, teratur dan mudah difahami. 

Kepentingan komunikasi berkesan di tempat kerja 

Komunikasi merupakan aspek penting dalam kehidupan profesional di tempat kerja. Kemahiran komunikasi yang baik memastikan pesanan disampaikan dengan jelas dan tepat serta memainkan peranan penting dalam membina hubungan yang baik antara rakan sekerja, atasan, dan pelanggan.

Kemahiran komunikasi yang baik memberi impak positif dalam pelbagai aspek kerja. Antara faedah yang dapat diperoleh daripada kemahiran komunikasi yang baik adalah seperti berikut:

1. Peningkatan produktiviti: Kemahiran komunikasi yang baik membantu menyampaikan mesej dengan lebih jelas dan mempercepatkan proses kerja antara rakan sekerja

2. Penyelesaian masalah yang lebih efektif: Dengan komunikasi yang baik, ia membantu dalam mencari cara mengatasi masalah dengan lebih efisien.

3. Mewujudkan persekitaran kerja yang harmoni: Komunikasi yang baik boleh memberi kesan yang positif dengan mengurangkan konflik dan meningkatkan kerjasama.

4. Meningkatkan imej profesional seseorang: Individu yang mahir dalam komunikasi akan dilihat lebih berwibawa dan kompeten.

5. Mengelakkan salah faham: Komunikasi yang baik mengelakkan salah faham yang boleh menyebabkan kesilapan dan konflik.

Cara meningkatkan kemahiran komunikasi 

Untuk meningkatkan kemahiran komunikasi, langkah-langkah praktikal perlu dilaksanakan. Berikut merupakan cara-cara meningkatkan kemahiran komunikasi: 

1. Belajar berbicara di khalayak (Public speaking) 

Jika anda ingin meningkatkan kemahiran komunikasi di tempat kerja, salah satu cara terbaik adalah dengan belajar pengucapan awam. Anda mungkin menghalang kemajuan kerjaya anda sendiri jika anda enggan atau malu untuk bercakap di hadapan khalayak ramai.

Sesetengah orang berasa malu apabila disuruh bercakap di hadapan khalayak ramai. Namun, ini adalah peluang yang tepat untuk meningkatkan kemahiran komunikasi.

Tidak perlu berasa malu apabila anda berpeluang bercakap di hadapan khalayak ramai. Gunakan masa ini dengan baik supaya kemahiran komunikasi anda dapat bertambah baik secara berperingkat.

2. Pelajari kemahiran komunikasi non-verbal 

Satu kajian mendapati bahawa komunikasi bukan lisan menyumbang 55% daripada cara penonton melihat penyampai. Dalam erti kata lain, adalah penting untuk mempelajari asas-asas komunikasi bukan lisan supaya orang lain di pejabat dapat berasa selesa semasa anda bercakap.

Apabila anda bercakap di hadapan khalayak ramai, pandang setiap orang dalam khalayak ke arah mata mereka. Gunakan postur yang betul dan elakkan pergerakan yang mengganggu, seperti membongkok. Kekalkan wajah yang menyenangkan dan elakkan ekspresi yang suram, agar penampilan anda selesa dilihat oleh orang lain.

3. Aktif mendengar 

Seorang penceramah yang baik bermula dengan menjadi pendengar yang aktif. Semakin baik anda mendengar, semakin baik anda akan berkomunikasi. Dengarkan apa yang dibincangkan oleh rakan sekerja anda di pejabat. Pastikan anda mendengarnya secara keseluruhan dan jelas sebelum anda membalas.

Tanpa disedari, kebiasaan ini boleh meningkatkan kemahiran komunikasi anda secara beransur-ansur, sama ada di tempat kerja atau di luar tempat kerja.

4. Fahami khalayak anda 

Salah satu cara penting untuk meningkatkan kemahiran komunikasi di tempat kerja ialah memahami khalayak anda. Setiap khalayak mempunyai perspektif dan keutamaan yang berbeza, jadi anda perlu mempertimbangkan perkara ini apabila berkomunikasi.

Sebagai contoh, jika anda perlu bercakap dengan pelanggan atau memberikan pembentangan di hadapan rakan sekerja, fahami khalayak anda dengan baik agar dapat mewujudkan komunikasi yang harmoni.

5. Perluas rangkaian 

Semakin luas rangkaian anda, lebih banyak anda boleh meningkatkan kemahiran komunikasi anda dengan pelbagai orang, di dalam dan di luar pejabat. Langkah-langkah ini akan menjadikan anda lebih baik dalam meneruskan kerjaya anda pada masa hadapan. 

Selain dapat meningkatkan kemahiran komunikasi kerana banyak rangkaian, anda juga boleh mendapatkan pandangan yang luas daripada pelbagai orang yang anda kenali

6. Meminta maklum balas 

Satu lagi cara untuk meningkatkan kemahiran komunikasi anda ialah dengan meminta maklum balas daripada orang lain, sama ada daripada rakan, rakan sekerja, atau atasan. Maklum balas daripada orang lain boleh memberitahu anda aspek diri yang boleh diperbaiki.

7. Memberi maklum balas 

Selain menerima maklum balas, memberi maklum balas kepada orang lain juga boleh membantu anda meningkatkan kemahiran komunikasi. Memberi maklum balas positif kepada orang lain boleh menjadi satu cara untuk meningkatkan motivasi rakan sekerja. 

Sudah tentu, ini membantu anda mempraktikkan kemahiran komunikasi anda. Selain itu, memberi maklum balas negatif juga boleh melatih anda untuk memilih diksi yang betul semasa berkomunikasi.

8. Memikirkan hal yang mahu diucapkan 

Satu lagi cara untuk meningkatkan kemahiran komunikasi ialah memikirkan apa yang perlu dikatakan sebelum menyampaikannya. Elakkan mengatakan sesuatu secara spontan atau kasar, kerana ia boleh menyakiti perasaan orang lain. Anda juga berisiko memalukan diri sendiri dengan apa yang anda katakan. 

Oleh itu, berhenti seketika jika anda ingin menyatakan pendapat anda. Beri perhatian kepada apa yang ingin anda katakan dan fikirkan bagaimana anda akan menyampaikannya.

9. Jangan cakap terlalu cepat atau perlahan 

Satu lagi cara untuk meningkatkan kemahiran komunikasi anda ialah dengan tidak bercakap terlalu cepat atau terlalu perlahan. Ini kerana kelajuan pertuturan boleh mempengaruhi cara khalayak mendengar anda. 

Jika anda mahu mesej disampaikan dengan jelas, pastikan anda bercakap pada kadar yang betul. Ketahui bila anda perlu berhenti bercakap, meningkatkan kelajuan, atau memperlahankannya. 

Tips komunikasi berkesan dalam pekerjaan 

Untuk berkomunikasi secara berkesan di tempat kerja, penting untuk mengenali alat komunikasi yang sesuai mengikut situasi. Sebagai contoh, menggunakan platform seperti Slack untuk perbincangan santai dan Gmail untuk urusan rasmi dapat membantu mengekalkan profesionalisme dalam komunikasi digital.

Selain itu, jika berpeluang, disarankan untuk berkomunikasi secara bersemuka. Komunikasi bersemuka membolehkan pertukaran maklumat yang lebih pantas dan berkesan.

Fokus kepada fakta dan hasil yang konkrit juga merupakan aspek penting dalam komunikasi berkesan di tempat kerja. Mengelakkan terlalu banyak bercerita atau berselindung dalam bahasa yang kabur dapat membantu memastikan mesej disampaikan dengan jelas.

Penting juga untuk mengenal pasti pihak berkepentingan yang tepat untuk dihubungi bagi memastikan komunikasi berjalan lancar dan efisien.

Menggunakan pendekatan 'What? So what? Now what?' juga merupakan tip yang berguna dalam komunikasi di tempat kerja. Dengan merangkumi tiga elemen penting – apa yang berlaku, mengapa ia penting, dan tindakan seterusnya yang perlu diambil – seseorang dapat menyampaikan maklumat dengan terperinci dan berkesan kepada pihak berkepentingan.

Kesimpulan 

Komunikasi yang berkesan adalah lebih daripada sekadar bertukar maklumat. Ia melibatkan pemahaman terhadap emosi dan niat di sebalik maklumat tersebut. 

Selain dapat menyampaikan mesej dengan jelas, anda juga perlu mendengar dengan cara yang membolehkan anda memahami sepenuhnya apa yang dikatakan serta membuat orang lain merasa didengar dan difahami.

Komunikasi yang berkesan kelihatan seperti sesuatu yang sepatutnya bersifat naluri. Namun, terlalu kerap, apabila usaha dilakukan untuk berkomunikasi dengan orang lain, sesuatu menjadi tidak kena. 

Anda menyatakan satu perkara, namun orang lain mendengar perkara yang berbeza, lalu timbul salah faham, kekecewaan, dan konflik. Ini boleh menyebabkan masalah dalam hubungan di rumah, sekolah, dan tempat kerja.

Dengan mempelajari kemahiran komunikasi yang berkesan, anda boleh memperdalam hubungan dengan orang lain serta membina kepercayaan dan penghormatan yang lebih tinggi. Ini juga dapat meningkatkan kerja berpasukan, penyelesaian masalah, dan kesihatan sosial serta emosi secara keseluruhan.

Kemahiran komunikasi yang baik adalah aspek penting dalam kehidupan profesional di tempat kerja. Dengan memahami faedah kemahiran komunikasi yang baik, cara meningkatkannya, dan tip untuk berkomunikasi secara berkesan, seseorang dapat memperbaiki hubungan interpersonal, meningkatkan produktiviti, dan mencapai kejayaan.

Soalan lazim

1. Apakah maksud kemahiran komunikasi? 

Kemahiran komunikasi merujuk kepada keupayaan seseorang untuk berinteraksi dan menyampaikan maklumat secara efektif kepada orang lain. Ini melibatkan kemampuan mendengar dengan teliti, bertutur dengan jelas dan memberi maklum balas yang sesuai. 

2. Bagaimanakah cara meningkatkan kemahiran komunikasi di tempat kerja? 

Untuk meningkatkan kemahiran komunikasi di tempat kerja, seseorang boleh mengambil langkah seperti menghadiri kursus komunikasi serta membaca buku atau artikel berkaitan topik tersebut. Berlatih berbicara di hadapan kumpulan orang dan sentiasa bersedia mendengar pandangan serta cadangan orang lain juga merupakan usaha yang baik. 

3. Mengapakah kemahiran komunikasi penting dalam kerjaya? 

Kemahiran komunikasi penting dalam kerjaya kerana ia memainkan peranan utama dalam membina hubungan yang baik dengan rakan sekerja, pelanggan, dan pihak berkepentingan lain. Komunikasi yang efektif membantu mengelakkan salah faham, memudahkan kolaborasi, serta meningkatkan produktiviti dan keberkesanan kerja. 

Selain itu, kemahiran komunikasi yang baik juga dapat membantu seseorang mempengaruhi orang lain dengan cara yang positif.