Pemeriksaan latar belakang pekerja (background check): Apa yang anda perlu tahu?

Pemeriksaan latar belakang pekerja merupakan satu proses penting dalam pengambilan pekerja di Malaysia. Ia melibatkan penelitian terhadap sejarah dan kelayakan calon pekerja untuk memastikan mereka sesuai dengan jawatan yang ditawarkan dan organisasi secara keseluruhan.

Keperluan ini semakin meningkat selari dengan perubahan dalam landskap pekerjaan masa kini. Dalam pasaran kerja yang semakin kompetitif, pencarian calon pekerja yang tepat bukan sahaja melibatkan kemahiran dan pengalaman, malah turut merangkumi aspek kepercayaan dan integriti.

Di sinilah pentingnya pemeriksaan latar belakang, sebagai satu langkah proaktif yang boleh membantu majikan membuat keputusan pengambilan yang lebih bijak dan bertanggungjawab.

Artikel ini akan menerangkan apa itu pemeriksaan latar belakang, mengapa ia penting, jenis-jenis pemeriksaan yang biasa dilakukan, serta amalan terbaik untuk melaksanakan proses ini di tempat kerja anda.

• Faktor yang mendorong keperluan pemeriksaan latar belakang
• Kepentingan pemeriksaan latar belakang di Malaysia
• Jenis-jenis pemeriksaan latar belakang di Malaysia
• Proses melaksanakan pemeriksaan latar belakang di Malaysia
• Pertimbangan undang-undang dan amalan terbaik
• Kesan Pemeriksaan Latar Belakang terhadap Pengambilan Pekerja
• Persediaan Menghadapi Pemeriksaan Latar Belakang
• Memastikan keselamatan dan kejayaan dalam pengambilan pekerja
• Soalan lazim

Faktor yang mendorong keperluan pemeriksaan latar belakang

Pemeriksaan latar belakang kini menjadi komponen penting dalam proses pengambilan pekerja. Terdapat beberapa faktor utama yang mendorong keperluan ini semakin ketara dalam kalangan majikan.

1. Peningkatan pengambilan pekerja jarak jauh

Pengambilan pekerja dari jauh menyukarkan proses pengesahan kelayakan dan latar belakang calon secara manual. Oleh itu, proses pemeriksaan latar belakang yang lebih teratur dan menggunakan teknologi seperti perisian HR menjadi semakin penting.

2. Persaingan dalam pasaran kerja

Dengan ramainya pemohon kerja, pembezaan antara calon yang paling berkelayakan tidak mudah. Semakan sejarah pendidikan dan pekerjaan yang komprehensif dapat membantu majikan mengenal pasti calon yang paling sesuai.

3. Peningkatan penipuan dalam permohonan pekerjaan

Semakin banyak kes penipuan dalam maklumat yang disediakan oleh pemohon, seperti memalsukan kelayakan akademik atau pengalaman kerja. Pemeriksaan latar belakang membantu mengesahkan maklumat yang diberi dan melindungi organisasi daripada calon yang tidak jujur.

Kepentingan pemeriksaan latar belakang di Malaysia

Pemeriksaan latar belakang memberi pelbagai manfaat kepada majikan dalam memastikan pengambilan pekerja yang berintegriti, berkelayakan dan sesuai dengan budaya organisasi. Berikut ialah beberapa kepentingan utama pemeriksaan ini:

1. Keselamatan dan pematuhan

Peningkatan pengambilan pekerja dalam peranan yang mengendalikan maklumat sensitif dan kewangan syarikat menekankan keperluan untuk mengutamakan keselamatan dan sekuriti melalui pemeriksaan latar belakang.

Pemeriksaan ini juga penting untuk memastikan pematuhan terhadap peraturan dan undang-undang yang berkaitan. Sesetengah jawatan yang kritikal dari segi keselamatan, termasuk yang melibatkan kesihatan dan keselamatan awam, memerlukan pemeriksaan latar belakang.

2. Kejayaan organisasi

Pengesahan kelayakan dan kredibiliti calon adalah penting untuk prestasi dan kejayaan syarikat. Pemeriksaan latar belakang membantu mengenal pasti sebarang ‘red flag’ yang mungkin menunjukkan calon tidak dapat melaksanakan tugas mereka pada tahap yang diharapkan, terutamanya dari sudut keselamatan dan kecekapan.

3. Mengurangkan risiko

Prosedur pemeriksaan latar belakang bertujuan untuk mengurangkan risiko syarikat mengambil pekerja yang mempunyai reputasi yang kurang baik. Ia juga bertindak sebagai perlindungan kepada syarikat sekiranya berlaku sebarang masalah.

4. Membantu membuat keputusan pengambilan pekerja yang tepat

Pemeriksaan latar belakang membantu majikan membuat keputusan yang lebih tepat sebelum membuat tawaran pekerjaan.

Jenis-jenis pemeriksaan latar belakang di Malaysia

Terdapat pelbagai jenis pemeriksaan latar belakang yang biasa diminta oleh majikan di Malaysia. Antaranya ialah:

1. Semakan rekod jenayah (Criminal records)

Ini bertujuan untuk melihat sebarang sabitan jenayah dan rekod tangkapan, serta sebarang pertuduhan atau kes mahkamah yang belum selesai. Tujuannya adalah untuk memastikan individu tersebut tidak pernah melakukan jenayah yang boleh menjadikannya tidak sesuai untuk bekerja dalam industri tertentu.

Semakan rekod jenayah biasanya dilakukan melalui Polis Diraja Malaysia (PDRM). Namun, akses terus ke pangkalan data mereka tidak diberikan kepada pihak ketiga. Oleh itu, kerjasama dengan platform pemeriksaan latar belakang yang bereputasi adalah disarankan.

2. Semakan rujukan pekerjaan (Employment reference check)

Ini melibatkan mendapatkan rujukan daripada bekas majikan calon bagi mengesahkan tempoh pekerjaan dan prestasi kerja mereka. Ia juga merupakan kaedah yang baik untuk mendapatkan ulasan mengenai prestasi calon.

Proses semakan rujukan pekerjaan biasanya melibatkan pihak sumber manusia (HR) yang menghubungi bekas majikan. Majikan akan dihubungi untuk mengesahkan butiran pekerjaan, peranan, tanggungjawab, serta sebab pemberhentian. 

Tempoh masa yang diperlukan bergantung kepada kedalaman soalan, bilangan rujukan dan ketersediaan pihak yang dirujuk.

3. Semakan pengesahan pendidikan (Education verification check)

Semakan ini dilakukan untuk mengesahkan bahawa kelayakan pendidikan yang dinyatakan oleh calon adalah sah. Pihak sumber manusia (HR) akan menghubungi pihak sekolah, kolej atau universiti bagi mengesahkan maklumat tersebut.

Proses semakan pengesahan pendidikan selalunya melibatkan semakan secara manual dan mungkin mengambil masa beberapa minggu. Namun begitu, ia boleh dipercepatkan melalui penyedia perkhidmatan pemeriksaan latar belakang yang bereputasi.

4. Semakan laporan kredit (Credit report check)

Semakan ini meneliti sejarah kredit calon, termasuk kekerapan pembayaran tepat pada masanya serta sebarang kelewatan atau kegagalan pembayaran. Ia memberikan gambaran keseluruhan mengenai sejarah pembayaran calon berdasarkan maklumat daripada biro kredit utama.

Sekiranya majikan ingin mengetahui skor kredit, maklumat perbankan, rujukan perdagangan dan maklumat litigasi, mereka mungkin akan meminta calon mengemukakan Laporan MySCoRE daripada Credit Bureau Malaysia. Semakan ini amat penting terutamanya bagi peranan yang melibatkan pengurusan kewangan.

5. Semakan media sosial (Social media check)

Semakan ini melibatkan pencarian maklumat mengenai calon di platform media sosial, termasuk siaran dan komen yang boleh diakses secara awam. Tujuannya adalah untuk menilai tahap profesionalisme, kesesuaian dengan budaya organisasi, serta mengenal pasti sebarang ‘red flags’ dalam tingkah laku peribadi calon.

Proses semakan media sosial biasanya dilakukan secara manual dan mungkin mengambil masa dari beberapa jam hingga beberapa hari, bergantung kepada tahap kedalaman semakan dan bilangan platform yang diteliti. Penyedia perkhidmatan pemeriksaan latar belakang boleh membantu mengautomasikan dan menyelaraskan proses ini.

6. Semakan lain

Terdapat juga beberapa jenis pemeriksaan tambahan yang mungkin dilakukan oleh majikan bergantung kepada keperluan jawatan atau dasar syarikat. Antaranya termasuk:

• Semakan alamat kediaman: Untuk mengesahkan alamat tempat tinggal calon berdasarkan rekod utiliti, bil atau dokumen sokongan rasmi.

• Semakan identiti: Bagi memastikan identiti calon adalah sah melalui dokumen pengenalan seperti MyKad atau pasport.

• Semakan sejarah surat menyurat: Untuk mengenal pasti sebarang rekod korespondensi penting, terutamanya yang berkaitan dengan isu undang-undang atau tuntutan kewangan.

Proses melaksanakan pemeriksaan latar belakang di Malaysia

Proses pemeriksaan latar belakang boleh dijalankan secara dalaman (in-house) oleh jabatan sumber manusia atau melalui pihak ketiga yang bertauliah. 

Proses Pemeriksaan Latar Belakang Pekerja di Malaysia (Secara Dalaman)

Bagi organisasi yang memilih untuk melakukannya secara dalaman, berikut adalah langkah-langkah utama yang perlu diambil:

1. Tentukan skop pemeriksaan berdasarkan jawatan

Langkah pertama adalah mengenal pasti aspek-aspek penting yang perlu disemak, bergantung pada keperluan dan tahap risiko jawatan tersebut. Ini boleh merangkumi:

• Semakan rekod jenayah

• Pengesahan kelayakan akademik

• Sejarah pekerjaan

• Laporan kredit (untuk jawatan yang melibatkan kewangan)

• Rekod lesen atau pelesenan profesional

2. Dapatkan kebenaran bertulis daripada calon

Majikan perlu mendapatkan kebenaran secara bertulis daripada calon sebelum mengumpul dan memproses maklumat peribadi mereka. Ini selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi (PDPA) 2010, yang menetapkan bahawa data peribadi hanya boleh digunakan dengan persetujuan individu berkenaan dan untuk tujuan yang sah.

3. Sahkan identiti calon

Pengesahan identiti calon perlu dibuat terlebih dahulu menggunakan dokumen rasmi seperti kad pengenalan, pasport atau lesen memandu. Ini penting bagi memastikan semakan dilakukan terhadap individu yang tepat dan mengelakkan kesilapan atau salah identiti.

4. Laksanakan pemeriksaan mengikut skop yang ditentukan

Setelah identiti disahkan dan kebenaran diperoleh, semakan boleh dijalankan mengikut skop yang telah ditetapkan. Pastikan semua semakan dilakukan melalui sumber yang sah dan boleh dipercayai, seperti:

• Institusi pendidikan untuk pengesahan kelayakan

• Majikan terdahulu untuk sejarah pekerjaan

• Pihak berkuasa seperti PDRM untuk semakan jenayah

• Agensi kredit untuk laporan kewangan (jika relevan)

5. Sediakan laporan pemeriksaan

Hasil semakan perlu dikumpulkan dan disusun dalam bentuk laporan yang jelas dan ringkas. Laporan ini harus merangkumi penemuan utama serta kesimpulan tentang kesesuaian calon untuk jawatan yang ditawarkan.

6. Bincangkan hasil pemeriksaan

Akhir sekali, laporan disemak bersama pihak yang terlibat dalam keputusan pengambilan. Jika terdapat isu atau percanggahan maklumat, wajar diadakan perbincangan lanjut bersama calon untuk mendapatkan penjelasan sebelum membuat keputusan muktamad.

Proses pemeriksaan latar belakang melalui pihak ketiga di Malaysia

Bagi organisasi yang ingin mempercepatkan proses pemeriksaan atau tidak mempunyai keupayaan dalaman mencukupi, menggunakan khidmat penyedia perkhidmatan pihak ketiga adalah pilihan yang efisien dan profesional. Langkah-langkah umumnya adalah seperti berikut:

1. Tetapkan keperluan dan buat permintaan pemeriksaan

Majikan akan menentukan jenis semakan yang diperlukan mengikut keperluan jawatan dan mengemukakan permintaan kepada penyedia perkhidmatan. Vendor biasanya menawarkan pakej yang boleh disesuaikan berdasarkan industri, tahap peranan dan tahap sensitiviti maklumat yang terlibat.

2. Pihak ketiga mengesahkan maklumat

Vendor akan mengesahkan maklumat yang diberikan oleh calon, seperti latar akademik, sejarah pekerjaan dan dokumen sokongan lain, dengan menghubungi institusi atau pihak berkuasa berkaitan. Proses ini dilaksanakan melalui sistem yang tersusun dan cekap, sekali gus menjimatkan masa serta sumber dalaman syarikat.

3. Penyediaan dan penyerahan laporan

Selepas semakan selesai, penyedia perkhidmatan akan mengemukakan laporan sama ada dalam bentuk ringkas atau komprehensif, bergantung pada permintaan majikan. Laporan ini mengandungi ringkasan penemuan, maklumat penting serta sebarang perkara yang memerlukan perhatian lanjut.

4. Semakan dan perbincangan hasil

Majikan akan meneliti laporan yang diterima dan, jika perlu, mengadakan perbincangan lanjut bersama penyedia perkhidmatan untuk mendapatkan penjelasan terhadap sebarang maklumat yang tidak jelas atau meragukan.

Pertimbangan undang-undang dan amalan terbaik

Tiada undang-undang yang melarang majikan di Malaysia daripada melakukan pemeriksaan latar belakang untuk tujuan pengambilan pekerja. Namun, mendapatkan kebenaran bertulis daripada pemohon pekerjaan adalah sangat penting. 

Majikan juga mesti mematuhi Akta Perlindungan Data Peribadi (PDPA) 2010. Majikan diwajibkan untuk mengeluarkan notis perlindungan data peribadi kepada pemohon dalam Bahasa Inggeris dan Bahasa Melayu. 

Notis ini perlu menjelaskan tujuan pengumpulan data peribadi, kaedah pemprosesan data dan hak individu yang datanya dikumpulkan, antara butiran lain. 

Data peribadi yang diperoleh tidak boleh disalahgunakan atau dijual kepada pihak ketiga. Syarikat lazimnya mengeluarkan polisi Perjanjian Tidak Dedah (Non-Disclosure Agreement, NDA) untuk menjaga kerahsiaan maklumat peribadi. Dalam kes pemeriksaan latar belakang, majikan perlu bertanggungjawab dan tidak menyalahgunakan maklumat individu untuk sebarang tujuan lain. 

Setiap maklumat yang diperoleh mestilah berkaitan dengan proses pengambilan pekerja dan bukannya digunakan untuk tujuan komersial atau dikongsi tanpa kebenaran.

Kesan Pemeriksaan Latar Belakang terhadap Pengambilan Pekerja

Pemeriksaan latar belakang calon merupakan langkah penting dalam menentukan keputusan pengambilan pekerja. Hasil daripada pemeriksaan ini boleh memberikan impak besar terhadap proses pengambilan dan setiap maklumat yang ditemui berpotensi mempengaruhi keputusan majikan.

Berikut ialah beberapa faktor yang sering ditemui serta implikasinya terhadap calon dan majikan:

1. Ketidakselarasan dan maklumat palsu dalam resume

Jika terdapat ketidakselarasan atau maklumat palsu dalam resume calon, ini menunjukkan ketidakjujuran yang boleh merosakkan kepercayaan majikan terhadap calon.

Calon mungkin ditolak terus kerana ketidakjujuran yang boleh menimbulkan risiko kepada organisasi. Majikan memerlukan individu yang boleh dipercayai dan beretika dan maklumat palsu mencerminkan sebaliknya.

2. Sejarah pekerjaan yang tidak memuaskan

Jurang kerja yang panjang atau terlalu kerap bertukar pekerjaan boleh menunjukkan ketidakstabilan dalam kerjaya calon. Keadaan ini boleh menimbulkan keraguan tentang kemampuan calon untuk bertahan lama dalam organisasi.

Dalam sesetengah kes, majikan masih mungkin mempertimbangkan calon tetapi dengan syarat yang lebih ketat atau memberikan ruang untuk calon menjelaskan jurang tersebut semasa temu duga. Faktor ini penting kerana kestabilan pekerja memberi impak langsung terhadap produktiviti dan kesejahteraan organisasi.

3. Kes jenayah dan rekod jenayah lampau

Bagi sesetengah pekerjaan, terutamanya yang melibatkan pengurusan maklumat kewangan atau keselamatan, rekod jenayah lampau boleh memberi impak negatif terhadap keputusan pengambilan. Sekiranya calon mempunyai sejarah jenayah yang berkaitan, mereka boleh ditolak untuk peranan yang sensitif.

Namun begitu, majikan mungkin mempertimbangkan calon untuk jawatan yang kurang berisiko, dengan syarat calon dapat memberikan penjelasan yang memadai.

4. Aktiviti media sosial yang mencurigakan

Aktiviti media sosial yang tidak profesional, seperti perkongsian kandungan yang tidak sesuai atau tingkah laku mencurigakan, boleh menjejaskan imej calon.

Dalam dunia moden, majikan semakin kerap menyemak rekod media sosial calon sebagai salah satu kriteria untuk menilai kesesuaian dengan budaya organisasi. Calon boleh ditolak jika tingkah laku mereka dilihat tidak selaras dengan nilai syarikat.

5. Sejarah kredit yang lemah

Bagi pekerjaan yang melibatkan pengurusan kewangan atau sumber syarikat, rekod kredit yang lemah boleh menyebabkan majikan lebih berhati-hati dalam mempertimbangkan calon.

Sejarah kewangan yang tidak stabil mungkin menunjukkan ketidakupayaan calon mengurus tanggungjawab kewangan dan ini boleh mempengaruhi keputusan akhir majikan.

6. Kegagalan dalam ujian saringan dadah

Kegagalan dalam ujian saringan dadah merupakan faktor kritikal yang boleh menyebabkan calon ditolak serta-merta. Dalam industri yang memerlukan ketajaman mental dan kehadiran fizikal yang optimum, penggunaan dadah merupakan risiko besar terhadap keselamatan dan prestasi kerja.

7. Rekod pemanduan yang buruk

Bagi pekerjaan yang melibatkan pemanduan, rekod pemanduan yang tidak memuaskan boleh dianggap sebagai liabiliti. Ini amat penting dalam peranan yang berkait dengan logistik atau perjalanan jarak jauh.

Majikan akan memberi keutamaan kepada keselamatan pekerja dan orang awam, maka rekod pemanduan turut menjadi pertimbangan utama.

Persediaan Menghadapi Pemeriksaan Latar Belakang

Terdapat beberapa langkah yang boleh diambil oleh calon pekerja untuk memastikan mereka berjaya melalui proses pemeriksaan latar belakang tanpa sebarang masalah.

1. Semak Jejak Digital Anda

Langkah pertama yang penting ialah menyemak jejak digital, terutamanya di media sosial. Pastikan akaun anda mencerminkan imej profesional yang sesuai dengan jenis pekerjaan yang dimohon.

Ramai majikan kini menilai calon bukan sahaja berdasarkan resume, tetapi juga melalui apa yang dikongsi secara terbuka di media sosial. Pastikan tetapan privasi dikemas kini dan kandungan yang tidak sesuai telah dipadam atau disembunyikan.

2. Bersikap Jujur dalam Permohonan Kerja

Kesilapan terbesar yang boleh dilakukan oleh calon adalah menyembunyikan maklumat atau memberikan maklumat palsu dalam resume atau borang permohonan. Majikan menghargai integriti dan sebarang bentuk ketidakjujuran boleh menyebabkan anda ditolak walaupun anda memenuhi syarat jawatan.

Elakkan daripada mengubah suai pengalaman kerja atau kelayakan yang tidak benar kerana maklumat ini mudah dikesan dalam pemeriksaan latar belakang.

3. Semak Dokumen Sebelum Dihantar

Pastikan semua dokumen yang dikemukakan kepada majikan adalah tepat, lengkap dan terkini. Ini termasuk resume, sijil akademik dan dokumen sokongan lain.

Luangkan masa untuk menyemak ejaan, tarikh dan butiran penting sebelum menghantar bagi mengelakkan kesilapan yang boleh menjejaskan kredibiliti anda.

4. Bersedia Menjawab Soalan Berkaitan Latar Belakang

Semasa temu duga atau sesi saringan, anda mungkin ditanya tentang sejarah pekerjaan atau pendidikan. Bersiaplah untuk menjawab dengan jujur dan profesional.

Jika terdapat jurang atau percanggahan dalam rekod anda, sediakan penjelasan yang jelas dan munasabah. Perekrut menghargai kejujuran lebih daripada jawapan yang mengelirukan.

5. Maklumkan Rujukan Anda Lebih Awal

Jika anda menyenaraikan rujukan kerja dalam permohonan, hubungi mereka terlebih dahulu dan maklumkan bahawa mereka mungkin akan dihubungi oleh bakal majikan.

Ini memberi peluang kepada mereka untuk bersedia memberikan maklum balas yang tepat dan positif mengenai prestasi kerja anda.

6. Dapatkan Penjelasan Jika Ditolak

Sekiranya anda tidak berjaya selepas proses pemeriksaan, jangan takut untuk bertanya sebabnya. Ada kemungkinan berlaku kesilapan dalam rekod seperti kekeliruan identiti atau maklumat tidak tepat.

Dengan memahami punca penolakan, anda boleh mengambil tindakan membetulkan maklumat atau memperbaiki sebarang kekurangan sebelum permohonan seterusnya.

Memastikan keselamatan dan kejayaan dalam pengambilan pekerja

Pemeriksaan latar belakang adalah langkah penting dalam pengambilan pekerja, membantu majikan membuat keputusan yang tepat. Calon dinasihatkan untuk bersikap jujur dan telus dalam proses permohonan kerja bagi mengelakkan masalah di kemudian hari.

Selain itu, mematuhi undang-undang seperti Akta Perlindungan Data Peribadi (PDPA) memastikan keadilan dan melindungi hak privasi semua pihak. Proses ini memberi manfaat kepada kedua-dua majikan dan calon pekerja dengan memastikan pengambilan yang adil dan bertanggungjawab.

Soalan lazim

1. Berapa lama masa yang diambil untuk pemeriksaan latar belakang pekerjaan di Malaysia?

Proses ini biasanya mengambil masa beberapa minggu, bergantung pada skop dan tahap kedalaman siasatan yang diperlukan.

Semakan identiti boleh mengambil masa beberapa jam, manakala pemeriksaan yang lebih terperinci mungkin mengambil masa seminggu atau lebih.

2. Adakah majikan di Malaysia dibenarkan menyemak sejarah kredit calon sebagai sebahagian daripada pemeriksaan latar belakang? 

Ya, majikan boleh menyemak sejarah kredit calon, terutamanya bagi jawatan yang melibatkan tanggungjawab kewangan, dengan syarat kebenaran daripada calon telah diperoleh terlebih dahulu.

3. Apakah jenis pemeriksaan latar belakang yang paling biasa diminta oleh majikan di Malaysia? 

Majikan sering meminta semakan rekod jenayah, sejarah pekerjaan, kelayakan akademik dan, bagi jawatan tertentu, semakan sejarah kredit serta media sosial.

Semakan rekod jenayah dan pengesahan pekerjaan merupakan antara pemeriksaan yang paling lazim dilakukan.

4. Bolehkah syarikat di Malaysia melakukan pemeriksaan latar belakang tanpa kebenaran calon? 

Tidak. Kebenaran bertulis daripada calon adalah wajib sebelum sebarang pemeriksaan latar belakang dijalankan di Malaysia, selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010.