KPI dalam pekerjaan: Maksud dan cara mencapainya

Dalam perniagaan dan organisasi, penilaian prestasi merupakan aspek yang amat penting untuk kejayaan jangka panjang. Organisasi sentiasa mencari cara untuk memastikan mereka berada di landasan yang betul. 

Mengetahui sejauh mana mereka mencapai matlamat yang ditetapkan adalah langkah penting dalam proses ini. Artikel ini akan membincangkan maksud KPI dalam pekerjaan, bagaimana KPI membantu mencapai matlamat organisasi, serta contoh KPI dalam pelbagai bidang.

• Memahami maksud KPI
• Kepentingan melaksanakan KPI
• Kategori pengukur prestasi
• Contoh KPI dalam pelbagai bidang
• Bagaimana mencapai KPI
• Kesimpulan
• Soalan lazim

Memahami maksud KPI

Pengukur Prestasi Utama atau Key Performance Indicator (KPI) adalah alat untuk menilai keberkesanan individu atau organisasi dalam mencapai matlamat tertentu. Dalam konteks pekerjaan, KPI mengukur kejayaan tugas atau projek, serta membantu menilai kemajuan dan memudahkan tindakan yang perlu diambil.

Tujuan utama KPI adalah untuk menyediakan rangka kerja bagi mengukur kejayaan. Ia juga membantu mengenal pasti bidang yang memerlukan penambahbaikan. Dengan KPI, organisasi dapat menilai prestasi semasa dan membuat keputusan yang lebih baik, serta memastikan semua anggota pasukan bekerja ke arah yang sama.

KPI dibahagikan kepada kategori seperti Strategik, Operasi, Fungsi, Leading, dan Lagging. Masing-masing menilai aspek yang berbeza dalam operasi syarikat. 

Memahami KPI adalah penting untuk memastikan semua anggota bekerja ke arah mencapai matlamat dengan lebih berkesan. KPI dapat meningkatkan produktiviti dan membantu membuat keputusan berdasarkan data objektif.

Kepentingan melaksanakan KPI

KPI memainkan peranan penting dalam memastikan kejayaan sesebuah organisasi. Berikut adalah beberapa kepentingan utama KPI diperlukan.

Mengukur pencapaian matlamat

KPI membantu dalam menilai prestasi organisasi dalam mencapai matlamat yang ditetapkan. Ini memastikan semua aktiviti dan strategi yang dilaksanakan berada di landasan yang betul.

Memantau prestasi secara berterusan

Dengan adanya KPI, prestasi dapat dipantau secara berterusan. Ini membolehkan pihak pengurusan mengambil tindakan segera sekiranya terdapat penurunan prestasi atau pencapaian yang tidak memenuhi sasaran. Ia juga memastikan tiada kelemahan yang terlepas pandang dan tindakan pembetulan dapat dilakukan dengan segera.

Meningkatkan kecekapan dan produktiviti

KPI memberikan gambaran jelas tentang bidang yang memerlukan penambahbaikan. Ini membantu organisasi mengenal pasti kelemahan dan seterusnya meningkatkan kecekapan operasi. Apabila kelemahan dikenal pasti dan diperbaiki, produktiviti keseluruhan akan meningkat.

Mendorong motivasi pekerja

KPI yang jelas dan terarah dapat mendorong pekerja untuk mencapai sasaran yang ditetapkan. Ini juga dapat meningkatkan semangat dan motivasi mereka. Pekerja lebih terdorong untuk bekerja keras apabila mereka tahu bahawa prestasi mereka diukur dan diberi ganjaran berdasarkan KPI.

Membantu dalam pengambilan keputusan

KPI menyediakan data objektif yang boleh digunakan oleh pihak pengurusan untuk membuat keputusan yang paling tepat. Data ini memberi panduan dalam merangka strategi dan mengambil tindakan yang dapat membawa manfaat jangka panjang kepada organisasi.

Mewujudkan budaya kerja yang progresif

Dengan KPI, organisasi dapat memupuk budaya kerja yang progresif, di mana setiap ahli pasukan sentiasa menjejak dan menilai prestasi mereka. Ini menggalakkan persaingan sihat dan kerjasama dalam kalangan pekerja. Seterusnya, ia membawa kepada peningkatan prestasi keseluruhan.

Kategori pengukur prestasi

Dalam sesebuah organisasi, Pengukur Prestasi Utama (KPI) boleh dikategorikan kepada beberapa jenis yang berbeza, bergantung kepada matlamat dan keperluan organisasi. Berikut adalah kategori utama pengukuran prestasi yang biasanya digunakan.

KPI strategik

KPI strategik adalah KPI pada tahap paling tinggi yang digunakan untuk menilai prestasi keseluruhan organisasi. Ia memberikan gambaran menyeluruh mengenai keberkesanan strategi syarikat dalam mencapai matlamat jangka panjang.

Pengguna utama KPI ini biasanya terdiri daripada pengurusan atasan yang memerlukan pandangan strategik. Contoh KPI strategik termasuk Pulangan Pelaburan (ROI), Margin Keuntungan, dan Jumlah Hasil Syarikat.

KPI functional

KPI functional merujuk kepada pengukuran prestasi yang memberi tumpuan kepada jabatan atau fungsi tertentu dalam sesebuah syarikat. KPI ini digunakan oleh jabatan khusus, seperti kewangan atau pemasaran, untuk menilai keberkesanan dan pencapaian dalam bidang kerja masing-masing. 

Sebagai contoh, dalam Jabatan Kewangan, KPI mungkin merangkumi bilangan vendor baru yang didaftarkan setiap bulan, manakala di Jabatan Pemasaran, KPI boleh merujuk kepada bilangan klik yang diterima pada setiap pengedaran e-mel. 

KPI Functional membantu setiap jabatan menilai prestasi mereka secara terperinci dan menyumbang kepada pencapaian matlamat syarikat secara keseluruhan.

KPI operasi

KPI Operasi merupakan pengukuran prestasi yang tertumpu pada jangka masa yang lebih pendek, seperti bulan ke bulan atau hari ke hari. Ia digunakan oleh kakitangan pengurusan untuk menilai prestasi harian operasi syarikat dan membuat penambahbaikan apabila diperlukan. 

Sebagai contoh, KPI Operasi boleh digunakan untuk menganalisis proses atau segmen tertentu dalam operasi, atau untuk menyiasat isu yang timbul daripada KPI strategik, seperti penurunan hasil syarikat. Ini membantu memastikan setiap proses dalam syarikat berjalan dengan cekap dan berkesan.

KPI ‘leading’ dan ‘lagging’

KPI leading menunjukkan hasil yang dijangka akan diperoleh oleh organisasi. Contoh KPI leading termasuk skor kepuasan pelanggan dan tahap penglibatan pekerja. KPI lagging pula menunjukkan hasil yang telah diperoleh oleh organisasi. Contoh KPI lagging termasuk margin keuntungan dan kadar keluar masuk pekerja.

Contoh KPI dalam pelbagai bidang

Setiap industri dan jabatan dalam organisasi menggunakan KPI yang berbeza untuk mengukur prestasi dan keberkesanan operasi mereka. Berikut adalah contoh untuk beberapa KPI dalam pelbagai bidang.

KPI jualan & kewangan

KPI jualan dan kewangan adalah penting untuk menjejaki pertumbuhan perniagaan serta kecekapan pemerolehan pelanggan. Berikut adalah petunjuk utama dalam menilai kejayaan jualan dan kesihatan kewangan.

• Nilai sepanjang hayat pelanggan (Customer lifetime value/CLV): Jumlah hasil yang dijangka daripada seorang pelanggan sepanjang tempoh mereka berhubung dengan syarikat.

• Kos pemerolehan pelanggan (Customer acquisition cost/CAC): Kos keseluruhan yang diperlukan untuk memperoleh pelanggan baru, termasuk kos pemasaran dan jualan.

• Bilangan prospek: Jumlah prospek atau calon pelanggan yang dihubungi oleh pasukan jualan dalam setiap bulan.

• Margin keuntungan: KPI ini mengukur peratusan keuntungan bersih yang diperoleh daripada hasil keseluruhan syarikat.

KPI pemasaran digital

KPI pemasaran digital memberi tumpuan kepada metrik penglibatan dalam talian dan kadar penukaran. KPI berikut membantu mengukur keberkesanan usaha pemasaran digital syarikat.

• Trafik laman web: Jumlah pelawat yang mengunjungi laman web syarikat, terutamanya halaman-halaman penting yang berkaitan dengan produk atau perkhidmatan.

• Trafik media sosial: Metrik penglibatan di platform media sosial seperti jumlah pengikut, suka, komen, dan perkongsian.

• Kadar penukaran panggilan untuk bertindak (Call-to-action conversion rate): Kadar kejayaan tindakan promosi. Sebagai contoh, pendaftaran atau pembelian setelah pengguna mengklik pada butang panggilan untuk bertindak.

• Kadar klik lalu (Click-through rate/CTR): Peratusan klik pada pautan dalam e-mel pemasaran berbanding jumlah keseluruhan penerima.

KPI IT

KPI IT digunakan untuk memantau prestasi sistem, masa operasi, dan penyelesaian masalah dalaman. Metrik di bawah memastikan perkhidmatan IT beroperasi dengan cekap dan optimum:

• Masa operasi dan masa henti pelayan (Server uptime and downtime): Masa operasi mengukur peratusan masa pelayan beroperasi dan tersedia. Sebaliknya, masa henti mengukur tempoh masa pelayan berada di luar talian atas sebarang sebab.

• Jumlah tiket/penyelesaian: Bilangan tiket atau permintaan IT dalaman yang diselesaikan dalam tempoh tertentu. Ini mencerminkan kecekapan pasukan IT.

• Purata masa untuk pembaikan: Purata masa yang diperlukan untuk membaiki komponen, peranti, atau sistem yang mengalami kerosakan.

• Kekerapan sandaran data: Kekerapan sandaran data dilakukan untuk mengelakkan kehilangan data penting.

KPI sumber manusia dan pengurusan kakitangan

• Kadar ketidakhadiran: Kekerapan pekerja tidak hadir bekerja tanpa sebab yang sah. Ia boleh memberi kesan kepada produktiviti syarikat. 

• Jam kerja lebih masa: Menilai jumlah jam kerja tambahan untuk mengukur risiko keletihan dan produktiviti pekerja.

• Kos pengambilan pekerja: Jumlah wang yang dibelanjakan oleh syarikat untuk mencari dan merekrut pekerja baru.

• Kepuasan pekerja: Ukuran kepuasan pekerja berdasarkan tinjauan atau maklum balas. Ia mencerminkan kesejahteraan dan motivasi pekerja.

• Kadar pusing ganti pekerja (Employee turnover rate): Kekerapan pekerja meninggalkan syarikat dan perlu digantikan dengan pekerja baru. Ia mencerminkan kestabilan tenaga kerja.

KPI perkhidmatan pelanggan

KPI perkhidmatan pelanggan adalah penting untuk mengukur kecekapan dan kepuasan dalam pasukan sokongan pelanggan. Berikut adalah beberapa metrik utama yang membantu menilai sejauh mana pasukan mengendalikan interaksi pelanggan dan menyelesaikan masalah.

• Permintaan tiket baru: Bilangan isu atau masalah pelanggan yang baru dilaporkan kepada perkhidmatan pelanggan dalam tempoh tertentu.

• Tiket yang diselesaikan: Jumlah tiket atau isu pelanggan yang berjaya diselesaikan. Ia menunjukkan kecekapan pasukan perkhidmatan pelanggan.

• Masa tindak balas purata: Masa yang diambil untuk memberikan tindak balas pertama selepas menerima permintaan pelanggan.

• Penilaian kepuasan pelanggan: Skor kepuasan keseluruhan yang diberikan oleh pelanggan berdasarkan pengalaman mereka. Ia biasanya dikumpulkan melalui tinjauan.

• Masa penyelesaian purata (Customer complaint resolution time): Masa purata yang diambil untuk menyelesaikan setiap aduan pelanggan. Ia mempengaruhi kepuasan tahap pelanggan.

• Kadar pengekalan pelanggan (Customer retention rates): Peratusan pelanggan yang kekal setia kepada syarikat dalam tempoh tertentu.

KPI logistik

KPI logistik memberikan pandangan mendalam mengenai kecekapan proses penghantaran dan penyimpanan. Berikut adalah beberapa metrik utama yang menilai prestasi logistik:

• Waktu penghantaran: Masa yang diambil dari pesanan diterima sehingga penghantaran selesai. Ia mengukur kecekapan proses logistik.

• Ketepatan penghantaran: Peratusan penghantaran yang dilakukan tepat pada masanya dan mengikut spesifikasi yang dijanjikan kepada pelanggan, tanpa sebarang insiden.

• Kos penyimpanan per unit: Kos yang diperlukan untuk menyimpan setiap barang di dalam gudang. Metrik ini membantu menilai kecekapan logistik.

KPI pendidikan

KPI pendidikan direka untuk mengukur pencapaian dan penglibatan pelajar dalam aktiviti akademik. Metrik-metrik ini penting untuk menilai kejayaan akademik dan tahap penyertaan pelajar:

• Kadar kelulusan pelajar: Peratusan pelajar yang lulus dalam ujian atau peperiksaan akhir.

• Kadar kehadiran pelajar: Peratusan kehadiran pelajar sepanjang tahun akademik.

• Kadar penyertaan aktiviti kokurikulum: Peratusan pelajar yang terlibat dalam aktiviti luar kelas seperti kelab atau sukan.

Setiap KPI ini direka untuk memberikan maklumat khusus yang boleh digunakan oleh organisasi pendidikan untuk meningkatkan prestasi. Organisasi juga boleh mengoptimumkan operasi dan mencapai matlamat jangka panjang mereka.

Bagaimana mencapai KPI

Mencapai KPI memerlukan pendekatan yang sistematik dan disiplin. Berikut adalah langkah-langkah yang boleh diambil untuk memastikan KPI dicapai dengan berkesan.

1. Tetapkan matlamat yang jelas dan spesifik

Langkah pertama dalam mencapai petunjuk prestasi yang baik adalah dengan menetapkan matlamat yang jelas. Pastikan matlamat memenuhi kriteria SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound). 

2. Fahami tugas dan tanggungjawab

Apabila anda tahu dengan jelas apa yang diharapkan daripada anda, lebih mudah untuk menyesuaikan tindakan anda. Pemahaman yang jelas juga mengurangkan kekeliruan dan meningkatkan kecekapan kerja.

3. Pengurusan masa yang efektif

Pengurusan masa yang baik adalah kunci dalam mencapai KPI yang ditetapkan. Buat jadual kerja yang teratur dan tetapkan keutamaan dalam tugas anda. Selain itu, pastikan setiap tugasan diselesaikan dalam tempoh masa yang ditetapkan.

Elakkan gangguan yang boleh melambatkan kerja, yang seterusnya menghalang anda daripada mencapai KPI. Sebaliknya, fokus pada tugasan yang menyumbang secara langsung kepada pencapaian KPI.

4. Peningkatan kemahiran dan pengetahuan

Untuk mencapai KPI, pekerja perlu sentiasa meningkatkan kemahiran dan pengetahuan mereka. Ini boleh dilakukan melalui latihan, kursus, atau belajar secara sendiri. Anda juga boleh mendapatkan maklum balas daripada rakan sekerja atau penyelia mengenai pencapaian KPI anda. 

5. Komunikasi dan kerjasama yang berkesan

Komunikasi yang jelas dan konsisten antara ahli pasukan penting untuk memastikan semua berada pada landasan yang sama dalam mencapai KPI.

Pastikan kemajuan dikongsi secara terbuka, dan semua cabaran dihadapi bersama. Kerjasama antara rakan sekerja juga boleh membantu dalam menyelesaikan masalah yang mungkin menghalang pencapaian KPI.

6. Pemantauan dan penilaian berterusan

Pantau kemajuan terhadap KPI secara berkala. Penilaian berterusan membolehkan pihak pengurusan mengenal pasti masalah sejak awal serta membuat penyesuaian yang diperlukan.

Pengurusan perlu menggunakan data dan metrik untuk menilai sejauh mana kemajuan dicapai dan memastikan bahawa strategi yang digunakan masih relevan dan berkesan.

7. Motivasi dan disiplin

Memastikan diri sentiasa bermotivasi dan berdisiplin adalah kunci dalam mencapai KPI. Anda perlu menjaga semangat dengan menetapkan sasaran kecil yang boleh dicapai secara beransur-ansur.

Ini akan membantu mengekalkan momentum dan mengelakkan tekanan. Disiplin dalam kerja juga memastikan bahawa tugas-tugas diselesaikan mengikut jadual dan standard yang telah ditetapkan.

8. Gunakan alat yang sesuai

Gunakan alat yang sesuai untuk membantu anda mencapai KPI dengan lebih berkesan. Contohnya, penggunaan perisian pengurusan projek, analisis data, dan alat komunikasi dapat memudahkan proses kerja.

Anda juga boleh mendapatkan khidmat konsultasi daripada syarikat lain untuk menilai prestasi syarikat anda. Perkhidmatan konsultasi ini biasanya diberikan oleh firma yang pakar dalam bidang tertentu dan boleh memberikan pandangan yang objektif serta cadangan yang konstruktif untuk membantu syarikat meningkatkan prestasi.

Kesimpulan

Secara keseluruhannya, KPI adalah alat penting dalam mengukur prestasi dan keberkesanan operasi dalam sesebuah organisasi. KPI membantu organisasi mengukur tahap pencapaian matlamat dan memantau prestasi secara berterusan.

Kepentingan mengadakan KPI termasuklah meningkatkan kecekapan, mendorong motivasi pekerja, serta membantu pengurusan membuat keputusan yang lebih tepat dan berinformasi. KPI yang dirangka dengan baik juga memupuk budaya kerja yang progresif. 

Ia membantu organisasi mencapai matlamat strategik dengan lebih efisien. Dalam usaha mencapai KPI, anda perlu mempunyai pemahaman yang jelas tentang tugas anda. Selain itu, pengurusan masa yang baik juga sangat penting.

Anda juga perlu sentiasa berusaha untuk meningkatkan kemahiran yang relevan. Seterusnya, komunikasi yang berkesan memainkan peranan penting dalam memastikan KPI dicapai. Pastikan KPI diselaraskan dengan objektif syarikat dan digunakan secara konsisten agar prestasi dapat dijejak serta penambahbaikan yang diperlukan dapat dibuat.

Dengan mengintegrasikan KPI ke dalam budaya organisasi, syarikat dapat memastikan keberkesanan jangka panjang dan kejayaan dalam mencapai objektif yang ditetapkan.

Ingin mengetahui lebih banyak panduan berkaitan kerjaya yang dapat membantu anda? Lawati Jobstreet hari ini untuk mendapatkan maklumat terkini tentang cara mencapai KPI, tips temuduga, dan pelbagai lagi nasihat kerjaya yang berguna.

Soalan lazim

1. Apakah KPI dan fungsinya dalam konteks pekerjaan? 

KPI atau Key Performance Indicator adalah alat yang digunakan untuk mengukur prestasi individu atau organisasi dalam mencapai matlamat tertentu. Dalam konteks pekerjaan, KPI menilai keberkesanan tugas yang dijalankan dan membantu dalam membuat keputusan yang bermaklumat.

2. Apakah contoh KPI? 

Contoh KPI termasuk Nilai Sepanjang Hayat Pelanggan (CLV), Kos Pemerolehan Pelanggan (CAC), dan Penilaian Kepuasan Pelanggan. Setiap KPI ini digunakan untuk menilai prestasi dalam bidang-bidang tertentu seperti jualan dan pemasaran.

3. Bagaimanakah mengira KPI? 

Pengiraan KPI adalah subjektif dan berbeza mengikut bidang serta bergantung kepada KPI yang hendak diukur.

Sebagai contoh, KPI Kadar Penukaran (Conversion Rate) dikira dengan membahagikan jumlah tindakan yang berjaya (seperti pendaftaran atau pembelian) dengan jumlah keseluruhan interaksi (seperti pelawat laman web atau klik e-mel), kemudian didarabkan dengan 100 untuk mendapatkan peratusan.

4. Mengapakah KPI penting untuk organisasi? 

KPI penting kerana ia membantu organisasi menilai prestasi semasa. Ia juga penting untuk mengenal pasti bidang yang memerlukan penambahbaikan dan memastikan semua usaha selaras dengan matlamat strategik syarikat. KPI juga membantu dalam membuat keputusan yang lebih tepat dan bermaklumat.