Apa itu multitasking dan bagaimana menguruskannya di tempat kerja

Ringkasan utama:

• Multitasking ialah usaha melakukan lebih daripada satu tugasan dalam tempoh masa yang sama, biasanya dengan menukar fokus dengan cepat antara tugasan.

• Multitasking menurunkan prestasi, melambatkan kerja, meningkatkan kesilapan serta menyebabkan tekanan dan keletihan mental.

• Multitasking boleh berguna jika menggabungkan tugas automatik dengan tugas kognitif, seperti berjalan sambil mendengar audio.

• Kekal produktif dengan mengurus gangguan, mematikan notifikasi, berkomunikasi dengan jelas, belajar berkata “tidak” dan menggunakan teknik pengurusan masa.

Multitasking sering dilihat sebagai kemahiran yang berguna dalam rutin kerja harian. Ramai menganggap keupayaan melakukan banyak tugas secara serentak sebagai tanda kecekapan dan kepintaran.

Namun, kajian menunjukkan bahawa otak manusia sebenarnya tidak mampu memberikan tumpuan penuh kepada lebih daripada satu tugas kognitif pada satu masa. Sebaliknya, otak hanya menukar fokus antara tugasan, yang boleh memperlahankan kerja dan meningkatkan tekanan.

Artikel ini akan menghuraikan maksud sebenar multitasking, kesan baik dan buruknya serta strategi yang boleh diamalkan untuk kekal fokus dan menyelesaikan tugasan dengan lebih berkesan.

• Apakah itu multitasking?
• Mitos multitasking dan had otak manusia
• Kesan multitasking terhadap fokus dan produktiviti
• Multitasking di tempat kerja moden
• Cara mengawal multitasking dan gangguan kerja
• Single-tasking dan konsep deep work
• Teknik pengurusan masa untuk kekal fokus
• Jadikan fokus sebagai kekuatan dalam kerjaya anda
• Soalan lazim

Apakah itu multitasking?

Multitasking ialah keupayaan untuk melaksanakan lebih daripada satu tugasan dalam masa yang sama, sama ada secara serentak atau dengan menukar fokus dengan pantas antara tugasan. Walaupun sering dianggap meningkatkan produktiviti, kajian menunjukkan bahawa ia sebenarnya boleh mengurangkan tumpuan, memperlahankan kerja dan meningkatkan risiko kesilapan.

Dalam konteks sebenar, multitasking merujuk kepada usaha melaksanakan lebih daripada satu tugas dalam jangka masa yang sama, sama ada secara serentak atau dengan beralih fokus antara tugasan. Namun, kajian menunjukkan bahawa multitasking yang melibatkan tugas kompleks sebenarnya hanyalah satu ilusi.

Otak tidak mampu mengendalikan dua tugas kognitif yang rumit pada masa yang sama. Apa yang sebenarnya berlaku ialah proses task switching, iaitu pertukaran fokus secara pantas antara tugasan. Multitasking hanya benar-benar berfungsi jika tugasan-tugasan tersebut tidak bersaing untuk sumber kognitif yang sama.

Mitos multitasking dan had otak manusia

Multitasking antara dua tugas kognitif kompleks sebenarnya tidak mungkin dilakukan serentak. Otak hanya bertukar fokus dan setiap kali ini berlaku, akan berlaku kos penukaran tugas (switching cost). Ini memperlahankan kerja, meningkatkan kesilapan dan mengurangkan kecekapan keseluruhan.

Menurut penyelidikan neurosains dan psikologi, otak mempunyai kapasiti pemprosesan maklumat yang terhad. Setiap kali fokus bertukar, otak melalui dua peringkat: pengalihan matlamat (goal shifting) dan pengaktifan peraturan (rule activation). Proses ini memerlukan masa tambahan untuk fokus semula dan meningkatkan risiko kesilapan.

Multitasking hanya boleh diterima jika melibatkan gabungan satu tugas kognitif dan satu tugas automatik atau fizikal. Sebagai contoh, berjalan sambil mendengar buku audio. Namun, menggabungkan dua tugas sedar seperti menulis laporan sambil membaca e-mel menyebabkan kecekapan merosot.

Kesan multitasking terhadap fokus dan produktiviti

Multitasking kognitif menyebabkan penukaran fokus berulang, yang terbukti mengurangkan kecekapan, memperlahankan kerja dan meningkatkan kesilapan. Ia juga melemahkan daya ingatan dan keupayaan untuk menapis maklumat yang tidak relevan.

Kajian menunjukkan bahawa kesan multitasking setanding dengan kesan kekurangan tidur. Ia menyebabkan otak berada dalam mod "amaran tinggi" secara berterusan, yang meningkatkan tekanan dan keletihan mental. Ironinya, individu yang kerap melakukan multitasking sering melebihkan keupayaan mereka, walaupun penyelidikan membuktikan sebaliknya.

Multitasking di tempat kerja moden

Multitasking sering mengorbankan tenaga mental untuk kerja bernilai rendah. Pekerja moden perlu memberi tumpuan kepada kerja mendalam (deep work) dan mengurus tenaga, bukan hanya masa.

Mereka yang sangat produktif mengelakkan multitasking, kerana ia menyukarkan tumpuan terhadap tugasan berimpak tinggi. Oleh itu, penting untuk mengutamakan kerja yang benar-benar penting dan melindungi kapasiti mental untuk tugas yang memerlukan kreativiti dan penyelesaian masalah.

Selain itu, meletakkan “multitasking” sebagai kemahiran dalam resume boleh mengundang salah tanggapan. Penyelidikan mendapati mereka yang kerap melakukan multitasking sering menunjukkan prestasi yang lebih rendah. Justeru, mengelakkan multitasking yang tidak perlu adalah langkah penting ke arah kecekapan kerja.

Cara mengawal multitasking dan gangguan kerja

Untuk meningkatkan tumpuan dan produktiviti, adalah penting untuk mengawal kecenderungan multitasking dan menguruskan gangguan, terutamanya dalam persekitaran kerja moden.

1. Kurangkan multitasking dalam mesyuarat jarak jauh

Apabila menghadiri mesyuarat jarak jauh, khususnya yang panjang, besar, berulang atau dijadualkan pada waktu pagi, elakkan menjalankan tugas lain secara serentak. Fokus pada perbincangan supaya penyertaan kekal berkesan dan keputusan mesyuarat lebih jelas.

2. Mengurus komunikasi dan notifikasi

Salah satu cara paling berkesan untuk mengurangkan multitasking ialah dengan meminimumkan gangguan digital. Matikan notifikasi e-mel, Slack atau mesej lain. Tutup tab yang tidak berkaitan dan aktifkan ciri "Jangan Ganggu" pada peranti untuk mencipta ruang kerja yang lebih fokus.

3. Elakkan komunikasi tidak cekap

Kurangkan komunikasi berulang-alik dengan menghantar e-mel yang lebih jelas, lengkap dan terus kepada tujuan. Sediakan agenda yang tersusun untuk mesyuarat atau perbincangan bagi memastikan semua pihak mendapat maklumat penting lebih awal dan menjimatkan masa.

4. Belajar berkata “tidak”

Untuk mengekalkan masa fokus dan mengelakkan beban kerja berlebihan, penting untuk mahir menolak permintaan atau tugas yang tidak sehaluan dengan keutamaan anda. Berkata “tidak” secara bijak membolehkan anda menumpukan tenaga kepada tugasan yang benar-benar memberi impak.

Single-tasking dan konsep deep work

Single-tasking ialah pendekatan kerja yang memberi tumpuan penuh kepada satu tugas pada satu masa dan terbukti meningkatkan produktiviti serta membolehkan individu mencapai flow state, iaitu keadaan fokus mendalam. Amalan ini sering diamalkan oleh individu yang produktif kerana ia membantu menyelesaikan tugasan dengan lebih berkualiti.

Konsep deep work pula merujuk kepada kerja intensif tanpa gangguan bagi tugasan yang penting dan mencabar. Untuk menyokong tumpuan berterusan, cipta persekitaran kerja yang bebas kekacauan visual. Gunakan senarai gangguan (distraction list) untuk mencatat fikiran yang mengganggu, agar anda boleh kembali fokus tanpa terganggu secara kekal.

Teknik pengurusan masa untuk kekal fokus

Untuk mengatasi kesan negatif daripada multitasking dan meningkatkan tumpuan, individu yang sangat produktif mengamalkan beberapa teknik pengurusan masa dan keutamaan:

1. Prinsip Pareto (Peraturan 80/20)

Prinsip ini menyatakan bahawa 80% hasil datang daripada 20% usaha. Fokus kepada tugasan berimpak tinggi dan elakkan aktiviti yang kurang penting. Kenal pasti tugas yang menyumbang besar kepada matlamat anda dan utamakan penyelesaiannya terlebih dahulu untuk hasil kerja yang lebih efisien.

2. Tugas Paling Penting (MITs) 

MITs melibatkan pemilihan satu hingga tiga tugasan utama yang perlu disiapkan setiap hari. Keutamaan diberikan kepada tugasan ini sebelum tugasan lain. Teknik ini memastikan masa dan tenaga anda digunakan pada perkara paling penting dan mengurangkan kecenderungan untuk menangguhkan kerja yang mencabar.

3. Pecahkan tugas besar

Dengan memecahkannya kepada langkah-langkah kecil dan spesifik, tugasan menjadi lebih mudah dimulakan dan disiapkan. Ini membantu mengurangkan tekanan, mengekalkan momentum kerja dan meningkatkan rasa pencapaian apabila setiap langkah kecil diselesaikan.

4. Time-boxing / teknik Pomodoro 

Time-boxing ialah teknik menetapkan masa khusus untuk satu tugasan. Teknik Pomodoro mencadangkan 25 minit fokus diikuti rehat lima minit. Ia membantu anda menumpukan perhatian tanpa gangguan dan memastikan anda tidak terperangkap terlalu lama pada satu tugasan sehingga menjejaskan keseimbangan kerja harian.

Jadikan fokus sebagai kekuatan dalam kerjaya anda

Memberi tumpuan dalam kerja membantu meningkatkan prestasi tanpa perlu bekerja secara berlebihan. Dengan fokus dan kecekapan, anda boleh mencapai lebih banyak dalam masa yang lebih singkat. Jangan lupa bahawa rehat, tidur yang cukup dan penjagaan diri adalah sebahagian daripada strategi kerja bijak.

Untuk panduan kerjaya yang menyeluruh dan sumber yang membantu anda bekerja dengan lebih efektif, terokai artikel dan tip berguna di Jobstreet bagi menyokong perkembangan profesional anda.

Soalan lazim

1. Apakah maksud multitasking dalam konteks kerja?

Multitasking dalam konteks kerja merujuk kepada keupayaan untuk mengendalikan lebih daripada satu tugasan dalam tempoh masa yang sama. Namun, multitasking sebenar jarang berlaku, kerana otak manusia hanya mampu menumpukan perhatian kepada satu tugasan kognitif pada satu masa.

2. Adakah multitasking meningkatkan atau menurunkan produktiviti?

Multitasking cenderung menurunkan produktiviti, terutamanya apabila melibatkan tugas kognitif yang kompleks. Setiap kali fokus beralih, otak mengalami “kos penukaran tugas” yang melambatkan kadar kerja, meningkatkan kesilapan dan menyebabkan keletihan mental. Dalam jangka panjang, multitasking boleh memberi kesan negatif terhadap prestasi dan kesihatan.

3. Apakah perbezaan antara multitasking dan task switching?

Multitasking sering disalah anggap sebagai kebolehan untuk melakukan dua tugas serentak, tetapi apa yang sebenarnya berlaku ialah task switching, iaitu proses bertukar fokus dengan pantas antara dua tugasan. Otak tidak memproses dua tugasan kognitif secara selari. Sebaliknya, ia hanya beralih tumpuan secara berulang.

4. Bagaimanakah cara mengurus multitasking supaya lebih fokus di tempat kerja?

Untuk mengurus multitasking dengan lebih baik, amalkan strategi seperti mematikan notifikasi, menghantar komunikasi yang jelas, belajar berkata “tidak” serta mempraktikkan single-tasking dan deep work. Gunakan teknik pengurusan masa seperti Prinsip 80/20, menetapkan Tugas Paling Penting (MITs) dan time-boxing untuk kekal fokus dan produktif.