Nak Berhenti Kerja? Inilah Cara Untuk Hantar Surat Rasmi Kepada Majikan

Adakah anda merancang untuk berhenti kerja? Sama ada kerana tawaran pekerjaan baru, keinginan untuk melanjutkan pendidikan, atau sebab-sebab lain, penulisan surat berhenti kerja adalah langkah yang sangat penting.

Kemampuan untuk menulis surat berhenti kerja yang efektif dan profesional merupakan ciri-ciri penting yang harus dimiliki oleh setiap pekerja. 

Surat berhenti kerja itu bukan sekadar formaliti, tetapi juga mencerminkan profesionalisme anda dan menghormati hubungan yang telah terjalin dengan majikan anda.

Artikel ini akan menerangkan kepada kamu, langkah-langkah penting dan tips praktikal untuk membantu anda merancang surat berhenti kerja yang tidak hanya menyampaikan niat anda dengan jelas tetapi juga mempertahankan hubungan baik dengan majikan anda.

Apakah itu surat berhenti kerja?

Surat berhenti kerja adalah dokumen rasmi yang disediakan oleh pekerja untuk memberitahu majikan tentang keputusan meletakkan jawatan. 

Dokumen ini bukan sahaja menetapkan tarikh akhir kerja pekerja, tetapi juga mengucapkan terima kasih atas peluang dan pengalaman yang telah diperolehi. 

Tujuan utama surat ini adalah untuk memastikan proses berhenti kerja berlangsung dengan lancar dan menjaga hubungan baik dengan majikan, yang mungkin penting untuk rujukan profesional pada masa hadapan.

Apakah tujuan untuk menulis surat berhenti kerja?

Tujuan utama menulis surat berhenti kerja adalah untuk memberitahu majikan tentang keputusan seseorang untuk mengundurkan diri dari jawatannya secara formal dan profesional. Ini memungkinkan proses pengunduran diri berjalan lancar dan memastikan tanggungjawab dapat diserahkan dengan teratur. Selain itu, surat berhenti kerja juga berfungsi untuk:

1. Menjaga hubungan profesional: Surat ini membantu memelihara hubungan baik dengan majikan, yang penting untuk memastikan bahawa pintu tetap terbuka untuk peluang masa depan atau rujukan pekerjaan.

2. Menghormati etika profesional: Mengemukakan surat berhenti kerja ialah tanda profesionalisme yang menunjukkan penghormatan dan etika kerja yang baik.

3. Menyediakan rekod rasmi: Surat ini juga bertindak sebagai dokumentasi rasmi pengunduran diri yang mungkin diperlukan untuk tujuan administratif majikan atau untuk tujuan audit pada masa depan.

4. Menyatakan alasan pengunduran diri: Walaupun ini bukan syarat, surat berhenti kerja sering kali memberi peluang kepada pekerja untuk menyatakan alasan mengapa mereka memilih untuk berhenti, yang boleh membantu majikan memahami dan mungkin memperbaiki aspek tertentu di tempat kerja.

Komponen utama atau elemen yang wajib ada di dalam surat berhenti kerja

Teks alternatif: Dua wanita memakai hijab sedang berbual sambil melihat laptop di luar.

Komponen utama surat berhenti kerja biasanya termasuk beberapa bahagian penting untuk memastikan ia lengkap dan profesional. Berikut adalah komponen-komponen utama yang perlu ada dalam surat berhenti kerja:

1. Kepala surat

   • Nama pekerja

   • Alamat pekerja

   • Tarikh surat dikirim.

   • Nama dan alamat majikan.

2. Pengenalan

   • Salam pembuka kepada majikan atau pengurus.

   • Tajuk surat

   • Pernyataan langsung tentang niat untuk berhenti.

3. Badan surat

   • Tarikh berhenti yang dijangka (biasanya memberikan notis dua minggu atau mengikut polisi syarikat).

   • Sebab-sebab berhenti, jika ingin dinyatakan, yang harus disampaikan secara profesional tanpa emosi negatif.

   • Ucapan terima kasih kepada majikan untuk peluang-peluang yang telah diberikan selama tempoh pekerjaan.

4. Penutup

   • Pernyataan kesediaan untuk membantu dalam proses transisi, seperti melatih pengganti atau menyelesaikan tugas-tugas tertentu.

   • Ucapan terima kasih sekali lagi atas pengalaman dan peluang yang diberikan.

5. Penutup surat

   • Salam penutup, seperti "Yang benar" atau "Hormat saya".

   • Tandatangan dan nama penuh pekerja.

6. Lampiran (jika ada)

   • Dokumen atau maklumat tambahan yang berkaitan dengan pengunduran diri, seperti borang HR yang perlu dilengkapkan.

Memastikan semua komponen ini terkandung dalam surat berhenti kerja akan membantu memudahkan perpisahan anda dengan majikan dan meninggalkan kesan profesional yang baik.

Tips untuk menulis surat perletakan jawatan yang cemerlang

Teks alternatif: Seorang wanita memakai hijab hitam berdiri dengan lengan terbuka seolah-olah menunjukkan sesuatu, dengan papan tulis sebagai latar belakang.

Menulis surat perletakan jawatan yang cemerlang adalah penting untuk memastikan anda meninggalkan pekerjaan anda secara profesional dan memelihara hubungan baik dengan majikan anda. Berikut adalah enam tips yang boleh membantu anda menulis surat perletakan jawatan yang efektif:

1. Kekalkan keprofesionalan

Sentiasa gunakan bahasa yang formal dan sopan dalam surat perletakan jawatan anda. Elakkan daripada menggunakan kata-kata atau ungkapan yang emosional yang boleh menimbulkan persepsi negatif. Juga, hindari mengkritik syarikat, pengurusan, atau rakan sekerja, kerana ini boleh menjejaskan reputasi profesional anda.

2. Jelas dan terus terang

Dalam surat anda, nyatakan dengan jelas bahwa tujuan surat tersebut adalah untuk memaklumkan tentang perletakan jawatan anda. Sertakan tarikh akhir anda bekerja yang spesifik, yang memberikan cukup masa untuk syarikat menyusun atur bagi penggantian atau peralihan tugas. Kejelasan ini membantu mengelakkan kekeliruan dan memudahkan urusan administratif syarikat.

3. Nyatakan alasan dengan ringkas

Jika sesuai, anda boleh menyatakan sebab anda memilih untuk berhenti, tetapi pastikan penjelasan itu ringkas dan disampaikan secara profesional. Walaupun anda mungkin ada pelbagai sebab, fokuskan hanya pada yang utama dan pastikan ia disampaikan tanpa emosi yang berlebihan.

4. Ucapkan terima kasih

Sebagai tanda penghargaan dan profesionalisme, sebutkan dalam surat anda tentang pengalaman dan peluang yang telah anda peroleh semasa berkhidmat di syarikat. Ucapan terima kasih ini tidak hanya menunjukkan budi bahasa anda tetapi juga membantu memelihara hubungan baik dengan majikan, yang mungkin penting untuk masa depan profesional anda.

5. Tawarkan untuk membantu dalam transisi

Nyatakan kesediaan anda untuk membantu dalam proses peralihan, seperti melatih pengganti atau menyelesaikan projek yang sedang berlangsung. Ini menunjukkan tanggungjawab dan komitmen anda terhadap kelancaran operasi syarikat, serta menonjolkan sikap profesional anda.

6. Tutup dengan positif

Akhiri surat anda dengan harapan baik untuk masa depan syarikat dan ungkapan harapan untuk terus menjalin hubungan profesional. Menutup surat dengan nota positif ini boleh meninggalkan kesan yang baik dan membuka peluang untuk kerjasama atau interaksi pada masa depan.

Contoh templat surat berhenti kerja yang bagus

Berikut adalah dua contoh templat surat berhenti kerja yang boleh anda gunakan sebagai panduan untuk menulis surat pengunduran diri anda sendiri:

Templat surat berhenti kerja kerana mendapat tawaran kerja yang baru 

[Nama Anda]
[Alamat Anda]
[Poskod, Bandar, Negeri]
[No. Telefon]
[Email]

[Tarikh]

[Nama Penerima]
[Jawatan Penerima]
[Nama Syarikat]
[Alamat Syarikat]
[Poskod, Bandar, Negeri]

Tuan/Puan, 

PER: PEMBERITAHUAN BERHENTI KERJA

Dengan hormatnya, saya ingin memaklumkan bahawa saya akan meletakkan jawatan sebagai [Jawatan Anda] di [Nama Syarikat], berkuatkuasa pada [Tarikh Akhir Kerja, contohnya: 14 hari dari tarikh hari ini].

Selepas mempertimbangkan dengan teliti, saya telah memutuskan untuk mengambil langkah ini demi memberi tumpuan yang lebih kepada [sebab pengunduran diri, contoh: peluang kerjaya baru, komitmen keluarga, atau pendidikan lanjutan]. 

Saya ingin mengucapkan terima kasih yang tidak terhingga atas peluang yang telah diberikan kepada saya di [Nama Syarikat]. Pengalaman dan pengetahuan yang telah saya perolehi di sini amat berharga dan akan sentiasa saya hargai.

Saya komited untuk memastikan proses peralihan yang lancar dan akan melakukan yang terbaik untuk menyelesaikan semua tugas dan tanggungjawab saya sebelum berhenti. Saya bersedia membantu dalam melatih pengganti saya dan akan memastikan bahawa semua projek saya diserahkan dengan sempurna.

Saya menghargai bantuan dan sokongan yang saya terima selama saya berkhidmat dan saya berharap [Nama Syarikat] akan terus berjaya di masa hadapan. Saya berharap untuk menjaga hubungan yang baik dan mungkin bekerja sama lagi pada masa akan datang.

Terima kasih sekali lagi atas peluang dan pengalaman yang diberikan. Sila hubungi saya di [No. Telefon] atau [Email] jika anda memerlukan maklumat lanjut atau bantuan selanjutnya.

Yang ikhlas,

[Tandatangan (jika dicetak)]

[Nama Anda]

Templat surat berhenti kerja kerana masalah kesihatan

[Nama Anda]
[Alamat Anda]
[Poskod, Bandar, Negeri]
[No. Telefon]
[Email]

[Tarikh]

[Nama Penerima]
[Jawatan Penerima]
[Nama Syarikat]
[Alamat Syarikat]
[Poskod, Bandar, Negeri]

Yang Berhormat [Nama Penerima],

Dengan berat hati, saya menulis untuk secara rasmi mengumumkan perletakan jawatan saya dari jawatan [Jawatan Anda] di [Nama Syarikat], berkuat kuasa pada [Tarikh Akhir Kerja], mengikuti tempoh notis yang ditetapkan oleh syarikat.

Setelah berunding dengan doktor saya dan mempertimbangkan dengan teliti, saya telah membuat keputusan ini berdasarkan nasihat kesihatan. Keadaan kesihatan saya mengharuskan saya untuk mengambil rehat yang lebih panjang dan fokus kepada pemulihan, yang mana saya tidak mampu memberikan komitmen penuh kepada tugas-tugas saya seperti biasa.

Saya amat menghargai pengalaman, sokongan, dan peluang yang diberikan oleh [Nama Syarikat] sepanjang tempoh saya berkhidmat di sini. Saya berterima kasih atas pemahaman dan sokongan yang telah ditunjukkan oleh pengurusan dan rakan sekerja saya sepanjang saya mengalami kesulitan ini.

Saya akan berusaha untuk menyelesaikan semua tugas yang belum selesai dan memudahkan peralihan tugas saya kepada rakan sekerja atau pengganti yang akan ditunjuk. Saya bersedia untuk membantu dalam proses peralihan ini sebaik mungkin.

Saya berharap untuk memelihara hubungan baik yang telah terbina selama ini dan saya berterima kasih sekali lagi atas segala bantuan dan kerjasama yang diberikan. Saya berdoa agar [Nama Syarikat] akan terus berjaya dan berkembang di masa depan.

Sekali lagi, terima kasih atas semua yang telah diberikan. Sila hubungi saya jika memerlukan bantuan lebih lanjut semasa proses peralihan ini.

Yang benar,

[Tandatangan]

[Nama Anda]

Contoh sebenar surat perletakan jawatan

Berikut adalah contoh sebenar surat pengunduran diri seorang individu yang berada di Malaysia:

Ahmad Zulkifli
No. 23, Jalan Meranti, Taman Bukit Indah,
43000 Kajang, Selangor
012-3456789
[email protected]

20 April 2024

Encik Haris Fadzilah
Pengurus Sumber Manusia
Syarikat Teknologi Maklumat Dinamik
No. 5, Jalan Teknologi 3/1,
47810 Petaling Jaya, Selangor

Yang Berhormat Encik Haris,

PER: PEMBERITAHUAN BERHENTI KERJA

Saya menulis surat ini untuk secara rasmi mengumumkan perletakan jawatan saya daripada jawatan Jurutera Perisian di Syarikat Teknologi Maklumat Dinamik, berkuat kuasa pada 14 Mei 2024, selepas tempoh notis selama dua minggu.

Keputusan ini dibuat selepas pertimbangan yang matang dan bukan tanpa kesedaran penuh tentang impaknya terhadap projek-projek yang sedang saya tangani dan pasukan saya. Namun, atas sebab-sebab peribadi yang tidak dapat saya abaikan, saya merasa ini ialah langkah yang perlu saya ambil pada masa ini.

Saya ingin mengambil kesempatan ini untuk mengucapkan terima kasih yang tidak terhingga kepada anda dan kepada semua yang telah saya kerjasama selama ini di Syarikat Teknologi Maklumat Dinamik. Saya sangat menghargai peluang yang diberikan untuk berkembang profesional dan peribadi. Saya juga berterima kasih atas dukungan dan bimbingan yang telah diberikan kepada saya.

Selama tempoh notis ini, saya akan berusaha keras untuk menyelesaikan semua kerja saya dan memastikan bahawa semua tanggungjawab saya diserahkan dengan teratur kepada rakan sekerja atau pengganti yang sesuai. Saya bersedia untuk membantu dalam proses peralihan ini sebaik mungkin.

Terima kasih sekali lagi atas kesempatan dan pengalaman yang diberikan. Saya berharap Syarikat Teknologi Maklumat Dinamik akan terus berjaya dan berkembang pada masa depan. Saya juga berharap kita dapat terus menjaga hubungan profesional yang baik walaupun saya sudah tidak lagi bersama syarikat.

Yang benar,

Ahmad Zulkifli

Kesimpulan

Menghantar surat perletakan jawatan adalah bukan sekadar formaliti, tetapi sebuah medium yang menggambarkan profesionalisme dan etika kerja yang tinggi. 

Melalui artikel ini, anda telah belajar cara-cara dan komponen utama dalam penulisan surat yang efektif, daripada keperluan menyatakan niat dengan jelas hingga ucapan terima kasih atas peluang yang telah diberikan. 

Dengan mengamalkan tips yang disediakan, anda bukan sahaja dapat meninggalkan kesan yang baik, tetapi juga menjaga jaringan profesional anda tetap kuat, yang mana penting untuk kemajuan kerjaya anda pada masa hadapan.

Baca: Nak cari kerja? Ikutilah tips permohonan kerja ini

FAQ

1. Bagaimana cara  untuk menulis surat berhenti kerja yang profesional?
   Gunakan bahasa yang formal dan sopan, jelas dan terus terang dalam menyatakan niat untuk berhenti, nyatakan tarikh akhir kerja, ucapkan terima kasih atas peluang yang diberikan, dan tawarkan untuk membantu dalam proses peralihan.
   ⁠
2. Berapa lama notis yang patut diberikan sebelum berhenti?
   ⁠Biasanya, notis dua minggu adalah standard, tetapi ini boleh berbeza bergantung kepada polisi syarikat atau perjanjian kerja yang ditandatangani.
   ⁠
3. Apakah etika yang patut diikuti ketika menghantar surat berhenti kerja?
   ⁠Elakkan mengkritik majikan atau rakan sekerja dalam surat tersebut, jaga profesionalisme, dan pastikan semua maklumat disampaikan dengan jelas dan sopan.
   ⁠
4. Apa yang harus dilakukan jika saya memerlukan rujukan dari majikan saya di masa hadapan?
   ⁠Pastikan anda mengundurkan diri dengan cara yang profesional dan memelihara hubungan baik, serta menyatakan penghargaan atas peluang yang telah diberikan. Ini membantu memudahkan mendapatkan rujukan positif di masa hadapan.
   ⁠
5. Apakah kesilapan umum yang patut dielakkan ketika menulis surat berhenti kerja?
   Menghindari penggunaan bahasa yang emosional, mengkritik syarikat atau rakan sekerja, meninggalkan tanpa notis yang mencukupi, dan gagal memberikan maklumat yang jelas mengenai tarikh akhir kerja adalah beberapa kesilapan yang patut dielakkan.