4 contoh surat tunjuk sebab (berserta panduan & template percuma)

Pernahkah anda terlambat ke tempat kerja atau tidak hadir tanpa alasan yang jelas? Situasi seperti ini memerlukan anda memberikan penjelasan rasmi kepada majikan.

Surat tunjuk sebab merujuk kepada suatu dokumen bertulis yang digunakan untuk memberikan penjelasan berkaitan dengan situasi tertentu di tempat kerja. Ia penting kerana dapat memastikan komunikasi yang jelas antara pekerja dan majikan. Selain itu, surat ini juga boleh membantu mewujudkan rekod profesional yang kukuh.

Artikel ini akan membahaskan tentang pengenalan konsep surat tunjuk sebab serta memahami definisi dan kepentingannya dalam dunia pekerjaan, berserta contoh surat tunjuk sebab dan tips yang dapat digunakan sebagai panduan.

1. Apa itu surat tunjuk sebab?
2. Komponen surat tunjuk sebab
3. Menulis surat tunjuk sebab yang berkesan
4. Contoh surat tunjuk sebab
5. Kesilapan biasa yang perlu dielakkan
6. Kesimpulan
7. Soalan lazim

Apa itu surat tunjuk sebab?

Surat tunjuk sebab adalah surat yang menjelaskan alasan di sebalik sesuatu kejadian atau tindakan. Kita mungkin perlu menulisnya jika tidak hadir kerja, datang lewat, terlepas tarikh akhir, tidak hadir ke mesyuarat atau melakukan kesalahan tingkah laku. Tujuan surat ini adalah untuk memberi penjelasan yang jelas kepada pihak atasan atau sesiapa yang berkaitan. Dengan ini, kita boleh menjelaskan situasi kita dengan baik dan memastikan semua pihak memahami keadaan sebenar.

Implikasi undang-undang dan profesionalisme

Ketika seseorang tidak memberikan surat tunjuk sebab dalam situasi yang memerlukan, ia boleh menyebabkan implikasi undang-undang dan profesional yang serius. Tanpa penjelasan yang betul, individu tersebut mungkin terdedah kepada tindakan disiplin atau dibuang kerja. Menurut Akta Kerja 1955, majikan berhak mengambil tindakan terhadap pekerja yang tidak hadir tanpa alasan yang munasabah. Selain itu, rekod profesional seseorang juga akan terjejas akibat ketiadaan dokumentasi yang lengkap dan jelas.

Komponen surat tunjuk sebab

Surat tunjuk sebab mempunyai struktur asas yang perlu dipatuhi agar ia berkesan dan meyakinkan. Penggunaan bahasa yang formal, kejujuran, dan sikap profesional amat penting dalam penulisan surat tunjuk sebab. Berikut adalah komponen-komponen utama yang perlu ada dalam surat tunjuk sebab:

1. Struktur asas 

• Kepala surat mengandungi maklumat seperti tarikh, nama penerima, dan butiran pengirim.
• Baris subjek yang ringkas tetapi jelas.

2. Isi surat 

• Pembukaan yang menyatakan tujuan surat. 
• Penjelasan yang terperinci.
• Permohonan maaf bagi mengakui kesilapan anda dan langkah pembetulan. 

3. Pernyataan penutup 

• Pengesahan komitmen terhadap tanggungjawab.
• Nota terima kasih.

Menulis surat tunjuk sebab yang berkesan

1. Kejelasan dan ketepatan: Bagi memastikan surat tunjuk sebab berkesan, kunci yang utama dalam penulisan adalah pernyataan yang jelas dan tepat Butiran yang diberikan perlu relevan dan tidak melebihi daripada yang diperlukan. 

2. Nada profesional: Nada surat juga perlu selaras dengan konteks profesional agar ia dapat diterima dengan baik oleh penerima. 

3. Kejujuran dan tanggungjawab: Kejujuran dan bertanggungjawab atas kesilapan adalah aspek penting yang perlu dipertimbangkan.

Contoh surat tunjuk sebab

Sebagai panduan, artikel ini menyediakan contoh surat tunjuk sebab untuk pelbagai situasi seperti ketidakhadiran kerana masalah kesihatan, kelewatan akibat isu peribadi, tidak menepati tarikh akhir, dan kesalahan tingkah laku di tempat kerja. Setiap contoh surat rasmi ini dilengkapi dengan penjelasan senario dan surat terperinci untuk menunjukkan cara penulisan yang betul.

Contoh surat tunjuk sebab: Ketidakhadiran disebabkan masalah kesihatan

Ketidakhadiran kerja adalah perkara biasa di tempat kerja. Terdapat pelbagai sebab seseorang pekerja tidak dapat hadir, salah satunya ialah keperluan mendapatkan rawatan perubatan. Hal ini kerana, apabila pekerja jatuh sakit atau mengalami masalah kesihatan, penting bagi mereka mendapatkan rawatan yang sewajarnya. Dalam konteks ini, surat tunjuk sebab berperanan sebagai dokumen rasmi yang memberi penjelasan mengenai ketidakhadiran pekerja.

Berikut adalah contoh surat rasmi tunjuk sebab dengan struktur penulisan yang tepat sebagai panduan:  

[Nama anda]

[Alamat Anda]

[Tarikh]

[Nama Majikan]

[Nama Syarikat]

[Alamat Syarikat]

Tuan/Puan,

SURAT TUNJUK SEBAB MENGENAI KETIDAKHADIRAN

Saya, [Nama Anda], ingin mengemukakan Surat Tunjuk Sebab berkenaan dengan ketidakhadiran saya ke tempat kerja pada [Tarikh] disebabkan oleh keperluan mendapatkan rawatan perubatan yang diperlukan. Butir-butir berkaitan adalah seperti berikut:

1. Nama Pekerja: [Nama Pekerja]

2. Jabatan: [Jawatan Pekerja]

3. Tarikh Ketidakhadiran: [Tarikh]

4. Sebab Ketidakhadiran: Keperluan untuk mendapatkan rawatan perubatan yang diperlukan

5. Keterangan Tambahan: Saya telah dirujuk oleh doktor untuk menjalani ujian darah lanjutan berkaitan dengan keadaan kesihatan saya. Doktor telah menasihatkan saya untuk berehat sepenuhnya bagi mempercepatkan proses pemulihan.

Saya dengan rendah diri ingin memohon maaf atas sebarang kesulitan yang timbul berikutan ketidakhadiran saya ini. Saya bersedia untuk memberikan maklumat atau surat doktor yang diperlukan sebagai bukti sokongan.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,
⁠[Tandatangan]
⁠[Nama Pekerja]

Contoh surat rasmi tunjuk sebab di atas menunjukkan bagaimana sebuah surat tunjuk sebab sepatutnya disusun dengan jelas dan teratur bagi memberi penjelasan yang lengkap kepada majikan. Dengan adanya butir-butir yang dinyatakan dengan terperinci, majikan dapat memahami dengan lebih baik sebab-sebab ketidakhadiran pekerja dan membuat langkah-langkah yang sewajarnya dalam pengurusan pekerja.

Contoh surat tunjuk sebab: Kelewatan kerana masalah peribadi

Kelewatan dalam menunaikan kewajiban kerja merupakan perkara yang tidak dapat dielakkan dalam kehidupan profesional. Namun, apabila kelewatan tersebut disebabkan oleh masalah peribadi yang memerlukan penjagaan dan penyelesaian segera, adalah penting untuk memberikan penjelasan yang jujur dan terperinci kepada pihak atasan. Surat tunjuk sebab adalah saluran yang sesuai untuk menyampaikan penjelasan tersebut secara formal. 

Pihak atasan akan lebih memahami keadaan anda jika mereka menyedari bahawa anda memberikan penjelasan yang jujur dan teliti mengenai masalah yang sedang dihadapi. 

Berikut adalah contoh surat penjelasan tunjuk sebab kelewatan hadir ke tempat kerja:

[Nama Anda]

[Alamat Anda]
[Tarikh]


[Nama Majikan]

[Nama Syarikat]
[Alamat Syarikat]

Tuan/Puan,

SURAT TUNJUK SEBAB KELEWATAN HADIR KE TEMPAT KERJA

Saya, [Nama], ingin menyatakan bahawa saya mengalami kelewatan dalam hadir ke tempat kerja pada [tarikh] dikaitkan dengan masalah peribadi yang saya hadapi. Saya ingin memberikan penjelasan yang terperinci mengenai keadaan yang telah saya hadapi sebagaimana berikut:

Pada [tarikh], saya terpaksa pergi ke hospital kerana ibu saya mengalami kecederaan yang serius akibat kemalangan jalan raya. Saya adalah anak tunggal dan tidak mempunyai sesiapa yang boleh menggantikan saya untuk memberikan sokongan kepada ibu saya dalam situasi yang genting ini. Oleh itu, kelewatan saya ke tempat kerja adalah disebabkan oleh keperluan mendesak dan mendadak untuk menguruskan keadaan keluarga saya.

Saya dengan ikhlas memohon maaf atas segala kesulitan yang timbul akibat kelewatan saya ini. Saya sedar bahawa kehadiran dan ketepatan masa adalah penting di tempat kerja dan saya berjanji untuk memastikan perkara serupa tidak berulang pada masa akan datang. Saya juga bersedia untuk menyelesaikan sebarang tugasan yang tertunggak akibat kelewatan ini.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,
⁠[Tandatangan]
⁠[Nama]

Contoh surat tunjuk sebab: Tidak menepati tarikh akhir

Seiring dengan kehidupan profesional, tidak dapat dielakkan bahawa terdapat masa di mana seorang pekerja mungkin menghadapi situasi di mana dia tidak mampu menepati tarikh akhir kerja. Hal ini boleh berlaku atas pelbagai sebab, termasuk masalah kesihatan, isu peribadi, atau keperluan mendadak yang tidak dapat dielakkan. Dalam keadaan seperti ini, penting bagi pekerja untuk dapat mengemukakan surat tunjuk sebab kepada majikan dengan jelas dan terperinci.

Berikut adalah contoh surat penjelasan tunjuk sebab yang boleh digunakan sebagai panduan:

[Nama Anda]

[Alamat Anda]

[Tarikh]

[Nama Majikan ]

[Nama Syarikat]

[Alamat Syarikat]

Tuan / Puan,

TUNJUK SEBAB MENGENAI KELEWATAN DALAM MEMENUHI TARIKH AKHIR KERJA

Dengan segala hormatnya, saya ingin memaklumkan bahawa saya [Nama Anda] tidak dapat menepati tarikh akhir kerja yang ditetapkan pada [Tarikh]. Kelewatan ini disebabkan oleh masalah kesihatan yang saya hadapi baru-baru ini.

Pada [Tarikh], saya telah menerima diagnosis daripada doktor yang mengesahkan bahawa saya mengalami [Jenis Penyakit] yang memerlukan rawatan serta pemulihan yang tidak dapat dielakkan. Hasil daripada keadaan kesihatan saya, doktor telah dinasihatkan supaya saya berehat sepenuhnya selama [Tempoh Pemulihan]. Oleh itu, saya memerlukan masa tambahan sebelum saya dapat kembali bekerja sepenuhnya.

Saya ingin memohon maaf atas sebarang kesulitan yang timbul akibat kelewatan ini. Saya sedang berusaha untuk pulih sepenuhnya dan akan memastikan untuk memberitahu pihak tuan/puan mengenai perkembangan keadaan kesihatan saya dari semasa ke semasa.

Serta harapan untuk pihak tuan/puan dapat memahami situasi yang saya hadapi dan memberi kelulusan untuk kelewatan ini. Saya juga bersedia untuk membincangkan jadual kerja yang baru setelah saya kembali bekerja. Sekali lagi, saya mohon maaf dan berterima kasih atas budi bicara serta sokongan tuan/puan dalam hal ini.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,

[Tandatangan]

[Nama Pekerja]

Contoh surat tunjuk sebab di atas adalah contoh bagaimana seorang pekerja boleh menyusun surat tunjuk sebab dengan terperinci dan sopan. Melalui penerangan yang jelas dan butiran yang lengkap, majikan dapat memahami keadaan pekerja dengan lebih baik dan memberikan sokongan yang diperlukan.

Contoh surat tunjuk sebab: Salah laku di tempat kerja

Sebagai seorang pekerja adalah sangat penting untuk menjaga tingkah laku dan integriti di tempat kerja. Namun, situasi tertentu dapat menimbulkan kesalahan yang tidak diinginkan. Oleh itu, seorang pekerja yang terlibat dengan kes salah laku di tempat kerja wajib memberikan surat tunjuk sebab bagi mengelakkan kejadian tersebut bertambah buruk dan merosakkan imej profesional anda. Tambahan ia juga menyebabkan tugas yang tertangguh dan akan membebankan kepada anda dan syarikat.

Anda juga boleh merujuk kepada contoh di bawah sebagai contoh untuk surat tunjuk sebab apabila tidak menjalankan tugas atau tidak “punch card” di tempat kerja. 

Berikut adalah contoh surat tunjuk sebab salah laku pekerja di tempat kerja:

[Nama Anda]

[Alamat Anda]
[Tarikh]

[Nama Majikan]

[Nama Syarikat]
[Alamat Syarikat]

Tuan/Puan,

TUNJUK SEBAB MENGENAI SALAH LAKU DI TEMPAT KERJA

Dengan segala hormatnya, saya [nama anda] telah terlibat dengan insiden salah laku di tempat kerja pada [tarikh insiden]. Saya menyedari bahawa tindakan yang saya lakukan tidak mencerminkan standard etika seorang pekerja dan profesionalisme yang diharapkan dalam pekerjaan.

Pada [Tarikh], berlaku insiden menaikkan suara dengan menggunakan bahasa kasar antara saya dan rakan sekerja [nama rakan]. Saya mengakui bahawa dalam keadaan emosi yang memuncak, saya kehilangan kendali diri sehingga mengeluarkan perkataan tidak sopan dengan suara tinggi. Hal ini sangat memalukan dan tidak sewajarnya berlaku dalam organisasi.

Saya sangat menyesali tindakan tersebut dan menyedari bahawa hal tersebut tidak hanya melanggar kod etika di tempat kerja, tetapi juga merosak hubungan kerja yang baik antara saya dan rakan kerja saya. Sebagai seorang profesional, saya menyedari bahawa komunikasi yang efektif dan penuh hormat merupakan kunci dalam menciptakan suasana kerja yang sihat dan harmoni.

Oleh dengan itu untuk mengatasi impak dari insiden tersebut, saya bersedia untuk melakukan langkah-langkah memperbaiki sebagai berikut:

1. Meminta maaf secara langsung kepada rakan sekerja yang terlibat atas tindakan dan kata-kata yang telah saya ucapkan.

2. Mengikuti latihan atau bengkel khas mengenai pengurusan emosi dan komunikasi efektif di tempat kerja.

3. Menyusun komitmen untuk mengendalikan emosi dan menggunakan bahasa yang santun dalam setiap interaksi di lingkungan kerja.

Dengan hormatnya, sebagai penutup, saya sekali lagi ingin menegaskan permohonan maaf yang tulus atas kesalahan yang telah saya lakukan. Saya berjanji, insiden ini tidak akan berlaku lagi dan berjanji untuk menjaga momentum kerja lebih profesional dan sopan santun. 

Sekian, terima kasih.
Yang benar,
⁠
[Tandatangan]
⁠[Nama Pekerja]

Kesilapan biasa yang perlu dielakkan

Berikut adalah penjelasan terperinci mengenai kesilapan biasa yang perlu dielakkan:

1. Maklumat tidak lengkap: Salah satu kesilapan biasa yang sering berlaku ialah menyediakan maklumat yang tidak lengkap. Ini boleh memberi kesan kepada kefahaman penerima maklumat dan juga boleh menyebabkan kekeliruan. Oleh itu, penting untuk memastikan semua butiran yang diperlukan disertakan dalam komunikasi.

2. Menyalahkan orang lain: Menyalahkan orang lain apabila sesuatu tidak berjalan seperti yang diharapkan merupakan tindakan yang tidak beretika. Sebaiknya sebagai pekerja anda perlu mencari penyelesaian dan mengambil tanggungjawab ke atas keadaan tersebut.

3. Bahasa emosi: Menggunakan bahasa emosi semasa berinteraksi dengan orang lain seperti marah, kecewa atau frustasi boleh menjejaskan hubungan. Menjaga emosi dan menggunakan komunikasi yang tenang dan profesional sangat penting dalam konteks pekerjaan.

Dengan mengelakkan kesilapan-kesilapan ini, anda dapat meningkatkan keberkesanan komunikasi anda dan memastikan hubungan yang baik dengan orang lain. 

Juga: 4 Contoh & Panduan Surat Pertukaran Tempat Kerja

Tips untuk pekerja baru

Bagi pekerja baru, adalah penting untuk memahami asas penulisan surat tunjuk sebab serta menjaga komunikasi yang baik dengan penyelia. Mencari bimbingan dan nasihat daripada rakan senior atau penyelia adalah langkah bijak dalam memastikan penulisan surat yang betul. 

Selain daripada itu, sebagai seorang pekerja baru, beberapa tips penting yang perlu diperhatikan untuk memastikan kejayaan dan perkembangan dalam kerjaya anda seperti berikut:

1. Komunikasi berkala dengan penyelia

Sebagai pekerja baru, salah satu aspek yang penting adalah komunikasi berkala dengan penyelia anda. Komunikasi yang baik dengan penyelia tidak hanya membantu dalam membangun hubungan kerja yang positif tetapi juga memudahkan anda menerima, memahami dan melakukan tugasan dengan jelas. 

Penyelia perlu dimaklumkan tentang sebarang isu atau cabaran yang dihadapi, dan juga mengemukakan sebarang cadangan atau idea yang boleh memberi manfaat kepada organisasi. 

2. Memahami dasar syarikat

Selain daripada itu, memahami dasar syarikat adalah penting bagi setiap pekerja baru. Dengan memahami dasar syarikat, anda dapat melaksanakan tugas anda dengan lebih cekap dan mengelakkan sebarang pelanggaran yang tidak diingini. Dasar syarikat menjadi panduan untuk berinteraksi dengan rakan sekerja dan atasan. 

Memahami kod etika dan dasar syarikat adalah langkah penting untuk memperbaiki diri anda dalam konteks profesional. Mematuhi kod etika yang ditetapkan oleh syarikat akan membantu memperkukuh reputasi anda sebagai pekerja yang boleh dipercayai dan berintegriti. 

3. Mencari bimbingan bila perlu

Apabila menghadapi situasi yang mencabar, mencari bimbingan dari penyelia atau mentor yang lebih berpengalaman adalah suatu tindakan yang bijak. Mereka boleh memberikan nasihat dan panduan yang berguna untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi. 

Kesimpulan

Surat tunjuk sebab dari pekerja kepada majikan adalah dokumen yang sangat penting untuk memberikan penjelasan secara terperinci mengenai alasan mengapa hal tersebut berlaku secara profesional. 

Tujuan utama surat tunjuk sebab adalah untuk menjelaskan maklumat penuh kepada majikan agar mereka dapat memahami konteks dengan  lebih baik dan membuat keputusan yang lebih tepat. Oleh itu, kesedaran terhadap kepentingan dan penerapan struktur yang tepat dalam penulisan surat tunjuk sebab adalah kritikal untuk memastikan hubungan antara pekerja dan majikan dapat ditingkatkan. 

Surat ini juga dapat menjana perbincangan yang konstruktif dan membantu mencapai penyelesaian yang memuaskan bagi semua pihak yang terlibat. Tindakan disiplin atau implikasi undang-undang tidak dikenakan kepada pekerja jika ada alasan yang kukuh melalui surat ini.

Soalan lazim

1. Apakah itu surat tunjuk sebab?
Surat tunjuk sebab adalah suatu dokumen bertulis yang digunakan untuk memberi penjelasan atau alasan yang rasional bagi satu tindakan, keputusan, atau keadaan yang berlaku. Contohnya, memberi penerangan sebab-sebab anda tidak hadir ke tempat kerja, lewat hadir bekerja, ataupun tidak hadir ke satu mesyuarat. 
⁠

2. Apa yang akan terjadi jika saya tidak memberikan surat tunjuk sebab?
Jika anda tidak memberikan surat tunjuk sebab ketika diminta, anda mungkin akan diperlakukan sebagai tidak menyedari atau tidak menjaga komitmen atau dikenakan kesalahan tata tertib. Ini boleh memberi kesan kepada imej dan reputasi anda, serta boleh menimbulkan kesangsian terhadap niat dan tindakan yang dilakukan.
⁠

3. Apakah isi kandungan utama yang perlu ada dalam surat tunjuk sebab?
Beberapa komponen utama yang perlu ada dalam surat tunjuk sebab termasuk:

1. Surat mempunyai struktur asas iaitu harus mempunyai kepala surat yang mengandungi maklumat seperti tarikh, nama penerima, dan butiran pengirim

2. Penerangan ringkas dan jelas mengenai kejadian atau tindakan yang sedang dibincangkan.

3. Penjelasan yang tepat dan logik berkaitan dengan sebab-sebab kejadian tersebut berlaku.

4. Bukti atau fakta yang menyokong penjelasan yang diberikan.

5. Kesimpulan yang mantap dan cadangan tindakan yang sesuai untuk menyelesaikan atau menangani situasi. Dengan memastikan komponen-komponen penting ini ada dalam surat tunjuk sebab, anda dapat menyampaikan penjelasan anda dengan lebih efektif dan membantu pihak lain memahami konteks sebenar di sebalik sesuatu kejadian.