Tips dan contoh surat tunjuk sebab tidak hadir kerja: panduan wajib untuk pekerja - Jobstreet Malaysia

Surat tunjuk sebab tidak hadir kerja adalah dokumen rasmi yang dikeluarkan oleh pekerja kepada majikan untuk menjelaskan ketidakhadiran mereka di tempat kerja. Penjelasan ini membolehkan majikan membuat keputusan yang wajar.

Surat ini penting untuk mengekalkan disiplin, memelihara hubungan baik antara majikan dan pekerja, sebagai rekod rasmi, dan menggalakkan komunikasi yang jelas.
⁠
⁠Dalam artikel ini, kami akan memberikan maklumat tentang kepentingan dan struktur surat tersebut serta contoh dan tips yang berguna untuk anda sebagai pekerja.

• ⁠Apakah itu surat tunjuk sebab tidak hadir kerja?
• ⁠Isi kandungan surat tunjuk sebab tidak hadir kerja
• ⁠Cara menulis surat tunjuk sebab tidak hadir kerja yang berkesan
• ⁠Contoh surat tunjuk sebab tidak hadir kerja
• ⁠Contoh surat tunjuk sebab tidak hadir kerja kerana masalah peribadi
• ⁠Contoh surat tunjuk sebab tidak hadir kerja kerana tanggungjawab keluarga
• ⁠Contoh surat tunjuk sebab tidak hadir kerja kerana keadaan yang tidak dijangka
• ⁠Kesilapan biasa yang perlu dielakkan ⁠
• Kesimpulan
• Soalan lazim 
  ⁠

Apakah itu surat tunjuk sebab tidak hadir kerja?

Surat tunjuk sebab tidak hadir kerja merupakan satu dokumen rasmi yang dikeluarkan oleh seorang pekerja kepada majikannya untuk menjelaskan sebab-sebab ketidakhadiran pekerja tersebut di tempat kerja. Surat ini merupakan satu bentuk tanggungjawab dan penjelasan daripada pekerja mengenai kegagalannya hadir bekerja seperti yang dijadualkan.

Surat ini biasanya diperlukan dalam situasi seperti ketidakhadiran tanpa kebenaran, cuti sakit yang melebihi tempoh dibenarkan, kecemasan keluarga, atau hal peribadi yang mendesak, serta situasi lain mengikut polisi syarikat.

Melalui surat ini, pekerja boleh menjelaskan dengan terperinci sebab ketidakhadiran mereka dan menyertakan bukti sokongan jika ada. Ini membantu majikan membuat keputusan yang wajar. Namun, jika gagal mengemukakan surat tunjuk sebab, pekerja mungkin berdepan kesalahan tata tertib seperti amaran, potongan gaji, atau dalam kes serius, penamatan perkhidmatan.

Isi kandungan surat tunjuk sebab tidak hadir kerja

Surat tunjuk sebab tidak hadir kerja yang ditulis oleh pekerja bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai ketidakhadiran mereka kepada majikan. Surat ini perlu ditulis dengan jelas, jujur, dan formal. 

Berikut adalah komponen-komponen yang biasanya terdapat dalam surat ini:
⁠

1. Kepala Surat

• Nama dan alamat pekerja
• Tarikh surat
• Nama dan alamat majikan

2. Perkara

• Tajuk surat, contohnya: "Penjelasan Ketidakhadiran Kerja"

3. Pengenalan

• Salam pembuka seperti "Kepada (Nama Majikan)"
  ⁠

4. Tajuk surat

• Menyatakan sebab pekerja menulis surat ini, iaitu untuk memberikan penjelasan mengenai ketidakhadiran
  ⁠

5. Butiran ketidakhadiran

• Menyatakan tarikh atau tarikh-tarikh ketidakhadiran.
• Menyatakan alasan-alasan yang jelas dan spesifik mengenai ketidakhadiran tersebut (contohnya, sakit, kecemasan keluarga, masalah kenderaan)
  ⁠

6. Dokumen sokongan

• Jika ada, lampirkan bukti sokongan seperti surat doktor, laporan polis, atau dokumen lain yang berkaitan
  ⁠

7. Permohonan maaf

• Meminta maaf atas ketidakhadiran dan sebarang kesulitan yang ditimbulkan
  ⁠

8. Penutup

• Menyatakan harapan agar penjelasan diterima dan ucapan terima kasih atas pertimbangan majikan.
• Salam penutup yang sopan seperti "Sekian, terima kasih."
  ⁠

9. Tandatangan dan nama penulis

• Nama dan tandatangan pekerja

Cara menulis surat tunjuk sebab tidak hadir kerja yang berkesan 

• Memberikan bukti sokongan: Sertakan bukti sokongan seperti surat doktor atau dokumen perubatan yang relevan, dan nyatakan sumber bukti seperti surat dari pihak berkuasa jika ada.

• Menyediakan rancangan kontingensi: Berikan penyelesaian jangka panjang untuk mengelakkan ketidakhadiran pada masa hadapan dengan menyatakan langkah-langkah yang akan diambil. Contohnya, surat sebab tidak hadir ke mesyuarat atau surat lewat hadir kerja.

• Menunjukkan kejujuran: Anda harus menunjukkan kejujuran dengan mengambil tanggungjawab atas kesalahan yang dilakukan. Elakkan memberikan alasan yang tak benar. 

Contoh surat tunjuk sebab tidak hadir kerja

Berikut di bawah adalah contoh-contoh surat tunjuk sebab tidak hadir kerja berdasarkan situasi tertentu:

Contoh surat tunjuk sebab tidak hadir kerja kerana sakit

Contoh surat tunjuk sebab tidak hadir di bawah menyatakan tentang pekerja yang tidak dapat hadir ke tempat kerja oleh sebab masalah kesihatan yang agak serius. Surat ini menyatakan penyakit yang dialami dan pekerja juga boleh menyediakan sijil perubatan sebagai bukti atau sokongan. 
⁠

(Alamat Pekerja)

(Tarikh)

⁠(Nama Majikan/Penyelia)

(Nama Syarikat)

(Alamat Syarikat)
⁠

Tuan/Puan,

Surat Tunjuk Sebab Tidak Hadir Kerja (Sakit)

Saya, (Nama Pekerja) dengan rendah hati ingin memohon kebenaran tuan atas ketidakhadiran saya bekerja pada (Tarikh Tidak Hadir Kerja)

Pada tarikh tersebut, saya mengalami keadaan kesihatan yang tidak membolehkan saya untuk hadir bekerja. Saya mengalami demam tinggi dan gejala-gejala yang menyakitkan, yang memerlukan saya untuk mendapatkan rawatan perubatan segera. Saya telah berjumpa dengan doktor dan mereka menasihatkan saya untuk berehat sepenuhnya untuk memulihkan kesihatan saya.

Untuk pengesahan, saya sertakan surat daripada (Dokumen Sokongan)  yang menerangkan keadaan kesihatan saya ketika itu. Setelah menerima rawatan yang sewajarnya, saya kini sudah pulih dan bersedia untuk kembali bertugas sepenuhnya pada hari ini.

Saya mengakui akan kesilapan kerana tidak dapat memberitahu pihak majikan lebih awal tentang ketidakhadiran saya. Saya amat kesall atas sebarang kesulitan yang ditimbulkan. Kejadian seperti ini tidak akan berulang pada masa akan datang.

Terima kasih atas kefahaman dan pertimbangan tuan. Saya berazam untuk terus memberi komitmen cemerlang di tempat kerja.

Yang benar,

(Tandatangan Anda)

(Nama Anda)
⁠

Contoh surat tunjuk sebab tidak hadir kerja kerana masalah peribadi

Contoh surat tunjuk sebab tidak hadir di bawah menyatakan tentang pekerja yang tidak dapat hadir ke tempat kerja kerana masalah penting dalam kehidupan peribadi. Sebagai contoh, masalah kesihatan diri sendiri atau ahli keluarga yang memerlukan perhatian segera, kehilangan penting seperti kebakaran atau bencana, atau sebab-sebab lain yang tidak dapat dielakkan. 

(Alamat Pekerja)

(Tarikh)

(Nama Majikan/Penyelia)

(Nama Syarikat)

(Alamat Syarikat)

Tuan/Puan,

Surat Tunjuk Sebab Tidak Hadir Kerja (Kecemasan Peribadi)

Saya, [Nama Pekerja], ingin memberi penjelasan berkenaan ketidakhadiran saya pada [Tarikh Ketidakhadiran]. Saya sedar bahawa ketidakhadiran ini mungkin menimbulkan kesulitan di tempat kerja, namun saya ingin menjelaskan dengan sebaik mungkin.

Pada tarikh tersebut, saya tidak hadir bekerja kerana kecemasan peribadi yang memerlukan perhatian segera. [Jelaskan secara ringkas situasi kecemasan peribadi, contohnya: anggota keluarga saya mendapat kemalangan yang serius). Keadaan ini memerlukan kehadiran saya untuk membantu keluarga dalam menghadapi situasi ini.

Saya memahami kepentingan kehadiran pekerja di tempat kerja, dan saya memohon maaf atas segala kesulitan yang timbul akibat ketidakhadiran saya. Saya juga telah berbincang dengan rakan sekerja yang bertugas untuk mengambil alih tugasan saya semasa ketiadaan.

Saya berjanji untuk kembali ke tempat kerja sebaik sahaja situasi saya stabil, dan saya akan mengambil langkah-langkah untuk memastikan kehadiran saya yang baik pada masa depan. Sekali lagi, saya mohon maaf atas ketidakselesaan yang mungkin timbul akibat ketidakhadiran saya.

Terima kasih atas pemahaman dan sokongan anda dalam perkara ini. Saya amat menghargainya.

Yang benar,

(Tandatangan Anda)

(Nama Anda)

Contoh surat tunjuk sebab tidak hadir kerja kerana tanggungjawab keluarga

Contoh surat tunjuk sebab tidak hadir di bawah menyatakan tentang pekerja yang tidak dapat hadir ke tempat kerja kerana tanggungjawab keluarga seperti harus membawa anggota keluarga ke hospital. 

(Alamat Pekerja)

(Tarikh)

(Nama Majikan/Penyelia)

(Nama Syarikat)

(Alamat Syarikat)

Tuan/Puan,

Surat Tunjuk Sebab Tidak Hadir Kerja (Tanggungjawab Keluarga)

Saya, [Nama Pekerja], ingin memberi penjelasan berkenaan ketidakhadiran saya pada [Tarikh Ketidakhadiran]. Saya sedar bahawa ketidakhadiran ini mungkin menimbulkan kesulitan di tempat kerja, namun saya ingin menjelaskan dengan sebaik mungkin.

Pada tarikh tersebut, saya tidak hadir bekerja kerana kecemasan peribadi yang memerlukan perhatian segera. [Jelaskan secara ringkas situasi tanggungjawab keluarga, contohnya: harus membawa anggota keluarga ke hospital). Keadaan ini memerlukan kehadiran saya untuk membantu keluarga dalam menghadapi situasi ini.

Saya memahami kepentingan kehadiran pekerja di tempat kerja, dan saya memohon maaf atas segala kesulitan yang timbul akibat ketidakhadiran saya. Saya juga telah berbincang dengan rakan sekerja yang bertugas untuk mengambil alih tugasan saya semasa ketiadaan.

Saya berjanji untuk kembali ke tempat kerja sebaik sahaja situasi saya stabil, dan saya akan mengambil langkah-langkah untuk memastikan kehadiran saya yang baik di masa depan. Sekali lagi, saya mohon maaf atas ketidakselesaan yang mungkin timbul akibat ketidakhadiran saya.

Terima kasih atas pemahaman dan sokongan anda dalam perkara ini. Saya menghargainya dengan amat.

Yang benar,

(Tandatangan Anda)

(Nama Anda)

Contoh surat tunjuk sebab tidak hadir kerja kerana keadaan yang tidak dijangka

Contoh surat tunjuk sebab di bawah menunjukkan bahawa pekerja tidak dapat hadir ke tempat kerja disebabkan oleh kejadian yang tidak dirancang sebelumnya. Ini boleh termasuk kecemasan kesihatan mendadak, kecelakaan, kematian dalam keluarga, atau sebarang peristiwa yang memerlukan kehadiran mendadak yang tidak dapat dielakkan.

(Alamat Pekerja)

(Tarikh)

(Nama Majikan/Penyelia)

(Nama Syarikat)

(Alamat Syarikat)

Tuan/Puan,

Surat Tunjuk Sebab Tidak Hadir Kerja

Saya, (Nama Pekerja), dengan rasa rendah diri ingin memohon maaf atas ketidakhadiran saya ke tempat kerja pada (tarikh ketidakhadiran) tanpa kebenaran. Saya menyedari bahawa tindakan saya ini menyalahi prosedur dan polisi syarikat serta menimbulkan kesulitan kepada pihak pengurusan dan rakan sekerja.

Ketidakhadiran saya pada hari tersebut disebabkan oleh (alasan yang sahih dan jelas, contohnya masalah kesihatan,  masalah keluarga yang mendesak, atau situasi kecemasan yang tidak dapat dielakkan). Saya amat kesal kerana tidak dapat memberikan notis awal mengenai ketidakhadiran ini.

Saya ingin memberi jaminan kepada pihak Tuan/Puan bahawa saya tidak berniat untuk mengabaikan tanggungjawab kerja saya. Saya telah berusaha sedaya upaya untuk mengatasi masalah tersebut, namun tidak berjaya dalam masa yang singkat. Saya juga telah mengambil langkah-langkah untuk memastikan perkara ini tidak berulang lagi di masa hadapan, seperti (contoh langkah-langkah yang diambil untuk mengelakkan ketidakhadiran tanpa kebenaran di masa depan, seperti merancang lebih awal, memastikan saluran komunikasi yang betul).

Saya sangat berharap pihak Tuan/Puan dapat memahami situasi yang saya hadapi dan menerima permohonan maaf saya ini. Saya komited untuk memperbaiki kesilapan saya dan akan berusaha lebih keras untuk memastikan kehadiran saya di tempat kerja pada masa akan datang adalah konsisten dan mematuhi polisi syarikat.

Sekian, terima kasih atas perhatian dan pertimbangan yang diberikan.

Yang benar,

[Tandatangan Anda]

[Nama Anda]

Juga: 4 Contoh & Panduan Surat Pertukaran Tempat Kerja

Kesilapan biasa yang perlu dielakkan 

Terdapat beberapa kesilapan biasa yang harus dielakkan ketika menulis surat tunjuk sebab tidak hadir. Berikut di bawah adalah penjelasan terperinci mengenai kesilapan biasa yang perlu dielakkan:

1. Tidak memberikan maklumat yang lengkap 

Salah satu kesilapan adalah tidak memberikan maklumat yang lengkap dalam surat tunjuk sebab tidak hadir. Anda harus menyatakan maklumat seperti masa, tarikh, sebab ketidakhadiran dan bukti atau sokongan yang relevan. 

2. Tidak mengambil tanggungjawab 

Kesilapan yang sering dilakukan adalah tidak mengambil bertanggungjawab atas diri sendiri dan menyalahkan orang lain. Anda digalakkan untuk mengambil tanggungjawab kerana ia boleh menunjukkan profesionalisme dan kejujuran. 

3. Tidak jaga emosi 

Apabila menulis surat tunjuk sebab tidak hadir, anda harus menjaga emosi supaya nada surat menunjukkan profesionalisme. Anda harus menggunakan nada yang profesional dan menyatakan penjelasan yang jelas tentang sebab ketidakhadiran. 

Tips untuk pekerja

Pekerja digalakkan untuk memahami asas penulisan surat tunjuk sebab tidak hadir supaya dapat menjaga hubungan dengan penyelia. Berikut adalah beberapa tips penting yang perlu diperhatikan: 

1. Menjaga hubungan komunikasi dengan penyelia

Anda digalakkan untuk menjaga hubungan komunikasi dengan penyelia supaya dapat mengelakkan konflik atau salah faham. Sebagai contoh, anda boleh sentiasa maklumkan penyelia tentang sebarang masalah yang timbul atau cadangan yang boleh memberi manfaat. 

2.  Mengenali dasar-dasar syarikat

Selain itu, anda harus memahami dasar syarikat supaya boleh menjalankan tugas selaras dengan jangkaan syarikat. Sebagai contoh, anda harus mengenali kod etika, peraturan, dan lain-lain. 

3. Meminta bantuan jika perlu

Jika anda tidak pasti tentang sesuatu, jangan ragu untuk mencari bantuan dari rakan sekerja atau penyelia anda. Dengan ini, ia menunjukkan bahawa anda ingin memperbaiki diri dan sedia untuk belajar. 

Kesimpulan

Surat tunjuk sebab tidak hadir kerja penting untuk menjaga hubungan baik antara pekerja dan majikan. Dengan mengemukakan surat ini dan memberikan penjelasan jelas, kita menunjukkan bahawa kita menghormati majikan dan bertanggungjawab atas tindakan kita.

Memberikan penjelasan terperinci dan bukti sokongan juga membantu membina kepercayaan majikan. Majikan akan melihat kita sebagai pekerja yang jujur dan boleh dipercayai.

Sebagai seorang pekerja surat yang  diberikan adalah untuk menunjuk komitmen kita terhadap tugas, dan majikan pasti akan menghargainya. Surat ini membuka ruang untuk perbincangan terbuka antara kita dan majikan, yang membantu menyelesaikan isu dengan lebih baik.

Akhirnya, jika kita tahu ada kemungkinan tidak dapat hadir bekerja, kita perlu proaktif dengan menyediakan pelan tindakan. Kita boleh berbincang dengan rakan sekerja untuk mengambil alih tugasan buat sementara waktu. Dengan cara ini, anda boleh mengelakkan atau mengurangkan ketidakhadiran kerja yang tidak perlu, meningkatkan produktiviti, mengekalkan profesionalisme, dan menjaga hubungan baik dengan majikan.

Soalan lazim  

1. Apakah itu surat tunjuk sebab tidak hadir kerja?

Surat tunjuk sebab tidak hadir kerja adalah dokumen rasmi yang ditulis oleh seorang pekerja untuk menjelaskan dan memberikan alasan yang sahih mengapa mereka tidak dapat hadir ke tempat kerja pada tarikh tertentu. 

Surat ini biasanya diserahkan kepada majikan anda atau pihak pengurusan sebagai bentuk tanggungjawab dan untuk mengelakkan sebarang tindakan disiplin akibat ketidakhadiran tanpa pemberitahuan.

Dengan itu, menulis surat tunjuk sebab adalah penting kerana ia berfungsi sebagai rekod rasmi ketidakhadiran, menunjukkan rasa tanggungjawab  pekerja, membantu mengelakkan salah faham, dan memelihara hubungan baik antara pekerja dan majikan. Ia juga membantu mengelakkan tindakan disiplin daripada majikan.
⁠

2. Apakah komponen utama yang perlu ada dalam surat tunjuk sebab tidak hadir kerja?

• Butir-butir peribadi anda

• Tarikh/tempoh ketidakhadiran

• Sebab/penjelasan ketidakhadiran secara terperinci

• Dokumen sokongan seperti sijil doktor/laporan jika ada

• Pengakuan tanggungjawab dan permohonan maaf

3. Bagaimana cara menulis surat tunjuk sebab tidak hadir kerja yang berkesan?

Untuk menulis surat tunjuk sebab tidak hadir kerja yang berkesan, nyatakan sebab ketidakhadiran dengan jujur dan tepat. Anda boleh gunakan bahasa formal dan ringkas. Berikan butiran lengkap mengenai alasan anda tanpa berlebihan. Sertakan butiran seperti tarikh tidak hadir, sebab yang mendesak, dan langkah-langkah yang diambil untuk memperbaiki situasi. Selain itu, pastikan surat tersebut disemak untuk kejelasan dan kesalahan tatabahasa sebelum diserahkan kepada majikan.