Panduan Surat Rasmi: Format, Contoh & Template
Surat rasmi adalah dokumen penting yang memainkan peranan besar dalam urusan rasmi, baik melibatkan individu mahupun organisasi. Dengan nada profesional dan kecekapan dalam penyampaian mesej, surat rasmi masih relevan sebagai alat komunikasi formal, meskipun di era moden.
Penulisan surat rasmi yang berkesan tidak hanya menyampaikan mesej secara profesional tetapi juga mempengaruhi pembacanya untuk mengambil tindakan yang sesuai dengan garis masa yang ditetapkan. Oleh itu, memiliki kemampuan menulis surat rasmi yang berkesan merupakan kemahiran penting.
Persoalannya, bagaimanakah caranya untuk menulis surat rasmi yang berkesan?
- Apakah Itu surat rasmi?
- Tujuan surat rasmi
- Format asas surat rasmi
- Contoh menulis pelbagai jenis surat rasmi
- Cara untuk menghantar lampiran dengan surat rasmi
- Kesimpulan
- Soalan lazim (FAQ) mengenai surat rasmi
Apakah Itu surat rasmi?
Surat rasmi adalah dokumen bertulis yang digunakan untuk komunikasi formal. Ia sering digunakan oleh individu untuk tujuan seperti permohonan kerja atau membuat aduan, dan oleh organisasi untuk pengurusan dan kerjasama perniagaan.
Tujuan surat rasmi
- Permohonan kerja: Digunakan sebagai pengenalan diri kepada bakal majikan, memberikan gambaran awal tentang kelayakan, kemahiran, dan minat terhadap jawatan yang dimohon.
- Surat peletakan jawatan: Berfungsi sebagai notis peletakan jawatan kepada majikan, mengandungi informasi penting seperti tarikh akhir bekerja dan sebab berhenti.
- Permintaan rasmi atau pertanyaan: Merupakan permohonan rasmi atau pertanyaan yang ditujukan kepada organisasi atau badan kerajaan, seperti surat memohon kebenaran.
- Aduan rasmi: Berfungsi sebagai notis aduan daripada individu atau komuniti, yang mengandungi informasi tentang aduan seperti pihak yang terlibat dan cadangan penyelesaian.
- Urusan perniagaan rasmi: Sebagai dokumen rasmi urusan perniagaan melibatkan dua dan lebih pihak, seperti surat perjanjian kerjasama antara syarikat.
Kepentingan surat rasmi
Sama ada dalam bentuk bercetak mahupun e-mel, surat rasmi berfungsi sebagai dokumen rasmi dalam sesuatu urusan rasmi. Berikut adalah antara kepentingan utama mengapa surat rasmi ditulis.
- Alat komunikasi formal: Surat rasmi berfungsi sebagai medium untuk menyampaikan mesej secara formal. Selain itu, ia juga menggambarkan tahap profesionalisme dan komitmen pengirim dalam mencapai persetujuan atau mendapatkan kepercayaan penerima.
- Mengekalkan rekod dan bukti dokumentasi: Surat rasmi digunakan sebagai dokumentasi maklumat-maklumat penting berkaitan sesuatu urusan rasmi, seperti pihak-pihak yang terlibat, tarikh komunikasi, serta maklumat yang ingin diberi penekanan. Surat rasmi juga boleh dijadikan rujukan atau bukti sekiranya berlaku pertikaian dalam urusan tersebut.
Format asas surat rasmi
Disebabkan peranan surat rasmi yang besar, maka penting untuk surat rasmi ditulis mengikut komponen yang tersusun dan bahasa yang jelas bagi melambangkan tahap formaliti komunikasi yang berlaku.
Antara komponen penting yang perlu ada dalam penulisan surat rasmi adalah:
- Kepala surat: Mengandungi maklumat pengirim.
- Nama penuh pengirim
- Alamat penuh - Alamat penerima: Mengandungi maklumat penerima.
- Nama penuh penerima
- Jawatan
- organisasi
- Alamat penerima - Tarikh surat:
- Tarikh ditulis penuh
- Posisi di bahagian kanan surat, sebaris negeri alamat penerima - Salam pembuka/formaliti: Panggilan hormat kepada penerima
- Gunakan panggilan yang bersesuaian seperti “Tuan/Puan atau “Yang Berhormat”
- Diletakkan koma (,) di hujung panggilan - Tajuk surat/Perkara: Subjek utama atau tujuan mengapa surat ditulis
- Ditulis dalam huruf besar - Pendahuluan: Pengenalan diri pengirim dan tujuan surat ditulis.
- Ditulis secara ringkas dan jelas tujuan utama
- Perenggan tiada nombor dan bermula dari tepi surat - Isi surat: Info lanjutan sebagai sokongan kepada pendahuluan.
- Awal perenggan ditulis dengan nombor, bermula nombor dua (2) - Penutup: Respons atau tindakan yang diharapkan daripada penerima
- Perenggan tidak bernombor dan bermula dari margin kiri surat. - Pengakuan: Pengakuan daripada pengirim
- Gunakan ucapan ringkas seperti “Yang benar” - Tandatangan dan nama pengirim:
- Nama penuh pengirim dan tandatangan.
- Sekiranya berkaitan, sertakan jawatan dan nama organisasi pengirim
Contoh menulis pelbagai jenis surat rasmi
Berikut adalah contoh-contoh templat surat rasmi yang boleh anda jadikan rujukan mengikut situasi dan tujuan surat rasmi itu ditulis.
1. Contoh surat rasmi permohonan kerja
Ketika memohon pekerjaan, penulisan surat rasmi sangat penting untuk mewakili diri anda. Surat permohonan kerja yang berkesan dapat meningkatkan peluang anda untuk diterima bekerja.
Di bawah ini adalah templat contoh surat rasmi permohonan kerja bagi anda yang mempunyai pengalaman bekerja.
[Nama Anda]
[Alamat Anda]
[Poskod, Bandar]
[Negeri]
[Nama Pengurus Pengambilan]
[Nama Syarikat]
[Alamat Syarikat]
[Poskod, Bandar]
[Negeri] [Tarikh]
Tuan/Puan,
PERMOHONAN JAWATAN [Nama jawatan]
Saya, [Nama Anda], menulis untuk memohon jawatan [Nama Jawatan] yang diiklankan di [sumber iklan jawatan] pada [tarikh iklan]. Saya percaya jawatan ini bertepatan dengan latar akademik dan kemahiran saya. Saya merupakan pemegang Ijazah [Nama Ijazah] dari [Nama Universiti] dan memiliki pengalaman selama [bilangan tahun pengalaman] dalam bidang [nama bidang].
2. Saya sangat tertarik dengan peluang untuk bekerja di [Nama Syarikat] kerana [sebutkan sebab khusus mengapa anda ingin bekerja di syarikat tersebut, seperti nilai syarikat, budaya kerja, atau projek terkini yang menarik perhatian anda]. Saya yakin bahawa dengan latar belakang saya dalam [sebutkan pengalaman atau kemahiran relevan], saya dapat memberikan sumbangan yang berharga kepada pasukan [nama jabatan atau pasukan di syarikat].
3. Bersama surat ini, saya lampirkan resume dan portfolio saya untuk rujukan yang lebih mendalam tentang latar belakang profesional saya. Saya berharap dapat berpeluang untuk berbincang lebih lanjut tentang bagaimana saya dapat membantu [Nama Syarikat] mencapai objektifnya.
4. Terima kasih atas pertimbangan dan masa yang diberikan. Saya menantikan kesempatan untuk menghadiri sesi temu duga. Sila hubungi saya di [nombor telefon] atau melalui e-mel [alamat e-mel] untuk mengatur temu janji.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
[Tanda Tangan]
[Nama Penuh]
Untuk menulis email mohon kerja, anda boleh merujuk kepada contoh-contoh dalam artikel ini: 5 Contoh Email Mohon Kerja Terkini.
2. Contoh surat rasmi berhenti kerja notis sebulan
Selain permohonan kerja, anda juga mungkin perlu menulis surat rasmi untuk urusan rasmi antara anda dan majikan, seperti surat rasmi berhenti kerja. Penulisan surat berhenti kerja juga mencerminkan etika kerja anda yang tinggi.
[Nama Anda]
[Alamat Anda]
[Poskod, Bandar, Negeri]
[No. Telefon]
[Email]
[Nama Penerima]
[Jawatan Penerima]
[Nama Syarikat]
[Alamat Syarikat]
[Poskod, Bandar]
[Negeri] [Tarikh]
Tuan/Puan,
PER: PEMBERITAHUAN BERHENTI KERJA
Dengan hormatnya, saya ingin memaklumkan bahawa saya akan meletakkan jawatan sebagai [Jawatan Anda] di [Nama Syarikat], berkuat kuasa pada [Tarikh Akhir Kerja, contohnya: 30 hari dari tarikh surat ini].
2. Setelah membuat pertimbangan yang teliti dan rasional, saya telah memutuskan untuk mengambil langkah ini kerana [sebab pengunduran diri, contoh: peluang kerjaya baru, komitmen keluarga, atau pendidikan lanjutan].
3. Saya ingin mengucapkan terima kasih yang tidak terhingga atas peluang yang telah diberikan kepada saya selama [Tempoh Masa Bekerja] di [Nama Syarikat]. Pengalaman dan pengetahuan yang telah saya peroleh di sini amat berharga dan akan sentiasa saya hargai.
4. Saya komited untuk memastikan proses peralihan yang lancar dan akan melakukan yang terbaik untuk menyelesaikan semua tugas dan tanggungjawab saya sebelum berhenti. Saya juga bersedia membantu dalam melatih pengganti untuk memastikan bahawa semua projek saya diserahkan dengan sempurna.
5. Saya menghargai bantuan dan sokongan yang saya terima selama saya berkhidmat, dan saya berharap [Nama Syarikat] akan terus berjaya di masa hadapan. Saya berharap untuk menjaga hubungan yang baik dan mungkin bekerja sama lagi pada masa akan datang.
Terima kasih sekali lagi atas peluang dan pengalaman yang diberikan. Sila hubungi saya di [No. Telefon] atau [Email] jika anda memerlukan maklumat lanjut atau bantuan selanjutnya.
Yang benar,
[Tandatangan]
[Nama Penuh]
3. Contoh surat rasmi berhenti kerja 24 jam
Terdapat sedikit perbezaan kandungan antara surat rasmi berhenti kerja notis sebulan dan notis 24jam. Di bawah adalah contoh penulisan surat rasmi peletakan jawatan notis 24 jam kepada majikan bagi alasan tertentu.
[Nama Anda]
[Alamat Anda]
[Poskod, Bandar, Negeri]
[No. Telefon]
[Email]
[Nama Penerima]
[Jawatan Penerima]
[Nama Syarikat]
[Alamat Syarikat]
[Poskod, Bandar]
[Negeri] [Tarikh]
Tuan/Puan,
PER: PEMBERITAHUAN BERHENTI KERJA SERTA MERTA
Dengan hormatnya, saya ingin memaklumkan bahawa saya akan meletakkan jawatan sebagai [Jawatan Anda] di [Nama Syarikat] berkuat kuasa serta-merta pada hari ini, [Tarikh Akhir Kerja].
2. Saya mengambil keputusan ini kerana [sebab pengunduran diri, contoh: isu kesihatan diri/keluarga, komitmen keluarga, atau sambung belajar].
3. Saya bersedia membantu melatih pengganti saya melalui [Medium Komunikasi, contoh: panggilan video] bagi memastikan projek saya dapat diteruskan. Sila hubungi saya di [No. Telefon] atau [Email] jika anda memerlukan bantuan selanjutnya.
4. Saya ingin mengucapkan terima kasih yang tidak terhingga atas peluang yang telah diberikan kepada saya di [Nama Syarikat], dan saya berharap [Nama Syarikat] akan terus berjaya di masa hadapan.
5. Pengalaman dan pengetahuan yang telah saya peroleh di sini amat berharga dan akan sentiasa saya hargai. Saya berharap untuk menjaga hubungan yang baik dan mungkin bekerja sama lagi pada masa akan datang.
Terima kasih sekali lagi atas peluang dan pengalaman yang diberikan.
Yang benar,
[Tandatangan]
[Nama Anda]
4. Contoh surat rasmi permintaan atau pertanyaan
Di bawah ini adalah contoh surat rasmi bagi tujuan permohonan kebenaran untuk menggunakan dewan sebagai wakil kepada organisasi atau syarikat.
[Nama Anda]
[Jawatan Anda]
[Alamat Organisasi]
[Poskod, Bandar]
[Negeri]
[Nama Penerima]
[Jawatan Penerima]
[Nama Organisasi]
[Alamat Organisasi]
[Poskod, Bandar]
[Negeri] [Tarikh]
Tuan/Puan,
PER: MEMOHON KEBENARAN [Nama permintaan, contoh: kebenaran menggunakan dewan]
Dengan segala hormatnya, perkara di atas adalah dirujuk.
Saya, [Nama anda], wakil daripada [Nama organisasi], dengan rendah hati ingin memohon kebenaran [Nama permintaan] pada [Tarikh, Hari, Jam].
2. Tujuan saya memohon kebenaran ini adalah [Sebab permintaan dibuat]. Bersama ini, saya sertakan [Dokumen sokongan] daripada [Nama organisasi] untuk rujukan pihak tuan.
3. Sekiranya permohonan ini berjaya, [Kelebihan jika permintaan berjaya]. Sebagai tanda penghargaan kepada pihak tuan, kami [Kelebihan yang ditawarkan atau komitmen untuk menjaga tempat].
4. Sehubungan dengan itu, saya amat berharap agar permohonan kami mendapat pertimbangan yang sewajarnya daripada pihak tuan.
Segala perhatian dan keprihatinan tuan dalam hal ini didahului dengan ucapan ribuan terima kasih.
Yang benar,
[Tandatangan]
[Nama anda]
[Jawatan anda]
[Nama organisasi]
5. Contoh surat rasmi sokongan kerja
Dalam kerjaya anda, terdapat situasi di mana anda mahu tukar jabatan, tukar tempat kerja atau memohon kenaikan pangkat di dalam organisasi sama. Situasi sebegini selalunya memerlukan sokongan daripada ketua jabatan atau pengurus anda.
Contoh surat rasmi yang berkaitan antaranya surat rasmi pertukaran tempat kerja dan surat rasmi sokongan kerja. Anda boleh rujuk contoh surat rasmi sokongan kerja di bawah untuk permohonan kenaikan pangkat.
[Nama majikan]
[Alamat majikan]
[Poskod, Bandar]
[Negeri]
[No telefon]
[Nama penerima]
[Jawatan penerima]
[Nama syarikat]
[Alamat syarikat]
[Poskod, Bandar]
[Negeri] [Tarikh]
Tuan/Puan,
PER: PERAKUAN SOKONGAN KEPADA [Nama anda] BAGI JAWATAN [Nama jawatan dimohon]
Dengan hormatnya, saya merujuk perkara di atas.
Adalah dimaklumkan bahawa [Nama Anda, Nombor Pekerja] telah mula berkhidmat dengan [Nama Syarikat] sejak [Tarikh Mula Kerja] sehingga kini di [Jabatan / Pasukan Anda].
2. Sepanjang tempoh perkhidmatan, [Nama Anda] merupakan seorang pekerja yang berdedikasi dan komited terhadap kerja yang diberikan. Beliau sentiasa berusaha untuk menambah pengetahuan berkaitan kerja dan bersedia menerima tanggungjawab baharu.
3. Selain itu, saya juga berpuas hati dengan prestasi kerja serta pengalaman yang ditunjukkan oleh beliau. Sikap kepimpinan dan potensi yang dimiliki beliau juga mampu menyumbang kepada kejayaan [Nama Syarikat] sekiranya diberi peluang.
Dengan ini, saya menyokong penuh permohonan beliau untuk jawatan ini.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
[Tandatangan pengurus]
[Jawatan pengurus]
6. Contoh surat rasmi cuti kerja
Sekiranya anda tidak dapat hadir ke pejabat dalam tempoh singkat atau lama, anda perlu menulis surat rasmi tidak hadir kerja bagi memaklumkan perkara tersebut. Kegagalan berbuat demikian boleh menyebabkan anda dikenakan tindakan tatatertib.
Jika anda perlu mengambil cuti yang panjang daripada majikan, di bawah ini adalah contoh surat rasmi yang boleh anda jadikan rujukan.
[Nama anda]
[Alamat anda]
[Poskod, Bandar, Negeri]
[No. telefon]
[Email]
[Nama penerima]
[Jawatan penerima]
[Nama syarikat]
[Alamat syarikat]
[Poskod, Bandar]
[Negeri] [Tarikh]
Tuan/Puan,
PER: PERMOHONAN CUTI TANPA GAJI KERANA [Alasan Cuti]
Dengan hormatnya, perkara di atas adalah dirujuk.
Saya, [Nama Anda], yang bertugas sebagai [Jawatan Anda], ingin memohon cuti tanpa gaji bermula [Tarikh Mula Cuti] sehingga [Tarikh Akhir Cuti].
2. Tujuan saya memohon cuti tanpa gaji ini adalah kerana [Sebab Cuti Tanpa Gaji, contoh: isu kesihatan, isu keluarga]. Keputusan ini dikuatkan dengan [Maklumat Tambahan Sebab Mohon Cuti].
3. Sehubungan dengan itu, saya amat berharap agar permohonan saya mendapat pertimbangan yang sewajarnya daripada pihak tuan.
Segala perhatian dan keprihatinan tuan dalam hal ini didahului dengan ucapan ribuan terima kasih.
Yang benar,
[Tandatangan]
[Nama anda]
[Nombor pekerja]
[Jawatan anda]
Cara untuk menghantar lampiran dengan surat rasmi
Apabila terdapat lampiran dokumen bersama surat rasmi, adalah penting untuk anda menguruskan setiap lampiran tersebut secara sistematik bagi memastikan ia dapat menyokong surat rasmi dengan berkesan. Berikut adalah cara untuk menguruskan lampiran:
Nyatakan kewujudan lampiran: Nyatakan di dalam kandungan surat rasmi bahawa terdapat dokumen dilampirkan bersama. Contohnya, "Sila rujuk resume saya yang dilampirkan untuk pertimbangan anda."
Susun lampiran dengan teratur: Aturkan lampiran-lampiran anda dalam urutan yang sepadan dengan kandungan surat anda. Beri nombor jika perlu untuk membantu penerima merujuk kepada dokumen tersebut.
Berikan konteks: Terangkan secara ringkas tujuan setiap dokumen dilampirkan bersama surat. Ini membantu penerima memahami mengapa dokumen-dokumen tersebut dilampirkan.
Label dengan jelas: Gunakan label yang jelas dan mudah difahami untuk setiap lampiran. Contohnya, "Lampiran: Cadangan Projek," "Lampiran 1: Laporan Kewangan," dan lain-lain.
Mudah dibuka: Sekiranya surat rasmi dan lampiran dihantar dalam bentuk digital, pastikan format fail yang diberikan mudah dibuka oleh penerima, contohnya, gunakan format PDF. Adalah lebih baik jika format fail surat dan lampiran boleh dibuka menggunakan aplikasi yang sama.
Kesimpulan
Penulisan surat rasmi sangat penting dalam kehidupan seharian, sama ada dalam urusan profesional ataupun peribadi. Selain bertujuan untuk menyampaikan mesej secara formal, surat rasmi juga merupakan dokumen sah yang boleh dijadikan bukti jika berlaku pertikaian.
Menguasai penulisan surat rasmi yang berkesan merupakan kemahiran yang sangat penting dan bernilai tinggi. Diharap contoh-contoh yang dikongsikan dalam artikel ini dapat membantu anda menulis surat rasmi yang berkesan dengan mudah dan menjimatkan masa.
Soalan lazim (FAQ) mengenai surat rasmi
1. Bagaimana cara memastikan surat rasmi bebas daripada kesalahan?
Ada beberapa tips untuk memastikan bahawa setiap surat rasmi yang anda tulis adalah tepat, profesional, dan berkesan dalam menyampaikan mesej.
- Tujuan surat: Pastikan anda fahami tujuan surat itu ditulis dan siapakah penerimanya terlebih dahulu.
- Guna bahasa formal: Gunakan gaya bahasa yang jelas, formal, dan sesuai dengan konteks profesional.
- Semak surat: Semak tatabahasa, ejaan, dan format dengan teliti sebelum dihantar kepada penerima.
- Rujuk kepada contoh atau panduan: Selalu rujuk kepada contoh surat rasmi yang betul untuk panduan tambahan.
2. Apakah yang perlu disertakan dalam bahagian isi surat rasmi?
Isi surat rasmi haruslah jelas dan ringkas, serta merangkumi tujuan penulisan surat, maklumat yang ingin disampaikan, dan tindakan yang diharapkan daripada penerima.
3. Bolehkah surat rasmi dihantar melalui e-mel?
Anda boleh menghantar surat rasmi melalui e-mel. Berikut adalah beberapa tips untuk menulis surat rasmi melalui e-mel: Tuliskan tajuk surat dalam bahagian subjek e-mel dan mulakan e-mel dengan salam pembuka yang formal. Kandungan e-mel anda harus ditulis dengan ringkas dan teratur. Anda juga boleh melampirkan surat rasmi dalam bentuk PDF dalam e-mel anda.
Untuk panduan terperinci, rujuk kepada artikel ini: Panduan & Contoh Ayat Email Untuk Hantar Dokumen.
4. Apakah panjang ideal untuk surat rasmi?
Panjang ideal untuk sesebuah surat rasmi biasanya antara 200 hingga 400 patah perkataan. Jumlah ini sudah mencukupi untuk anda menyampaikan mesej dan maklumat secara ringkas dan tepat. Surat rasmi yang tidak terlalu panjang juga meningkatkan potensi surat tersebut untuk dibaca dan mudah difahami.
