Pengurusan projek: Panduan lengkap & prospek kerjaya

Pengurusan projek merupakan peranan penting dalam memastikan kejayaan pelaksanaan projek. Antara faedah pengurusan projek yang baik termasuklah peningkatan hasil projek serta komunikasi dan kerjasama dalam kalangan pasukan. 

Tambahan pula, melalui pengurusan yang berkesan, projek dapat dijalankan mengikut skop, anggaran, dan garis masa yang ditetapkan.

Dalam artikel ini, kita akan meneroka asas pengurusan projek, fasa utama, alat-alat penting, serta kemahiran yang diperlukan untuk mencapai kejayaan dalam setiap projek. 

Selain itu, kita juga akan mengenal pasti bagaimana pengurusan projek yang berkesan dapat membawa kepada kejayaan projek dengan memenuhi skop, anggaran, dan garis masa yang ditetapkan.

• Apakah itu pengurusan projek? 
• Fasa-fasa pengurusan projek
• Alatan dan teknik pengurusan projek
• Kemahiran untuk menjadi pengurus projek
• Kerjaya dalam pengurusan projek di Malaysia
• Kesimpulan
• Soalan lazim

Apakah itu pengurusan projek? 

Pengurusan projek adalah suatu kaedah yang penting dalam dunia perniagaan dan industri moden. Ia melibatkan perancangan, pelaksanaan, dan pengawasan sumber daya untuk mencapai matlamat projek yang telah ditetapkan.

Faktor utama yang membezakan pengurusan projek daripada “pengurusan” biasa ialah pengurusan projek mempunyai hasil akhir dan jangka masa yang terhad, manakala pengurusan adalah proses yang berterusan. 

Oleh itu, profesional projek memerlukan pelbagai kemahiran, termasuk kemahiran teknikal, kemahiran pengurusan orang yang baik, dan kesedaran perniagaan.

Pengurusan projek melibatkan penggunaan sumber daya yang terhad secara bijak, termasuk masa, tenaga, dan wang. Kejayaan sesuatu projek memerlukan pemimpin projek yang berpengetahuan luas dalam pengurusan risiko, perancangan strategik, dan komunikasi yang berkesan. 

Pengurus projek bertanggungjawab untuk memastikan bahawa projek dapat diselesaikan tepat pada masanya, mengikut bajet dan spesifikasi yang telah ditetapkan.

Kepentingan pengurusan projek dalam sektor pekerjaan 

Kepentingan pengurusan projek dapat dilihat dalam pelbagai aspek, terutama dalam membantu meningkatkan kecekapan operasi. Melalui perancangan projek yang teliti dan pelaksanaan yang sistematik, sesebuah organisasi dapat mengurangkan risiko projek dan meningkatkan prestasi keseluruhan.

Selain itu, pengurusan projek memainkan peranan penting dalam memastikan undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan sesuatu projek dipatuhi.

1. Projek pembinaan 

Dalam industri pembinaan, pengurusan projek adalah faktor kritikal untuk kejayaan sesuatu projek. Contohnya, apabila sebuah syarikat membina bangunan baru, pengurus projek perlu memastikan bahawa bahan binaan diperoleh tepat pada masanya, buruh berkualiti diserap, dan keselamatan tapak pembinaan dijaga.  

Tanpa pengurusan projek yang berkesan, projek pembinaan boleh mengalami kelewatan, kos yang meningkat, dan hasil akhir yang tidak memuaskan. 

2. Projek pembangunan perisian 

Dalam sektor pembangunan perisian, pengurusan projek juga memainkan peranan penting. Sebagai contoh, apabila syarikat IT melancarkan sistem perisian baru, pengurus projek perlu mengenal pasti keperluan pengguna, menetapkan jadual, dan memastikan ujian perisian dilakukan dengan sempurna.

Dengan pengurusan projek yang baik, syarikat dapat memastikan bahawa perisian yang dibangunkan memenuhi keperluan pengguna dan dapat disampaikan tepat pada masanya. 

3. Projek pelancaran produk baru 

Pengurusan projek turut penting dalam pelancaran produk baru. Sebagai sebahagian daripada usaha perniagaan untuk memperluaskan rangkaian produk, pengurusan projek akan melibatkan perancangan pemasaran, pengeluaran prototaip, dan pengedaran produk kepada pasaran.  

Dengan pengurusan projek yang efisien, syarikat dapat memastikan bahawa pelancaran produk baru berjalan dengan lancar dan mendapat sambutan yang positif daripada pengguna. 

4. Projek pertanian 

Dalam sektor pertanian, pengurusan projek membantu dalam perancangan proses seperti pembajaan tanah, penanaman benih, dan penjagaan tumbuhan untuk memastikan hasil yang optimum. Contoh projek pertanian termasuk pengeluaran beras, jagung, kacang tanah, dan kelapa sawit.

Oleh itu, pengurusan projek adalah aspek penting dalam kejayaan sesuatu projek, tanpa mengira industri atau sektor. Dengan perancangan projek yang teliti, pelaksanaan yang sistematik, dan pengawasan yang berkesan, sesebuah organisasi dapat memastikan bahawa projek mereka diselesaikan dengan jayanya.

Adalah penting bagi setiap organisasi untuk memberikan penekanan yang mencukupi kepada pengurusan projek demi mencapai kejayaan yang berterusan.

Fasa-fasa pengurusan projek 

Pengurusan projek adalah proses yang penting dalam memastikan projek berjalan lancar, selesai tepat pada masanya, dan mengikut anggaran kos yang ditetapkan. Terdapat lima fasa utama dalam pengurusan projek iaitu inisiasi, perancangan, pelaksanaan, pemantauan dan pengawalan, serta penutupan. 

Setiap fasa memainkan peranan yang penting dalam keseluruhan projek dan memerlukan tumpuan yang berbeza untuk memastikan kejayaan projek tersebut. 

1. Fasa pertama: Inisiasi 

Fasa inisiasi merangkumi langkah-langkah awal dalam mengenal pasti matlamat dan ruang lingkup projek. Tujuan utama fasa ini adalah untuk menentukan keperluan projek dan menetapkan asas bagi pelaksanaan projek tersebut.

Aktiviti penting dalam fasa ini termasuk mengenal pasti objektif projek, menentukan kumpulan sasaran, serta menjalankan kajian kelayakan projek. Cabaran yang biasa dihadapi dalam fasa inisiasi termasuk ketidakpastian mengenai keperluan projek dan kekurangan maklumat yang jelas.

Untuk mengatasi cabaran ini, adalah penting untuk berkomunikasi dengan semua pihak yang terlibat dalam projek dan mendapatkan persetujuan yang jelas mengenai matlamat projek.

2. Fasa kedua: Perancangan 

Perancangan adalah fasa di mana rancangan projek dihasilkan dengan lebih terperinci. Tujuan fasa ini adalah untuk menyusun strategi pelaksanaan dan mengenal pasti sumber daya yang diperlukan.

Aktiviti penting dalam fasa ini termasuk merancang kerangka masa, menyusun bajet projek, dan menentukan langkah-langkah yang perlu diambil. Cabaran biasa dalam fasa perancangan termasuk ketidaksempurnaan dalam rancangan dan kelewatan dalam penyediaan sumber daya.

Penting untuk melibatkan semua pihak berkepentingan dalam proses perancangan, melakukan tinjauan menyeluruh terhadap rancangan, dan menyediakan pelan alternatif untuk mengatasi sebarang ketidaksempurnaan.

3. Fasa ketiga: Pelaksanaan 

Fasa pelaksanaan melibatkan pelaksanaan rancangan yang telah disediakan. Tujuan fasa ini adalah untuk melaksanakan aktiviti-aktiviti projek dan menguruskan sumber daya yang diperlukan.

Aktiviti penting dalam fasa ini termasuk penggunaan sumber daya, melaksanakan aktiviti mengikut jadual, dan memantau prestasi projek. Cabaran yang sering berlaku dalam fasa pelaksanaan termasuk perubahan keperluan projek serta konflik dalam kalangan pasukan projek.

Untuk memastikan kejayaan dalam fasa pelaksanaan, adalah penting untuk melakukan komunikasi yang berkesan, mengekalkan kecekapan operasi, dan menguruskan perubahan dengan bijak.

4. Fasa keempat: Pemantauan dan pengawalan 

Fasa pemantauan dan pengawalan melibatkan pemerhatian terhadap prestasi projek dan tindakan kawalan yang diperlukan untuk memastikan projek berada dalam kawalan serta mencapai matlamat yang ditetapkan.

Aktiviti penting dalam fasa ini termasuk memantau kemajuan projek, mengenal pasti risiko, dan menyediakan laporan kemajuan projek. Cabaran dalam fasa ini termasuk kesukaran dalam mengumpulkan data prestasi dan membuat keputusan berdasarkan maklumat yang diperoleh.

Untuk mengatasi cabaran ini, adalah penting untuk menggunakan sistem pemantauan yang berkesan, melibatkan semua pihak berkepentingan, dan memberikan tindak balas yang cepat terhadap isu yang timbul.

5. Fasa kelima: Penutupan 

Fasa penutupan merupakan akhir kepada keseluruhan projek, di mana semua aktiviti projek ditamatkan dengan baik. Tujuan fasa ini adalah untuk menyelesaikan projek secara sistematik dan menyimpan pembelajaran daripada pengalaman projek.

Aktiviti penting dalam fasa ini termasuk menyiapkan laporan penutupan, menilai prestasi projek, dan menyimpan rekod projek. Cabaran yang dihadapi dalam fasa penutupan termasuk kesukaran mendapatkan pembiayaan tambahan untuk menyelesaikan projek serta keengganan pasukan untuk menerima keputusan penutupan projek.

Untuk memastikan penutupan projek berjalan lancar, semua pihak berkepentingan perlu melibatkan diri dalam membuat penilaian prestasi yang teliti dan mengekalkan komunikasi yang terbuka.

Alatan dan teknik pengurusan projek 

Dalam dunia pengurusan projek, pelbagai alatan dan teknik digunakan untuk memastikan projek berjalan lancar dan mencapai matlamat yang ditetapkan.

Antara alatan yang akan kita lihat termasuk Carta Gantt, Teknik PERT/CPM, dan perisian pengurusan projek. Di samping itu, kita akan meneroka kemahiran penting yang diperlukan oleh seorang pengurus projek yang efektif. 

1. Teknik carta gantt 

Carta Gantt merupakan alat popular yang digunakan dalam penjadualan projek. Fungsinya adalah untuk menunjukkan jadual kerja projek secara visual, memperlihatkan aktiviti-aktiviti yang perlu dilaksanakan serta tempoh masa yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap aktiviti.

Dengan menggunakan Carta Gantt, pengurus projek dapat merancang, mengawal, dan menguruskan kelangsungan projek dengan lebih sistematik. 

Sebagai contoh, jika sebuah syarikat IT merancang untuk melancarkan aplikasi baharu, Carta Gantt akan memperincikan langkah-langkah pembangunan aplikasi tersebut, termasuk tempoh masa yang diperlukan bagi setiap fasa pembangunan.

2. Teknik PERT/CPM 

Teknik PERT/CPM juga merupakan alat penting dalam pengurusan projek. Teknik ini membantu dalam penjadualan dengan menggambarkan urutan aktiviti serta menunjukkan hubungan antara aktiviti-aktiviti tersebut.

Melalui jaringan aktiviti projek, pengurus projek dapat mengenal pasti aktiviti kritikal yang perlu diberi tumpuan utama bagi memastikan projek berjalan mengikut jadual yang ditetapkan. 

Contohnya, dalam pembinaan rumah, Teknik PERT/CPM dapat membantu mengenal pasti aktiviti kritikal seperti penyiapan tapak, penggalian, dan pembinaan struktur utama.

3. Perisian pengurusan projek 

Perisian pengurusan projek memainkan peranan penting dalam memudahkan pengurus projek menjalankan tugas harian mereka.

Faedah menggunakan perisian ini termasuk automasi penjadualan, pengurusan sumber manusia dan kewangan, serta pemantauan kemajuan projek secara langsung. 

Beberapa contoh perisian pengurusan projek yang popular adalah Microsoft Project, Trello, dan Asana. Perisian-perisian ini menawarkan pelbagai fungsi untuk membantu pengurus projek menguruskan projek secara efisien.

Kemahiran untuk menjadi pengurus projek

Dalam usaha untuk mencapai kejayaan, terdapat pelbagai kemahiran yang perlu dimiliki oleh pengurus projek. Kemahiran-kemahiran utama yang perlu dimiliki oleh seorang pengurus projek adalah seperti berikut:

1. Kepimpinan

Pengurus projek perlu mempunyai kemahiran kepimpinan yang kuat untuk membimbing dan memotivasikan pasukan. Seorang pengurus projek harus menjadi inspirasi, mampu mempengaruhi, dan memimpin melalui teladan untuk memastikan kejayaan projek.

2. Komunikasi

Komunikasi yang berkesan adalah penting untuk pengurus projek. Anda mesti dapat menyampaikan idea dengan jelas, mendengar secara aktif, dan memastikan maklumat yang disampaikan dapat difahami oleh semua ahli pasukan, pihak berkepentingan, dan pelanggan.

3. Pengurusan masa

Pengurus projek perlu mahir menguruskan masa dengan cekap. Keupayaan untuk mengutamakan tugas, menetapkan tarikh akhir yang realistik, dan memastikan projek mengikut jadual yang ditetapkan adalah penting.

4. Penyelesaian masalah

Pengurus projek perlu mahir menguruskan masa dengan cekap. Keupayaan untuk mengutamakan tugas, menetapkan tarikh akhir yang realistik, dan memastikan projek mengikut jadual yang ditetapkan adalah penting.

5. Pengurusan risiko

Seorang pengurus projek perlu mengenal pasti, menganalisis, dan mengurus risiko untuk membantu mengelakkan masalah yang boleh menjejaskan kejayaan projek.

Kerjaya dalam pengurusan projek di Malaysia 

Di Malaysia, untuk membina kerjaya dalam pengurusan projek, kelayakan dan sijil profesional tertentu diperlukan. Prospek kerjaya dalam bidang pengurusan projek di Malaysia adalah cerah, terutamanya dengan perkembangan pesat pendigitalan dalam pelbagai industri. 

Banyak pekerjaan kini memerlukan kemahiran pengurusan projek, termasuk jawatan seperti pengurus risiko, pengurus projek, dan koordinator projek.

Gaji bagi individu yang bergelar pengurus projek juga biasanya menarik, terutama dengan permintaan yang tinggi dalam pasaran pekerjaan. Berikut adalah syarat kelayakan untuk menjadi pengurus projek di Malaysia:

• Pendidikan: Mempunyai ijazah atau diploma dalam bidang berkaitan seperti pengurusan projek, kejuruteraan, IT, atau bidang lain yang berkaitan.

• Pengalaman profesional: Sekurang-kurangnya 3 hingga 5 tahun pengalaman dalam pengurusan projek, sebaik-baiknya yang berkaitan dengan jenis projek yang diuruskan.

• Pensijilan profesional: Memiliki pensijilan yang diiktiraf dalam disiplin pengurusan projek, seperti PMP (Project Management Professional) atau Certified Associate in Project Management (CAPM), boleh meningkatkan keboleh pasaran dalam bidang ini

Gaji pasaran untuk pengurus projek di Malaysia berbeza-beza bergantung pada pengalaman, tahap pendidikan, industri, dan lokasi geografi. 

Secara purata, pengurus projek yang berpengalaman boleh menjangkakan gaji bulanan antara RM5,000 dan RM12,000, manakala gaji tahunan bagi mereka yang lebih berpengalaman dan berkelayakan boleh mencecah RM60,000, bergantung kepada faktor-faktor tersebut.

Kesimpulan

Pengurusan projek telah terbukti sangat penting dalam kebanyakan industri dan sektor pekerjaan. Ia memastikan bahawa projek dilaksanakan dengan lancar, dari segi skop, anggaran, dan garis masa. Tambahan pula, pengurusan projek juga berperanan dalam mengurangkan risiko dan memberikan impak positif terhadap hasil projek.

Jika anda ingin meningkatkan kemahiran dan mencapai kejayaan sebagai seorang pengurus projek, teruskan usaha anda. Jangan berputus asa dan pelajarilah lebih lanjut tentang pengurusan projek serta cuba aplikasikan pengetahuan tersebut dalam projek-projek anda.

Soalan lazim

1. Apakah maksud pengurusan projek? 

Pengurusan projek merujuk kepada proses merancang, melaksanakan, dan mengawasi aktiviti-aktiviti yang diperlukan untuk mencapai matlamat projek secara berkesan. Ia melibatkan pengenalpastian sumber, perancangan jadual, pengurusan risiko, dan pelaksanaan tugas-tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan projek. 

2. Apakah fasa-fasa utama dalam pengurusan projek? 

Fasa-fasa utama dalam pengurusan projek termasuk perancangan, perlaksanaan, pemantauan, dan penutupan projek. Peringkat-peringkat ini membantu pengurus projek untuk menyusun langkah-langkah dan sumber yang diperlukan, memantau kemajuan, serta menilai keberkesanan projek setelah selesai.

3. Apakah alatan yang biasa digunakan dalam pengurusan projek? 

Beberapa alat yang biasa digunakan dalam pengurusan projek termasuk perisian pengurusan projek seperti Microsoft Project, Trello, dan Asana. Selain itu, Carta Gantt, Teknik PERT, dan templat untuk pelbagai dokumen projek juga sering digunakan untuk meningkatkan pengurusan dan komunikasi dalam projek. 

4. Apakah kemahiran yang perlu ada pada seorang pengurus projek? 

Antara kemahiran penting yang harus dimiliki oleh seorang pengurus projek adalah kemahiran komunikasi yang baik, kepimpinan yang efektif, dan pengurusan masa yang cekap. Selain itu, kemahiran dalam membuat keputusan dan keupayaan untuk menyelesaikan masalah secara kreatif juga sangat penting.

Pengurus projek juga perlu memiliki pengetahuan yang luas mengenai pengurusan projek dan industri berkaitan serta kemampuan untuk bekerjasama dengan berbagai pihak yang terlibat dalam projek.