Offer Letter Kerja Malaysia: Contoh dan Butiran Penting
Dalam dunia pekerjaan, surat tawaran kerja atau 'offer letter' merupakan dokumen penting yang menunjukkan komitmen rasmi antara majikan dan pekerja baru. Surat tawaran ini berfungsi sebagai pengesahan rasmi terhadap terma dan syarat pekerjaan yang dibincangkan semasa proses temu duga.
Surat ini juga memastikan bahawa kedua-dua pihak memahami dan bersetuju dengan semua perincian sebelum pekerjaan dimulakan. Artikel ini akan menyediakan panduan menyeluruh tentang surat tawaran kerja, termasuk apa yang perlu diketahui serta cara menilai dan menerima tawaran kerja.
Apakah Itu offer letter kerja?
Surat tawaran kerja atau offer letter kerja adalah dokumen rasmi yang dikeluarkan oleh majikan kepada calon yang berjaya. Dokumen ini mengandungi maklumat terperinci tentang jawatan yang ditawarkan, struktur gaji, faedah, dan terma lain yang berkaitan dengan pekerjaan. Surat ini berfungsi sebagai bukti tawaran rasmi dan merupakan langkah pertama sebelum kontrak pekerjaan ditandatangani.
Tujuan dan fungsi surat tawaran kerja
Tujuan utama surat tawaran kerja adalah untuk memberikan kepastian kepada calon tentang terma pekerjaan yang ditawarkan. Ia juga berfungsi sebagai dokumen rujukan yang boleh digunakan untuk tujuan pentadbiran dan perundangan.
Surat ini membantu mengelakkan sebarang kekeliruan mengenai tanggungjawab dan hak masing-masing selepas calon menerima tawaran.
Perbezaan antara surat tawaran kerja dan kontrak kerja
Dalam proses pengambilan pekerja, offer letter kerja dan kontrak kerja adalah dokumen penting yang sering digunakan. Walaupun kedua-duanya berkaitan dengan perjanjian pekerjaan, mereka mempunyai fungsi dan tujuan yang berbeza.
Memahami perbezaan antara surat tawaran kerja dan kontrak kerja adalah penting untuk memastikan anda jelas mengenai terma dan syarat pekerjaan yang ditawarkan. Berikut adalah perbezaan utama antara kedua-dua dokumen ini:
Perbezaan dari segi: | Surat tawaran kerja | Kontrak kerja |
Maksud | Dokumen awal yang mengandungi terma tawaran yang dipersetujui. | Perjanjian formal yang menyusuli surat tawaran dan mengandungi terma yang lebih terperinci termasuk peruntukan undang-undang dan syarat-syarat pekerjaan |
Tujuan | Untuk menawarkan jawatan kepada calon dan memberikan maklumat awal mengenai terma dan syarat pekerjaan. | Memperincikan hak dan tanggungjawab kedua-dua pihak (pekerja dan majikan) |
Kandungan maklumat | Mempunyai tajuk jawatan, tarikh mula bekerja, gaji asas dan faedah (jika ada), lokasi bekerja, waktu biasa bekerja, dan lain-lain. | Memperincikan maklumat yang lebih komprehensif dan meliputi butiran lengkap mengenai gaji, bonus, komisen, dan elaun,syarat penamatan kontrak, polisi mengenai cuti, kerja lebih masa, dan waktu bekerja dan lain-lain. |
Kewajipan undang-undang | Bukanlah dokumen yang mengikat kepada undang-undang sepenuhnya. | Dokumen yang mengikat kepada undang-undang. |
Proses mendapatkan surat tawaran kerja
Berikut adalah langkah-langkah umum dalam proses mendapatkan surat tawaran kerja, dari temu duga hingga penerimaan tawaran:
Selepas temu duga
Setelah selesai temu duga, calon akan menerima pemberitahuan tentang keputusan temu duga. Pemberitahuan ini boleh disampaikan melalui pelbagai medium seperti lisan, e-mell, atau WhatsApp. Biasanya, jika anda berjaya, majikan akan mengeluarkan surat tawaran rasmi untuk menyatakan hasrat mereka untuk menawarkan jawatan tersebut kepada anda.
Proses pemberitahuan keputusan temu duga
Keputusan temu duga biasanya disampaikan melalui e-mel atau panggilan telefon. Jika anda menerima tawaran secara lisan atau melalui mesej ringkas, pastikan untuk meminta surat tawaran rasmi sebagai bukti dan rujukan untuk terma yang dipersetujui.
Penerimaan surat tawaran
Setelah menerima surat tawaran kerja, anda perlu menandatanganinya dan mengembalikannya kepada majikan sebagai tanda penerimaan. Penting untuk menerima surat tawaran secara rasmi sebelum anda melaporkan diri untuk memulakan kerja. Ini memastikan bahawa kedua-dua pihak bersetuju dengan terma dan syarat yang telah dinyatakan.
Kepentingan menerima surat tawaran sebelum mula bekerja
Menerima surat tawaran sebelum memulakan kerja adalah penting untuk memastikan bahawa anda dan majikan mempunyai pemahaman yang jelas tentang terma pekerjaan. Ini juga membantu mengelakkan sebarang pertikaian atau kekeliruan yang mungkin timbul selepas anda mula bekerja.
Tindakan jika tidak menerima surat tawaran
Kadang-kadang anda mungkin menghadapi situasi di mana anda tidak menerima surat tawaran setelah temu duga. Dalam kes ini, terdapat beberapa langkah yang boleh diambil untuk menyelesaikan masalah tersebut. Berikut adalah tindakan yang boleh diambil jika anda tidak menerima surat tawaran kerja:
- Menghubungi jabatan sumber manusia syarikatLangkah pertama yang perlu diambil adalah menghubungi Jabatan Sumber Manusia (HR) syarikat. Hubungi HR melalui telefon, e-mel, atau platform komunikasi rasmi lain dan lakukan perkara berikut:
- Menyatakan keadaan: Beritahu HR bahawa anda belum menerima surat tawaran kerja walaupun telah diberitahu bahawa anda berjaya dalam temu duga.
- Meminta status: Tanyakan status tawaran kerja dan minta agar surat tawaran rasmi dihantar kepada anda secepat mungkin.
- Meminta pengesahan: Jika perlu, minta pengesahan bertulis mengenai tawaran kerja sebelum surat tawaran rasmi diterima.
Contoh pesanan kepada HR:
"Salam sejahtera, saya [Nama Anda] telah menghadiri temu duga untuk jawatan [Nama Jawatan] pada [Tarikh Temu duga]. Saya telah dimaklumkan bahawa saya berjaya dalam temu duga tersebut, tetapi sehingga kini, saya belum menerima surat tawaran rasmi. Boleh saya tahu status tawaran kerja dan bilakah saya boleh menerima surat tawaran tersebut? Terima kasih."
- Melaporkan kepada jabatan tenaga kerja jika perlu
Jika selepas menghubungi HR, masalah ini berlanjutan dan anda mempunyai bukti bahawa anda telah ditawarkan pekerjaan tetapi syarikat gagal memberikan surat tawaran secara rasmi, anda boleh mendapatkan nasihat dari Jabatan Tenaga Kerja.
Jabatan Tenaga Kerja boleh memberikan bantuan dan nasihat lanjut mengenai hak anda sebagai pekerja dan tindakan yang boleh diambil.
Langkah melapor:- Dokumentasikan kes: Simpan salinan komunikasi yang telah anda lakukan dengan HR, termasuk e-mell dan panggilan telefon. Dokumentasi ini boleh membantu dalam proses laporan.
- Hubungi Jabatan Tenaga Kerja: Hubungi Jabatan Tenaga Kerja melalui telefon atau e-mel untuk melaporkan masalah dan mendapatkan panduan mengenai langkah seterusnya. Anda hanya perlu melakukan perkara ini jika perlu.
- Berikan maklumat lengkap: Sertakan maklumat terperinci mengenai situasi anda, termasuk nama syarikat, tarikh temu duga, dan komunikasi yang telah dilakukan.
- Pertimbangkan alternatifTerdapat dua pertimbangan alternatif yang anda boleh buat:
- Teruskan dengan pencarian kerja: Jika masalah berterusan dan anda tidak menerima surat tawaran walaupun telah mengambil langkah-langkah yang diperlukan, pertimbangkan untuk meneruskan usaha pencarian kerja anda. Teruskan memohon untuk jawatan lain dan ikuti peluang pekerjaan yang tersedia. Jangan lupa untuk sentiasa mengemas kini CV dan resume anda.
- Berfikir secara positif: Sekiranya anda tidak menerima tawaran, anggaplah ia sebagai peluang untuk mencari peluang yang lebih baik. Selalu ada peluang lain yang mungkin lebih sesuai dengan kemahiran dan matlamat kerjaya anda.
Komponen penting dalam surat tawaran kerja
Untuk memastikan bahawa surat tawaran kerja anda lengkap dan jelas, berikut adalah komponen penting yang perlu dimasukkan:
Maklumat pekerja dan syarikat
Surat tawaran kerja harus mengandungi maklumat lengkap mengenai pekerja dan syarikat. Ini termasuk nama penuh dan alamat pekerja, nama dan alamat syarikat, serta nama dan jawatan penyelia.
Nama penuh dan alamat pekerja
Surat tawaran kerja hendaklah menyertakan nama penuh dan alamat terkini calon. Ini bertujuan untuk memastikan dokumen tersebut dihantar kepada individu yang betul serta menyediakan maklumat hubungan yang tepat.
Nama dan alamat syarikat
Pastikan nama syarikat dan alamat pejabat dinyatakan dengan jelas. Ini memberikan konteks rasmi kepada tawaran kerja dan menunjukkan bahawa dokumen tersebut dikeluarkan oleh pihak yang sah.
Nama dan jawatan penyelia
Sertakan nama dan jawatan penyelia atau individu yang bertanggungjawab terhadap calon. Ini membantu calon mengetahui siapa yang akan memantau dan memberi arahan kepada mereka selepas memulakan pekerjaan
Butiran jawatan
Dokumen ini mestilah menyertakan tajuk jawatan yang ditawarkan, tarikh mula bekerja, dan tempoh percubaan, jika ada. Ini memastikan anda memahami apa yang diharapkan daripada anda dan bila tugas akan dimulakan
Surat tawaran hendaklah menyatakan dengan jelas tajuk jawatan yang ditawarkan. Ini membantu calon memahami peranan mereka dalam syarikat serta tugas yang perlu dilaksanakan. Sila nyatakan juga tarikh mula bekerja yang telah dijadualkan. Ini memberikan calon masa yang mencukupi untuk membuat persediaan sebelum memulakan tugas.
Seterusnya, jika jawatan tersebut melibatkan tempoh percubaan, sila nyatakan tempoh tersebut dalam surat tawaran. Tempoh percubaan adalah tempoh di mana prestasi pekerja dinilai sebelum pengesahan jawatan secara tetap
Gaji dan faedah
Surat tawaran kerja harus menyatakan gaji dan faedah yang akan diterima oleh pekerja. Berikut adalah senarai gaji dan faedah yang boleh disertakan dalam offer letter:
Jumlah gaji asas:
Sertakan maklumat mengenai gaji asas yang akan anda terima. Biasanya, ini dinyatakan dalam bentuk bulanan atau tahunan dan memberikan gambaran tentang ganjaran kewangan yang ditawarkan.
Bonus, komisen, dan elaun (Jika ada):
Jika terdapat bonus, komisen, atau elaun lain, pastikan elemen-elemen ini dinyatakan dengan jelas dalam surat tawaran. Ini memastikan calon pekerja mengetahui semua aspek kewangan yang berkaitan dengan pekerjaan tersebut.
Faedah tambahan seperti Insurans Kesihatan, KWSP, dan PERKESO:
Maklumat mengenai faedah tambahan seperti insurans kesihatan, caruman KWSP, dan PERKESO perlu disertakan. Ini memberikan calon pekerja pemahaman yang lebih baik tentang manfaat tambahan yang mereka akan terima sebagai sebahagian daripada pakej pekerjaan.
Waktu dan lokasi bekerja
Maklumat mengenai waktu bekerja biasa, polisi kerja lebih masa, dan lokasi tempat kerja harus dinyatakan dengan jelas dalam surat tawaran. Nyatakan waktu bekerja yang biasa, termasuk hari-hari bekerja dan waktu mula serta akhir kerja. Ini membantu anda dalam merancang jadual harian.
Jika syarikat mempunyai polisi khusus mengenai kerja lebih masa, pastikan maklumat ini termasuk dalam surat tawaran. Ini memberikan anda gambaran jelas tentang bagaimana kerja lebih masa akan diuruskan dan dibayar.
Selain itu, nyatakan alamat lengkap lokasi tempat kerja. Ini memastikan anda mengetahui tempat anda akan bertugas dan memudahkan perancangan perjalanan anda.
Cuti dan faedah lain
Sertakan maklumat mengenai jenis cuti yang tersedia seperti cuti tahunan, cuti sakit, dan cuti kemasukan hospital. Ini memudahkan anda memahami hak cuti anda dan prosedur pengurusan cuti tersebut. Jika syarikat menyediakan manfaat perubatan, seperti rawatan kesihatan atau perlindungan insurans, pastikan maklumat ini dinyatakan dalam surat tawaran.
Syarat penamatan
Surat tawaran kerja juga harus menyertakan tempoh notis peletakan jawatan dan syarat penamatan kontrak. Ini memberikan pemahaman yang jelas mengenai tindakan yang perlu diambil jika anda memutuskan untuk meninggalkan syarikat atau jika syarikat memutuskan untuk menamatkan kontrak anda.
Nyatakan tempoh notis yang perlu diberikan oleh pekerja jika mereka ingin berhenti kerja. Ini biasanya dinyatakan dalam bentuk bulan atau minggu dan memastikan kedua-dua pihak memahami kewajipan mereka jika berlaku penamatan kontrak.
Selain itu, sertakan syarat-syarat penamatan kontrak, termasuk sebarang keadaan di mana kontrak boleh ditamatkan lebih awal. Ini memberi anda gambaran tentang apa yang boleh berlaku jika mereka atau syarikat memutuskan untuk menamatkan perjanjian pekerjaan.
Kepentingan surat tawaran kerja
Surat tawaran kerja memberikan kepastian mengenai terma dan syarat pekerjaan serta melindungi hak pekerja dan majikan. Surat tawaran juga merupakan dokumen rasmi yang diperlukan untuk proses onboarding, termasuk penyediaan dokumen peribadi dan sesi orientasi.
Setelah menerima tawaran, anda perlu menyediakan dokumen peribadi yang diperlukan dan menghadiri sesi orientasi untuk memahami lebih lanjut mengenai syarikat dan peranan anda.
Bagaimana menilai dan menerima surat tawaran kerja
Menilai dan menerima surat tawaran kerja adalah langkah penting dalam mencari pekerjaan. Ia bukan hanya tentang menerima tawaran kerja, tetapi juga memastikan bahawa tawaran tersebut sesuai dengan jangkaan dan keperluan anda. Berikut adalah panduan lengkap tentang bagaimana menilai dan menerima surat tawaran kerja
Menilai tawaran
Teliti butiran jawatan dan terma yang ditawarkan dalam surat tawaran. Pastikan tawaran tersebut sesuai dengan jangkaan dan keperluan peribadi anda sebelum membuat keputusan.
Berunding (jika perlu)
Jika perlu, anda boleh berunding mengenai gaji atau faedah tambahan. Suka diingatkan bahawa sebarang rundingan anda perlulah jelas dan profesional. Anda juga perlu menyatakan alasan anda dengan baik untuk mendapatkan hasil yang memuaskan.
Menerima atau menolak tawaran
Langkah-langkah untuk menerima tawaran secara rasmi termasuk menandatangani surat tawaran dan mengembalikannya kepada majikan. Jika anda memutuskan untuk menolak tawaran, lakukan dengan sopan dan berikan alasan mengenai keputusan anda.
Contoh surat tawaran kerja
Berikut adalah beberapa contoh offer letter kerja untuk pelbagai jenis jawatan.
Contoh 1: Surat tawaran kerja untuk jawatan tetap
[Tarikh]
Kepada [Nama Calon]
Alamat: [Alamat Calon]
Tuan/Puan,
Surat Tawaran Pekerjaan
Dengan segala hormatnya, kami ingin memaklumkan bahawa anda telah berjaya dalam proses temu duga dan kami ingin menawarkan jawatan sebagai [Jawatan] di [Nama Syarikat]. Antara skop tugas adalah seperti berikut [Skop tugas]. Tawaran ini adalah berdasarkan perbincangan yang telah diadakan dan terma-terma yang dinyatakan dalam surat ini.
Berikut adalah butiran tawaran kami:
- Tarikh mula bekerja: [Tarikh]
- Gaji: [Jumlah gaji]
- Faedah: [Faedah seperti insurans kesihatan, KWSP, dan lain-lain]
- Tempoh percubaan: [Tempoh jika ada]
- Waktu bekerja: [Waktu bekerja]
Sekiranya anda bersetuju dengan tawaran ini, sila tandatangani dan kembalikan salinan surat tawaran ini kepada kami selewat-lewatnya [Tarikh akhir]. Kami berharap anda akan menyertai kami dan menyumbang kepada kejayaan syarikat.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
[Nama anda]
[Jawatan anda]
[Nama syarikat]
Contoh 2: Surat tawaran kerja untuk jawatan sementara atau kontrak
[Tarikh]
Kepada [Nama calon]
Alamat: [Alamat calon]
Tuan/Puan,
Surat Tawaran Pekerjaan Kontrak
Kami dengan sukacitanya ingin menawarkan anda jawatan sebagai [Jawatan] di [Nama Syarikat] untuk tempoh kontrak selama [Tempoh Kontrak] bermula dari [Tarikh Mula]. Antara skop tugas adalah seperti berikut [Skop tugas].Berikut adalah butiran tawaran kami:
- Tarikh mula bekerja: [Tarikh]
- Gaji: [Jumlah gaji]
- Faedah: [Faedah jika ada]
- Tempoh kontrak: [Tempoh kontrak]
- Waktu bekerja: [Waktu bekerja]
Sila tandatangani dan kembalikan salinan surat tawaran ini untuk pengesahan tawaran ini. Kami berharap anda akan menyertai kami dan menyumbang kepada kejayaan projek kami.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
[Nama anda]
[Jawatan anda]
[Nama syarikat]
Kesimpulan
Memahami offer letter kerja adalah langkah penting dalam memastikan anda membuat keputusan yang bijak dan berinformasi mengenai tawaran pekerjaan yang diterima. Sekali lagi, pastikan anda membaca dengan teliti setiap komponen dalam surat tawaran kerja.
Jangan terburu-buru menandatangani surat tanpa memahami sepenuhnya apa yang ditawarkan. Selain itu, Jika terdapat aspek tawaran yang anda rasa boleh dirunding, seperti gaji atau faedah tambahan, jangan ragu untuk berbincang dengan bakal majikan.
Akhir sekali, berkomunikasi secara profesional dengan bakal majikan adalah sangat penting. Jika anda mempunyai sebarang pertanyaan atau isu, pastikan anda menghubungi mereka dengan sopan dan jelas. Ini menunjukkan bahawa anda serius dan komited terhadap tawaran pekerjaan tersebut. Ia juga memberikan imej yang positif kepada bakal majikan.
Soalan lazim (Faq)
- Apakah yang perlu saya lakukan jika terdapat kesalahan dalam surat tawaran?
Sekiranya terdapat kesilapan dalam surat tawaran, anda perlu segera maklumkan kepada majikan atau Jabatan Sumber Manusia untuk membetulkan maklumat yang salah tersebut. - Bolehkah saya meminta perubahan dalam terma yang ditawarkan?
Ya, anda boleh berunding mengenai terma yang ditawarkan jika diperlukan. Pastikan anda menyampaikan permintaan anda dengan jelas dan secara profesional. - Apakah yang berlaku jika saya menolak tawaran selepas menerimanya?
Jika anda menolak tawaran selepas menerimanya, pastikan anda melakukannya dengan sopan dan secara profesional. Hubungi majikan untuk memaklumkan keputusan anda serta nyatakan sebab-sebab anda jika perlu. - Adakah surat tawaran kerja sama dengan kontrak kerja?
Surat tawaran kerja adalah dokumen awal yang menyatakan terma tawaran pekerjaan. Kontrak kerja pula adalah perjanjian formal yang mengandungi terma yang lebih terperinci dan sah secara undang-undang. Kedua-duanya mempunyai peranan yang penting dalam proses pengambilan pekerja.