Surat tunjuk sebab salah laku: Contoh dan cara menjawab

Surat tunjuk sebab salah laku adalah langkah penting dalam proses disiplin yang adil dan profesional. Surat ini memberi peluang kepada pekerja untuk menjelaskan tindakan atau insiden yang berlaku. Dalam kes seperti ketidakhadiran atau kelewatan, surat ini mencerminkan komitmen pekerja terhadap tanggungjawab mereka.

Penyediaan surat yang teliti, jelas, dan berfakta memperlihatkan tahap profesionalisme yang tinggi. Jika diabaikan, pekerja mungkin kehilangan peluang untuk memulihkan hubungan baik dengan majikan.

• Apakah surat tunjuk sebab salah laku?
• Salah laku yang memerlukan surat tunjuk sebab
• Langkah-langkah menyediakan surat tunjuk sebab salah laku
• Contoh surat tunjuk sebab salah laku
• Langkah-langkah mengelakkan keperluan surat tunjuk sebab
• Kepentingan mengurus stres dan kesihatan mental di tempat kerja
• Tindakan selepas menerima surat tunjuk sebab
• Kesimpulan
• Soalan lazim

Apakah surat tunjuk sebab salah laku?

Surat tunjuk sebab salah laku adalah dokumen formal yang digunakan di Malaysia untuk menerangkan sebab-sebab di sebalik insiden atau tindakan yang dianggap salah laku di tempat kerja. Ia adalah sama dengan "show cause letter" dalam bahasa Inggeris.

Surat ini biasanya diperlukan apabila pekerja tidak hadir, lewat, gagal memenuhi tarikh akhir, tidak menghadiri mesyuarat, atau terlibat dalam salah laku. 

Tujuan surat ini adalah untuk memberikan penjelasan mengenai situasi tersebut dan memastikan semua pihak memahami keadaan sebenar. Surat ini juga merupakan langkah penting dalam proses disiplin yang membolehkan pekerja memberikan pandangan mereka sebelum sebarang keputusan diambil.

Jika pekerja gagal mengemukakan surat tunjuk sebab apabila diminta, mereka mungkin dikenakan tindakan disiplin atau diberhentikan kerja, kerana kegagalan tersebut boleh dilihat sebagai kurang kesedaran atau komitmen terhadap tanggungjawab kerja.

Salah laku yang memerlukan surat tunjuk sebab

Salah laku yang dianggap serius biasanya memerlukan pekerja untuk mengemukakan surat tunjuk sebab kepada majikan. Tindakan ini memberi peluang kepada pekerja untuk memberikan penjelasan mengenai alasan di sebalik insiden yang berlaku. Berikut adalah beberapa contoh salah laku yang sering berlaku di tempat kerja.

Ketidakhadiran tanpa notis

Ketidakhadiran tanpa notis atau keizinan sering dianggap sebagai salah laku serius. Kehadiran pekerja adalah penting untuk memastikan tugasan harian berjalan lancar. Jika pekerja tidak hadir tanpa memberikan notis awal, ia boleh mengganggu operasi dan memberi kesan negatif terhadap produktiviti.

Apabila pekerja tidak hadir tanpa alasan kukuh, majikan biasanya akan meminta surat tunjuk sebab. Dalam surat tersebut, pekerja perlu menjelaskan sebab ketidakhadiran mereka dan menyertakan bukti, seperti sijil perubatan jika berkaitan dengan kecemasan kesihatan. 

Sekiranya alasan yang diberikan tidak memadai, majikan mungkin mengambil tindakan disiplin terhadap pekerja tersebut.

Kelewatan berulang kali

Jika seorang pekerja sering lewat, ia boleh menjejaskan keseluruhan produktiviti pasukan, terutamanya jika pekerja tersebut memegang peranan yang kritikal. Kelewatan yang kerap juga boleh memberi kesan buruk kepada imej profesional pekerja dan mencetuskan budaya kerja yang kurang produktif.

Majikan yang mendapati kelewatan berlaku secara berulang kali mungkin akan mengeluarkan surat tunjuk sebab untuk mendapatkan penjelasan. Dalam surat tersebut, pekerja perlu menjelaskan alasan di sebalik kelewatan mereka dan memberi jaminan bahawa kejadian serupa tidak akan berulang.

Prestasi kerja yang tidak memuaskan

Prestasi kerja yang lemah atau tidak memuaskan boleh memberi kesan langsung kepada keberkesanan operasi organisasi. Majikan mengharapkan pekerja memenuhi standard prestasi yang ditetapkan agar tugasan dapat dilaksanakan dengan lancar dan efisien.

Apabila prestasi kerja tidak memenuhi jangkaan, majikan akan mengeluarkan surat tunjuk sebab bagi memberi peluang kepada pekerja untuk menerangkan cabaran yang dihadapi. 

Penjelasan ini juga membantu majikan menilai sama ada pekerja memerlukan latihan tambahan atau bimbingan untuk memperbaiki prestasi mereka. Tindakan lanjut mungkin diambil sekiranya alasan yang diberikan tidak memadai atau pekerja terus gagal menunjukkan peningkatan.

Langkah-langkah menyediakan surat tunjuk sebab salah laku

Surat tunjuk sebab adalah dokumen penting yang memberi peluang kepada pekerja untuk memberikan penjelasan berkenaan tindakan atau perilaku yang dianggap sebagai salah laku. Bagi menyediakan surat tunjuk sebab yang berkesan, pekerja perlu memahami tujuan dan kepentingan dokumen ini serta memberi perhatian kepada setiap langkah dengan teliti.

1. Memahami kepentingan surat tunjuk sebab

Langkah pertama dalam menyediakan surat tunjuk sebab ialah memahami kepentingannya. Penjelasan yang tepat dapat membantu majikan memahami keadaan sebenar, seterusnya memudahkan proses penilaian dan keputusan yang adil. Selain itu, pekerja perlu menilai dengan teliti dakwaan yang dinyatakan dalam surat tunjuk sebab tersebut.

Memahami sepenuhnya tuduhan yang dikenakan membolehkan pekerja menyediakan penjelasan yang relevan, logik, dan berfakta. Langkah ini dapat menyokong kedudukan pekerja dengan lebih baik di dalam organisasi.

2. Mengumpul maklumat yang diperlukan

Pekerja perlu mengenal pasti masalah utama yang menjadi punca dakwaan salah laku tersebut. Dengan memahami isu ini, mereka dapat mengumpul bukti yang relevan untuk menyokong alasan di sebalik tindakan yang diambil, seperti dokumen, rekod masa, atau kenyataan saksi.

Selain itu, memastikan butiran yang tepat dalam surat tunjuk sebab adalah penting untuk mengelakkan kekeliruan. Maklumat seperti tarikh, masa, nama pekerja, dan nama majikan perlu disertakan dengan lengkap. 

Penyertaan butiran yang jelas dan tepat ini memudahkan pihak majikan menilai situasi dengan lebih baik dan memastikan proses penilaian berjalan lancar tanpa sebarang keraguan.

3. Menjawab surat tunjuk sebab dengan struktur yang betul

Menulis surat tunjuk sebab dengan struktur yang betul adalah penting untuk menyampaikan penjelasan secara jelas dan profesional. Mulakan dengan pengenalan ringkas mengenai situasi yang berlaku dan tujuan utama surat tersebut. Contohnya, "Saya ingin memohon maaf kerana tidak dapat hadir bekerja pada tarikh tertentu."

Seterusnya, bahagian penjelasan perlu memberikan alasan yang kukuh melalui penerangan yang jujur dan tepat. Sebagai pekerja, penting untuk menerangkan situasi dengan jelas tanpa menyembunyikan fakta. Gunakan bahasa yang sopan dan teratur agar mesej mudah difahami.

Akhiri surat dengan bahagian penutup yang sopan. Ucapkan permohonan maaf sekali lagi dan nyatakan komitmen untuk tidak mengulangi kesalahan yang sama. 

Frasa seperti, "Saya akan menjadikan pengalaman ini sebagai pengajaran dan amat menghargai pertimbangan yang diberikan" boleh digunakan. Struktur surat yang betul membantu menjadikan penjelasan lebih tersusun, jelas, dan meyakinkan.

4. Perkara yang perlu dielakkan semasa menjawab surat tunjuk sebab

Penting untuk mengelakkan pemberian alasan yang lemah dalam surat tunjuk sebab. Alasan yang tidak kukuh atau butiran yang tidak lengkap boleh menjejaskan kredibiliti pekerja dan menyebabkan majikan meragui keikhlasan penjelasan yang diberikan.

Pastikan bahasa yang digunakan dalam surat adalah profesional dan formal. Elakkan penggunaan bahasa kasar atau nada yang merendahkan pihak majikan, kerana ia mencerminkan sikap tidak menghormati pihak berkuasa dan boleh memburukkan lagi keadaan.

Selain itu, jangan menyalahkan orang lain atas kesalahan yang berlaku. Ambil tanggungjawab penuh terhadap tindakan sendiri, kerana ini menunjukkan kejujuran dan integriti. Sikap menyalahkan pihak lain hanya akan menimbulkan persepsi negatif dan merosakkan hubungan pekerja dengan rakan sekerja serta majikan.

5. Menyemak dan menghantar surat tunjuk sebab  

Sebelum menghantar surat tunjuk sebab, adalah penting untuk menyemak keseluruhan kandungan dengan teliti. Pastikan tiada kesilapan ejaan atau tatabahasa yang boleh memberi tanggapan negatif. Semak juga nama syarikat, nama penerima, dan nama pekerja untuk mengelakkan sebarang kekeliruan atau salah faham.

Surat ini perlu dihantar dalam tempoh yang ditetapkan oleh majikan. Kegagalan memberikan penjelasan tepat pada waktunya boleh menyebabkan situasi menjadi lebih serius. Kelewatan dalam memberi maklum balas juga boleh menjejaskan kredibiliti pekerja dan memburukkan keadaan.

Dengan menyemak kandungan dan menghantar surat tepat pada masanya, pekerja menunjukkan sikap profesional dan bertanggungjawab. Langkah ini membantu memastikan surat dinilai secara positif oleh majikan, sekali gus memberi peluang kepada pekerja untuk memperbaiki kesilapan dengan lebih berkesan.

Contoh surat tunjuk sebab salah laku

Surat tunjuk sebab memberi peluang kepada pekerja untuk menjelaskan tindakan atau insiden yang dianggap salah laku oleh majikan. Menyusun surat ini dengan betul menunjukkan kematangan, tanggungjawab, dan komitmen terhadap profesionalisme di tempat kerja.

Setiap surat perlu disusun dengan bahasa yang jelas serta fakta yang kukuh, kerana ia boleh mempengaruhi persepsi majikan terhadap pekerja. Di bawah ini adalah contoh surat tunjuk sebab untuk situasi yang sering memerlukannya.

Contoh 1: Surat tunjuk sebab kerana ketidakhadiran

[Nama Pekerja]
[Alamat Pekerja]
[Tarikh]

Pengurus Sumber Manusia
[Nama Syarikat]
[Alamat Syarikat]

Tuan/Puan,

Perkara: Surat Tunjuk Sebab Ketidakhadiran pada [Tarikh]

Saya ingin memohon maaf atas ketidakhadiran saya pada [tarikh] tanpa memberikan notis awal. Pada hari tersebut, saya menghadapi kecemasan perubatan yang memerlukan rawatan segera. Saya mengakui kesilapan kerana tidak memaklumkan lebih awal dan dengan ini berjanji untuk memastikan komunikasi yang lebih baik pada masa hadapan.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,

[Tandatangan]
[Nama Pekerja]

Contoh 2: Surat tunjuk sebab kerana salah laku disiplin

[Nama Pekerja]
[Alamat Pekerja]
[Tarikh]

Pengurus Sumber Manusia
[Nama Syarikat]
[Alamat Syarikat]

Tuan/Puan,

Perkara: Surat Tunjuk Sebab Berkaitan Salah Laku Disiplin pada [Tarikh]

Saya merujuk kepada insiden yang berlaku pada [tarikh] di mana saya gagal mematuhi peraturan syarikat dengan [nyatakan kesalahan, contohnya: meninggalkan tempat kerja tanpa kebenaran]. Saya memohon maaf atas tindakan tersebut dan berjanji untuk mematuhi semua peraturan syarikat pada masa akan datang.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,

[Tandatangan]
[Nama Pekerja]

Contoh 3: Surat tunjuk sebab kerana masalah peribadi

[Nama Pekerja]
[Alamat Pekerja]
[Tarikh]

Pengurus Sumber Manusia
[Nama Syarikat]
[Alamat Syarikat]

Tuan/Puan,

Perkara: Surat Tunjuk Sebab Berkaitan Prestasi Kerja pada [Tarikh]

Saya ingin menjelaskan bahawa prestasi kerja saya pada [tarikh] telah terjejas akibat masalah peribadi yang mendesak. Saya sedang mengambil langkah yang sewajarnya untuk menyelesaikan isu ini dan memastikan ia tidak akan menjejaskan prestasi kerja saya pada masa hadapan. 

Saya memohon maaf atas sebarang kesulitan yang telah timbul dan berjanji untuk memperbaiki prestasi saya dengan segera.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,

[Tandatangan]
[Nama Pekerja]

Baca: Panduan Surat Rasmi: Format, Contoh & Template

Langkah-langkah mengelakkan keperluan surat tunjuk sebab

Untuk mengelakkan keperluan mengeluarkan atau menerima surat tunjuk sebab, majikan dan pekerja perlu mengambil langkah proaktif bagi mewujudkan persekitaran kerja yang jelas dan berstruktur. Beberapa amalan yang boleh membantu mengurangkan isu salah laku termasuk:

• Penetapan jangkaan yang jelas: Pastikan semua pekerja memahami tugas, tanggungjawab, dan piawaian prestasi yang ditetapkan. Dengan garis panduan yang jelas, pekerja lebih cenderung untuk mengikutinya dan mengelakkan salah faham mengenai harapan majikan.

• Proses temuduga yang teliti: Semasa proses pengambilan pekerja, pastikan calon yang dipilih bukan sahaja memenuhi syarat teknikal tetapi juga sesuai dengan budaya syarikat. Soalan temuduga yang menyentuh sikap kerja dan etika membantu mengenal pasti calon yang bertanggungjawab.

• Latihan berterusan: Menyediakan latihan mengenai dasar syarikat, pengurusan masa, dan kepatuhan terhadap peraturan membantu pekerja memahami peranan mereka dengan lebih baik. Latihan ini juga memastikan mereka dapat menyesuaikan diri dengan perubahan prosedur atau teknologi baharu.

• Pemantauan dan maklum balas berkala: Adakan sesi maklum balas secara berkala untuk menilai prestasi pekerja dan menangani sebarang masalah sebelum ia menjadi serius. Dengan komunikasi yang konsisten, pekerja dapat memperbaiki diri tanpa perlu menghadapi tindakan disiplin.

Kepentingan mengurus stres dan kesihatan mental di tempat kerja

Salah satu punca utama pekerja menerima surat tunjuk sebab adalah tekanan kerja yang tidak dikendalikan dengan baik. Tekanan ini boleh mempengaruhi tingkah laku dan prestasi pekerja, menyebabkan masalah seperti ketidakhadiran, kelewatan, atau prestasi kerja yang kurang memuaskan. 

Oleh itu, majikan dan pekerja perlu memberi perhatian serius terhadap kesihatan mental dan pengurusan stres di tempat kerja.

• Sokongan kesihatan mental: Majikan boleh menyediakan kemudahan seperti kaunseling atau sokongan psikologi untuk membantu pekerja yang mengalami stres.

• Budaya kerja yang menyokong: Mewujudkan persekitaran kerja yang terbuka dan menyokong membolehkan pekerja merasa selesa untuk berbincang mengenai cabaran kerja. 

• Keseimbangan kerja dan kehidupan: Majikan yang menggalakkan keseimbangan antara kerja dan kehidupan peribadi membantu pekerja mengurangkan stres dan meningkatkan produktiviti. Dengan keseimbangan ini, pekerja lebih cenderung untuk memberikan prestasi yang tinggi dan kekal bersemangat dalam pekerjaan mereka.

• Latihan pengurusan stres: Pekerja perlu diberi latihan untuk mengurus stres dengan berkesan, termasuk teknik relaksasi, pengurusan masa, dan strategi penyelesaian masalah. 
  
  Latihan ini membantu pekerja menangani tekanan kerja dengan lebih baik, sekali gus mengelakkan situasi yang memerlukan surat tunjuk sebab.

Tindakan selepas menerima surat tunjuk sebab

Apabila seorang pekerja menerima surat tunjuk sebab, adalah penting untuk memahami tindakan yang perlu diambil bagi menangani situasi tersebut secara profesional dan teratur. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dipertimbangkan:

1. Langkah-langkah yang perlu diambil oleh pekerja

Pekerja perlu membaca surat tersebut dengan teliti dan memahami alasan atau pertuduhan yang dinyatakan. Selepas itu, pekerja perlu menyediakan jawapan bertulis yang lengkap, tepat, dan jelas untuk menjawab pertuduhan atau salah laku yang dinyatakan dalam surat tersebut.

2. Hak pekerja untuk memberi penjelasan

Setiap pekerja mempunyai hak untuk membela diri dan memberikan penjelasan yang munasabah. Pekerja boleh menjelaskan situasi sebenar dengan sebaik mungkin serta menyertakan bukti atau saksi, jika ada, bagi menyokong jawapan yang dikemukakan kepada majikan.

3. Proses tindakan tatatertib oleh majikan

Selepas menerima penjelasan daripada pekerja, majikan akan menyemak jawapan yang dikemukakan sebelum mengambil tindakan lanjut. Proses ini mungkin melibatkan siasatan dalaman atau sesi perbincangan untuk menilai situasi dengan adil dan objektif sebelum keputusan akhir dibuat.

Kesimpulan

Surat tunjuk sebab yang tersusun boleh memperlihatkan sikap bertanggungjawab pekerja dalam situasi kritikal. Jika pekerja gagal menyediakan surat ini, ia mungkin memberi kesan negatif pada imej mereka.

Oleh itu, penyediaan surat tunjuk sebab yang profesional dan jelas adalah amat penting. Ia bukan sekadar prosedur formal, tetapi juga peluang untuk pekerja memperkukuhkan reputasi mereka dalam organisasi.

Soalan lazim

1. Apakah kesannya jika saya tidak menulis surat tunjuk sebab? 

Kegagalan menulis surat tunjuk sebab apabila diminta boleh dianggap sebagai tidak memenuhi tanggungjawab kerja. Hal ini boleh menjejaskan imej profesional anda dan mungkin membawa kepada tindakan disiplin, termasuk penamatan pekerjaan.

2. Apakah yang perlu dimasukkan dalam surat tunjuk sebab?

Surat tunjuk sebab perlu disusun dengan kemas dan lengkap. Ia harus mengandungi tajuk surat, baris subjek yang jelas, serta penjelasan ringkas mengenai insiden yang berlaku. Surat ini juga perlu menerangkan sebab-sebab salah laku yang didakwa, disertai dengan bukti sokongan jika ada, serta cadangan penyelesaian untuk memperbaiki keadaan.

3. Apakah kesilapan biasa yang perlu dielakkan semasa menulis surat tunjuk sebab?

Kesilapan biasa semasa menulis surat tunjuk sebab termasuk memberikan maklumat yang tidak lengkap, menyalahkan pihak lain, dan menggunakan bahasa yang beremosi. Surat tunjuk sebab perlu ditulis dengan nada profesional, berdasarkan fakta, serta memberi tumpuan kepada pengambilan tanggungjawab dan menawarkan penyelesaian yang sesuai.

4. Apakah langkah yang sesuai jika penjelasan saya tidak diterima majikan?

Jika majikan tidak menerima penjelasan anda, anda boleh mempertimbangkan beberapa pilihan. Antaranya, anda boleh mengemukakan aduan ke Jabatan Tenaga Kerja, terutamanya jika anda dilindungi di bawah Akta Kerja 1955. 

Bagi kes penamatan kerja, anda juga boleh membawa perkara ini ke Jabatan Perhubungan Perusahaan untuk tindakan lanjut. Langkah ini memastikan anda mendapatkan perlindungan hak pekerja seperti yang ditetapkan dalam undang-undang.